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《国家重点档案保护与开发项目管理办法》解读

日前,国家档案局印发了《国家重点档案保护与开发项目管理办法》(以下简称《项目办法》)。该办法共分七章二十五条,明确规定了项目前期准备、项目申报与审批、项目执行与验收、项目监督与检查等方面的工作,以及项目管理责任、项目管理方式、项目管理原则、项目管理机制等,为国家重点档案专项资金支持的国家重点档案保护与开发项目的顺利实施提供了制度保障。

一、《项目办法》出台有着怎样的考虑和背景?

根据《“十三五”时期国家重点档案保护与开发工作总体规划》(以下简称《总体规划》),国家重点档案专项资金的支持重点将从以“抢救和保护”为主转向“保护与开发”为主,同时专项资金规模也将从“十二五”期间的每年9000万元增长到每年2亿元,资金支持方式则更加多元。这就要求项目组织工作、项目监督管理更加缜密、更加规范。为了提高国家重点档案专项资金使用效益,做好国家重点档案保护与开发工作,国家档案局对项目前期准备、申报、审批、执行、验收、监督、检查等各个工作环节明确管理职责和工作任务,提出进一步加强和规范项目管理的措施。在此基础上,通过规范性文件的形式将这些举措加以规定,为地方申报与实施国家重点档案保护与开发项目提供指导,显得尤为重要和紧迫。这既是做好国家重点档案保护与开发工作的客观需要,也是抓好国家重点档案保护与开发项目管理的内在要求。

二、《项目办法》规范的项目都有哪些?

《项目办法》第二条明确指出,本办法所称国家重点档案保护与开发项目,是指由中央财政国家重点档案专项资金支持开展的国家重点档案保护与开发,包括国家重点档案目录基础体系建设项目、国家重点档案的开发项目以及区域性国家重点档案保护中心建设项目。

三、国家重点档案专项对项目的支持方式都有哪些?

1.目录基础体系建设项目,即国家重点档案文件级目录的编制和报送,国家重点档案专项资金将予以稳定支持。

2.国家重点档案的开发项目,包括国家确定和组织的重大专题开发项目、围绕社会关切的重点专题开发项目。其中对国家确定和组织的重大专题开发项目,在国家档案局会同财政部组织专家组对项目的资金使用方案、年度预算申请开展评估论证后,将予以稳定支持;对围绕社会关切的重点专题开发项目,将采取竞争性分配的形式,即由国家档案局会同财政部组织专家组进行评审,并根据专家评审意见结合年度专项资金总体情况,对部分项目予以专项资金补助。另外还会有少部分由地方自行组织并已完成的,社会效益突出且中央财政未资助过的国家重点档案开发项目,也会通过竞争性分配的形式得到国家重点档案专项资金的后补助支持。需要强调的是,不是所有开发项目国家重点档案专项资金都会给予支持,按照《总体规划》的要求,国家重点档案以地方内容为主的开发,原则上应由地方财政资金予以保障。

3.区域性国家重点档案保护中心建设项目,将采用竞争性分配的方式。申报该项目的地区必须具备一定的软硬件条件,并将从环境场所、设施设备、技术人才、运维条件、安全保障等方面展开综合竞争。

四、项目申报与审批采取什么样的程序?

在实际操作中,完整的项目申报与审批流程包括:下发项目申报通知、提出立项和预算申请、开展项目评审以及批复预算分配建议方案四个部分。国家档案局、财政部下发项目申报通知,省级档案行政管理部门根据项目申报通知要求,结合实际,按项目类别从项目储备库中选定项目,经与同级财政部门商定后,统筹组织本地区项目申报单位向国家档案局、财政部提出立项和预算申请。之后,国家档案局、财政部组织专家组对申报项目开展评审,确定立项项目和项目预算分配建议方案。最后,由财政部对预算分配建议方案审核后,下达预算资金。

五、如何理解项目库管理模式?

《项目办法》规定,根据实际工作需要和项目管理要求,国家重点档案保护与开发项目实行项目库管理,分为项目库和项目储备库。

已批准实施的项目将被纳入项目库,拟申请国家重点档案专项资金的项目需要纳入项目储备库,只有预先纳入项目储备库的项目才能够申请中央财政国家重点档案专项资金支持(申请后补助支持的项目除外)。项目储备库实行动态管理,纳入项目储备库的项目可根据实际需要进行调整,但要由省级档案行政管理部门统一在每年12月份向国家档案局提出书面申请,经国家档案局批准后方可调整。

六、《项目办法》是怎样界定项目管理中各部门职责的?

《项目办法》规定,项目管理应当遵循“分级负责、突出重点、科学立项、追踪问效”的原则,建立“事前有目标、事中有监控、事后有评价”的全过程管理机制。

国家档案局作为项目主管部门,负责统筹规划、制度建设、项目审批、监督指导、检查验收以及宣传推广等工作。具体包括项目储备库的建立与管理、组织专家咨询委员会研究确定年度重点专题开发项目选题方向、组织专家组对申报项目开展评审、对部分项目开展验收。

省级档案行政管理部门作为项目分管部门,负责本地区项目的统筹协调、组织申报、监督指导、检查验收以及宣传推广等工作。具体包括本地区储备库项目的组织和报送、本地区项目的组织和申报、组织专家组对本地区项目进行验收、向有关单位报送项目成果以及对项目实施情况开展全过程监管。

地方各级档案馆作为项目实施主体,负责本馆国家重点档案保护与开发项目的具体实施。具体包括按照要求填写包括《国家重点档案保护与开发项目申报书》在内的相关申报材料、项目计划下达后项目的具体实施等。

七、《项目办法》对项目执行提出了什么要求?

《项目办法》规定,项目单位主要负责同志,也即档案馆馆长是项目实施中工作中的“第一责任人”,全面负责项目实施工作;项目负责人为项目实施中的“主要责任人”,具体负责项目实施工作。在工作中要严把政治方向关、项目质量关、档案安全关。各级档案馆作为项目实施单位,应当建立健全项目管理制度与机制,确保项目导向正确,确保档案绝对安全,确保资金规范使用。馆际联合项目的牵头单位还要负责统筹协调各参与单位,共同做好项目实施工作。

八、《项目办法》在监督检查方面有哪些规定?

《项目办法》规定,各级档案行政管理部门应会同本级财政部门建立健全项目监管制度,重点对项目管理制度建立执行情况、项目实施进度、项目工作质量、资金使用情况、档案安全情况等进行监督检查,并对检查过程中发现的弄虚作假、失职失察等行为,造成项目实施不力或档案安全出现问题的,视情况对项目单位负责人和直接责任人进行追责或法律法规处理。

九、如何做好《项目办法》的贯彻落实?

各省级档案行政管理部门可根据《总体规划》以及《项目办法》《资金办法》,结合各地实际,制定符合本地区情况的实施细则,进一步细化《项目办法》中的相关规定,特别是对项目申报、项目执行和监督检查等方面的工作要进一步细化,以便本地区内各级档案馆更好的理解国家重点档案专项的意义和项目组织实施的方式,积极申报国家重点档案保护与开发项目,扎实开展国家重点档案保护与开发工作。

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