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机关档案工作
实事求是努力工作做好新形势下的机关档案工作

机关档案工作是整个档案工作的基础,也是维护党和国家历史面貌的重大事业的一个组成部分。常言说得好,“基础不牢,地动山摇”,没有扎实的机关档案工作,就不会有稳固的档案事业;没有完善的机关档案工作机制,就不会有健全的档案工作体系。

目前,全国各级各类档案室有近2万个,档案室专职档案人员近3.6万人,兼职4万多人,承担着机关档案的收集、整理、保管、编目和提供利用工作等日常工作,并定期向国家综合档案馆移交到期档案。机关档案工作的法律、法规建设在我国是比较完备的,《档案法》及其《实施办法》、《机关档案工作条例》和机关档案业务建设规范从宏观和微观都明确了机关档案工作的性质、地位和职责范围,使机关档案工作的开展有法可依、有章可循。从上世纪八十年代到九十年代,全国从中央、国家机关到各地机关都陆续开展了机关档案工作目标管理考评,机关档案工作从此上了一个新台阶,机关档案基础业务建设得到了切实改观,在档案的收集齐全完整、整理科学规范、利用形式多样化方面迈出了坚实步伐。当前,机关档案工作面临着新的形势,一是计算机技术、网络技术、信息技术的迅速发展及广泛应用,为机关档案工作的跳跃式发展带来了机遇和挑战;二是机构体制的改革,使机关档案工作机构职能、档案人员数量都发生了显著的变化;三是机关档案工作自身的改革,如立卷改革、档案保管期限改革,给机关档案工作注入了新的内容。面对新的形势,我们必须顺时而上,抓住机遇,拓宽视野,更新档案观念,创新档案思维,充分利用现代技术成果,加快机关档案信息化建设步伐,加大档案人员的培训力度,切实解决机关档案工作过程中出现的新问题,变被动为主动,变不利为有利,使机关档案工作上一个新台阶。

一、在思想上,树立正确的档案观

所谓档案观,就是对档案的看法和认识。树立正确的档案观是我们做好机关档案工作的思想保证。

(一)要树立重视档案的观念。档案是国家宝贵历史文化财富,档案的历史价值在社会和经济发展中,在内政、外交、政治、经济、军事、文化等诸多领域一直占有突出地位,发挥着不可替代的信息支撑作用。档案是无价之宝,今天的现实就是明天的历史,如果国家没有档案、机关没有档案,我们的工作就不可能在继承中发展,在前进中创新。特别是机关档案,不仅是国家档案的重要来源,而且在机关工作起到必不可少的凭证和参考作用。重视档案和档案工作,是做好档案工作的关键。

(二)要树立依法办事的观念。《中华人民共和国档案法》是1987年9月5日年第六届全国人大常委会第22次会通过的,1988年1月1日正式实施。1996年7月5日第八届全国人大二十次通过了修正案。《档案法》共六章27条。对档案的范围、档案机构及其职责、档案的管理、档案的利用与公布及其法律责任等,都作了明确规定,它以国家的意志,规定了人们在档案和档案工作方面享受的权利,承担的义务和应尽的责任。人们在档案和档案工作方面承担的不仅仅是一个自发的道德责任,而是一种法律责任,也就是说我们对档案和机关档案工作的认识和观念,要上升到法律的高度,这不仅是一个认识问题,而是按不按法办事的问题,因此,要树立依照《档案法》办事的观念,制定本机关的档案工作规范,完善档案工作各项制度,包括机关档案收集、鉴定、整理、保管、移交、提供利用、安全保密等各项制度。加大监督指导力度,保证档案的真实、准确、完整。

(三)要树立服务的观念。档案是一种信息资源,档案的价值不在于档案载体本身,而是载体上记录的信息。不能为保管档案而保管档案,而是为了利用而保管档案。国家档案局提出了“十五”期间档案事业发展规划,中心思想就是以服务为主题,以发展为动力,使档案工作上一个新台阶。档案工作正如其他工作一样,就是要围绕中心,服务大局,与时俱进,开拓创新,在为领导服务,为各工作部门服务,为人民群众服务方面有所建树,发挥档案的作用,实现档案的价值。

二、在观念上,实现三个转变

(一)从注重档案实体管理到同时注重档案信息管理的转变。档案归根到底是一种可利用的信息资源,实体保管是为了利用实体上承载的信息,计算机技术、网络技术、数字处理技术的应用为我们实现对档案信息的管理开辟了广阔前景,文档一体化、数字档案馆都已在有关机关、档案馆变为现实,既然提高了机关工作档案工作水平,又提升了机关工作效率。

(二)从注重文书档案的管理到同时注重其他门类档案管理的转变。文书档案的管理在我国各级机关既然比较重视、又比较完善,而对一些专门档案相对忽视,在制度建设、规范整理、流向处置方面显得相对滞后,比如银行的主要业务是信贷,那么信贷档案对银行来说是最关键、核心的档案,公安最关键、核心的档案是刑侦档案,法院最关键、核心档案是诉讼档案等,抓住关键核心档案就是把握住了所在机关工作主线,反映了所在机关工作的特色。

(三)从注重机关内部档案工作到同时注重下属单位档案工作的转变。随着机构体制改革深入,机关下属单位、垂直管理单位也在增多,以前一个机关对内设机构档案工作比较重视,对下属单位档案工作业务指导工作相对薄弱,这就要求我们查漏补缺,加强对下属单位的档案工作,全面履行机关档案工作的职责,不能顾及一点,而是要以点带面、上下联动、推动全局。

三、在行动上,开展三个创新

(一)创新机关档案工作工作机制。文件档案管理中心是继全国大力推行现行文件阅览中心后,档案管理体制的深层次改革,是档案资源科学整合、档案部门服务社会和公民需要,是新形势下,档案部门通过管理体制改革,密切了档案部门与其他职能部门的关系,缩短档案部门为社会和公民服务的距离,拓展了档案部门的发展空间,实现了档案工作前置管理。为档案部门更好地为党和政府各项工作服务、为广大人民群众服务提供了新的平台。机关档案管理中心(文件中心)是在各工作部门相对集中的办公地设立的,这是档案工作的一项改革,也是档案工作为各工作部门服务的重要举措,在这方面,深圳市、北京市西城区和宣武区、珠海市的档案部门走在了全国前列。建立机关档案管理中心,能够更加有效地管理好各工作部门的档案,提高机关档案管理社会化、专业化程度,充分体现精简、效能、统一的原则,明显提高工作效率,并能更好地保证进馆档案按时按质移交进馆。

(二)创新机关档案工作制度。2000年以来,在机关档案工作方面,国家档案局颁布了《归档文件材料整理规则》,成功地推行了新的归档文件材料整理方法,受到了档案界的普遍欢迎,效果十分显著。新的整理方法以“简化整理、深化检索”为宗旨,对原有的归档文件整理方法—立卷进行了改革,推行文件级整理,大幅度简化了整理中的手工操作,为档案管理手段的创新创造了良好的环境和条件,为规范电子文件归档整理方法奠定了基础,这将会有力促进机关文档一体化管理,为缓解机关档案工作压力,节省机关人力、物力,提高机关工作质量和工作效率具有积极意义。现在,国家档案局正积极加强对归档文件材料保管期限的调研,改革传统的文书档案保管期限表,使档案保管期限的划分更加科学、准确,更富有操作性。

(三)创新机关档案工作服务方式。服务是档案工作的永恒主题,没有档案提供利用服务,档案就是死档案,其价值和潜力就体现不出来。要把机关档案工作的服务体现到三个层面上来,即为领导服务,为各工作部门服务,为人民群众群众服务,落脚点是为实现好、发展好、维护好最广大人民利益服好务。在服务方式上,要变被动服务为主动服务,变人要我服务为我要为人服务,开展多种形式、多种渠道的服务。只有服务社会,服务人民,档案的强大信息功能才能挖掘出来,发挥出来。

机关档案工作任务繁重,只要我们实事求是,找准机关档案工作的重点,只要我们努力工作,发扬与时俱进的精神,一定能开创机关档案工作新局面。

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