中华人民共和国国家档案局.政务.cn www.naa.gov.cn
国际档案
您的位置: 首页>工作动态>国际档案>国际档案理事会
国际档案理事会
国际档案理事会权威对外发布的《档案利用原则》

    编者按:在刚刚结束的布里斯班第十七届国际档案大会上,由国际档案理事会最佳实践与标准委员会利用工作组起草的《档案利用原则》获得一致通过。该原则旨在为档案工作者提供一个衡量其现行利用政策与实践以及重新制定利用政策时的权威国际基准。文件指明了公众利用档案的权利,也明确了档案工作者提供档案及其信息利用的责任;既适用于政府档案,也适用于非政府档案。本报特邀请我国与会专家对该原则进行翻译,以飨读者。

    《档案利用原则》(以下简称《原则》)共列出了10项内容,具体如下:

    1.公众有权力利用公共机构的档案。公共和私人机构或组织都应该尽可能最大限度地开放档案。

    获取政府档案对于信息社会来说十分重要。民主、问责、善治以及公民参与都要求在法律上保证人们对由国家、自治区和地方政府设立的公共机构、政府间组织以及任何行使公共职能并使用公共基金的组织、法人或自然人的档案进行利用。除非有法律规定的例外情况,公共机构的所有档案都应向公众开放。

    保管私人档案的机构,无论属于公共还是私人性质,均没有向外部利用者开放私人档案的法律义务,除非特别的法律、法规给他们强加这个责任。不过,很多私人档案收藏中所包含的机构和个人档案资料对启迪思想、维持发展以及了解社会、经济、宗教和个人历史有着十分重要的价值。在私人机构工作的档案工作者要鼓励他们所在的组织向公众提供档案利用,尤其当这些档案有助于保障权利或符合公共利益时更应如此。档案工作者应强调,开放机构档案有助于保持机构的透明性和可信度,增进公众对本机构特有历史及其社会贡献的了解,帮助机构履行其为公众利益分享信息的社会责任,进而提升机构的形象。

    2.档案保管机构应向公众告知其档案馆藏信息,包括不开放馆藏的信息,指明影响档案利用的相关限制。

    利用者有权利知晓其感兴趣的资料保存在哪个档案机构以及该机构位于哪里。档案工作者应免费提供机构及其所藏档案的基本信息,并应按照机构的法定职责、政策和规章告知公众本机构档案的利用条例。为了促进档案的利用,他们还应保证馆藏档案目录即时、精确、符合国际著录标准。如果没有档案目录定稿,档案工作者要向利用者提供其草稿,开放的前提是不违反档案安全规定或必要的利用限制。

    凡向公众提供档案利用的机构都应公布利用政策。档案工作者首先要做开放假定;保证任何利用限制都有清楚、便于公众理解的书面说明,保证利用者申请的连贯性。

    利用者有权利知晓某个系列、卷、件或一件中的某个部分是否存在(过),即使它们被限制利用或已被销毁。档案工作者要通过准确著录以及插入或抽出记录单或电子标记来标明不开放档案的存在。如果著录中没有说明限制原因或相关的法律规定,档案工作者应尽可能多地提供受限资料的相关信息,包括限制的原因、受限档案的利用复审日期或开放日期。

    3.档案保管机构应积极进行开放利用。

    档案工作者有促进档案利用的职责。他们运用多种方法让档案广为人知,这些方法包括互联网与网络出版物、印刷资料、公共项目、商业媒体以及教育和推广活动。他们始终关注不断变化的通信技术,并应用那些可用技术增强人们对档案的了解。档案工作者与其他档案馆和机构合作编制存址登记表、指南、档案门户和路径,帮助利用者找到所需档案的位置。他们通过印刷品、数字产品、机构网站或与外部的出版合作项目等方式,主动地将公众普遍感兴趣的馆藏提供利用。在决定如何公布档案时,档案工作者应考虑到利用者的需要。

    4.档案保管机构要保证其利用限制有清晰的说明和具体的时限,在相关法律基础上,承认符合文化规范的隐私权,尊重私人资料所有者的权利。

    档案工作者要提供最大限度的档案利用,与此同时仍要指出有些档案开放是需要一些限制的。这些限制通常由法律、机构政策(档案机构或上级机构)或捐赠者的要求所规定。档案工作者应保证其机构的利用政策和规定公之于众,这样可使公众清楚地知道这些利用限制及其原因。

    档案工作者要努力缩小法定限制的范围。限制应该在一个有限的时期内,或者有一个具体的解除时间,或特定的解除条件,比如相关人员死亡。

    一般限制适用于所有的档案馆藏。根据机构的性质,它们包括对个人数据和隐私、安全、调查或执法信息、商业机密以及国家安全的保护。一般限制的范围和期限必须清晰。

    特殊限制仅适用于指定的档案机构,其适用时间也是有限的。在指定资料的公共档案目录中要对特殊限制做出清晰说明。

    捐赠档案和个人档案的利用受移交协议(如捐赠契约、遗嘱或者来往信函)中设定的条件的限制。档案工作者与捐赠者签订的协议和达成的利用限制,应该清晰明了,有时限并可在平等的条件下执行。

    5.要公平公正地提供档案利用。

    档案工作者应没有歧视地向利用者提供公正、平等、及时的档案利用。利用档案的人群有不同的类型,针对不同类型的利用者(例如寻找亲生父母信息的被收养子女;从医院档案中查找统计信息的医学研究人员;人权遭受侵犯的受害者),利用规定也许不同,但应当对所有人一视同仁。如果一件不开放的档案在审阅后提供给一位公民利用,那么它也应在同样的规定与条件下提供给其他社会成员。

    在收到利用申请之后,应尽快作出利用决定。移交到档案机构之前便已开放的公共机构档案,除了那些通过非法或未经批准的途径公开的,在移交之后不论内容、形式或年代如何,都应保持开放。如果一件档案中仅有部分信息公开过或是被公众利用过,移交后已公开的信息依然开放;未公开过的信息则必须遵从正规的利用政策和程序。档案工作者积极鼓励负责任的、合法合规的开放档案行为,不支持通过重新定级或命令销毁资料等行为达到封闭先前已公开信息的企图。

    私人档案保管机构应向利用者提供平等的利用;然而,现有的捐赠者协议、机构安全的需要以及相关限制可能要求档案工作者将利用者加以区分。私人机构采用的选择性利用判定标准要在其公共利用政策中说明,档案工作者要鼓励其所在机构尽可能减少这些例外。

    6.有些档案能为维护人权和记载侵犯人权的行为提供证据,档案保管机构应确保这些档案的保管和利用,即使它们目前不向公众开放。

    联合国人权事务高级委员会的《通过行动保护与提升人权与免受惩罚斗争的最新原则》(2005年)指出,人权遭到侵害的受害者及其家庭有权利知晓侵害事件的真相。《原则》强调,档案利用在了解真相、进行侵权问责、要求赔偿以及人权侵害指控辩护当中发挥着关键性作用。《原则》指出,每一个人都有权利知道自己的名字是否出现在国家档案之中,如果是,他们有权向档案机构递交报告,质疑信息的有效性。一旦有人申请利用包含其名字的档案,档案工作者要同时提供这份报告。

    档案机构收集和保管为维护人权和指控那些严重违反国际法案件所需的证据。以人权为目的申请利用档案的人可以利用相关档案,即使这些档案未向公众开放。以人权为目的档案利用权利适用于公共和私人档案。

    7.利用申请遭到拒绝时,利用者有权申诉。

    每个档案机构都应就利用申请遭拒制定明确的申诉政策和程序。在拒绝档案利用申请时,应将拒绝的理由陈述清楚,尽快以书面形式通知申请人。被拒申请人应被告知他们有权就此提出申诉以及申诉的程序和时限(如果有的话)。

    对于公共档案来说,可能存在几种级别的申诉,例如,最初是内部审查,其次是向法定的独立、公正的权威机构提起上诉。对于非公共档案来说,申诉程序可以是内部的,但应当遵照相同的方式。

    8.档案保管机构要保证业务流程不会对档案利用造成阻碍。

    利用档案文件的平等权利不仅是平等的对待,还包括从档案中获益的平等权利。

    档案工作者应了解现有和潜在利用者的需要,并据此制订符合这些需要的政策和服务,尽量减少关于利用的操作限制。他们应对那些在利用中有困难的残疾人、文盲或弱势人群给予特殊的帮助。

    公共档案机构不应向来馆利用档案者收取入馆费。私人档案机构若收取入馆费,应考虑申请人的支付能力,这项费用不应成为档案利用的阻碍。

    无论是实地走访档案机构还是远程访问的利用者,均可在档案机构技术能力许可的情况下获得多种形式的档案复制件。档案机构可对复制订购服务收取合理的费用。

    当整卷或整件档案不能开放时,部分开放是提供利用的一种方式。如果一件档案在几个句子或有限的几页中包含敏感信息,可将那部分信息移除,把剩余部分开放利用。为达到最广泛的适用范围,档案工作者应对档案资料进行适当编辑;然而,如果编辑工作造成某一件或一卷档案令人误解或晦涩难懂,档案工作者不应对此编辑,而保证资料继续封闭。

    9.档案工作者可接触所有不开放档案并对其进行必要的业务操作。

    档案工作者能够接触其保管的所有不开放档案,以便进行分析、保护、整理和著录。同时,这项工作也有助于防止档案受损或被有意、无意地遗忘,从而保证其完整性。不开放档案的保管与著录可增强公众对档案机构与档案职业的信心,因为这能使档案工作者帮助公众确定不开放档案的存在及其性质,了解这些档案将在何时以及如何提供利用。如果不开放档案涉及国家安全、机密,需要特殊审批,档案工作者要遵守必要的审核步骤之后方可进行利用。

    10.档案工作者应参与利用的决策过程。

    档案工作者帮助他们所在机构制定利用政策与程序,并依据现有的利用法规、指南及最佳实践方法对档案进行开放审查。档案工作者应与律师及其他合作者一同决定限制的基本框架与解释,然后予以执行。档案工作者应了解档案、利用限制、利益相关者的需求,以及公众对于档案涉及的问题已经掌握了哪些信息,并运用这些知识作出利用决定。档案工作者据此帮助机构作出有根据的决定,得出一致、合理的结果。

    档案工作者负责监督利用限制的执行,审阅档案资料,以及取消不再适用的限制。

    原载于《中国档案报》2012年10月19日 总第2371期 第三版

责任编辑: 段立琳

Copyright © 2007 www.saac.gov.cn 版权所有:国家档案局中央档案馆

经营许可证号:京ICP备05058328号  地址:北京市西城区阜成门外大街29号  邮编:100037