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国际档案理事会在专业计划方面的变革求新
国际档案理事会在专业计划方面的变革求新
作者: 来源: 2011年12月31日

    在2004年8月的国际档案大会上,国际档案理事会(以下简称ICA)为开展本组织的专业活动选择了一种基于项目的全新方式。新的方式及其相应的组织结构具有以下几个目标: * 促使项目的数量更多、形式更广; * 增进跨地区分会、专业处以及委员会活动的合作与一致; * 积极主动地满足会员和国际档案界日益发展的需要; * 拓展ICA的工作,吸纳更多的相关人员; * 使更多来自不同领域的人员参与到项目之中。 新的计划结构是以近期的一项会员调查所确认的会员需要和优先顺序为基础的,它们是: 1. 宣传和推广 2. 电子文件和自动化 3. 保护和防灾 4. 教育和培训。每个计划优先领域的工作将主要由各个ICA会员、业务处或地区分会提议的项目来驱动。

  各优先领域的第一项工作将是确认切实可行的项目和愿意积极参与的人员。项目可大可小,时间可长可短,从一人提出的只需少量资金和几个月时间就能够实现的建议,到需要大量人力物力资源和数年时间才能完成的工程。多样性是一个关键——项目的研究和实施可以是多语种、多学科以及横跨多个国家的。ICA计划委员会将协调项目的研究工作,4位国际档案界的杰出领导者将在该委员会中分别负责四个战略优先领域,他们是:Andreas Kellerhals 负责宣传和推广;George Mackenzie 负责电子文件和自动化;Graham Dominy 负责保管和保护;Nolda Romer-Kenepa 负责教育和培训。  

  下面是这4位负责人就各自领导的优先领域所做的阐述:1、 宣传和推广 社会是怎样看待档案和文件的?媒体传达的档案形象是什么样的?决策者是怎样认识档案的?总地来说人们不知道档案工作者是干什么的,对于档案和文件在社会中的作用亦存在颇多误解,不管在哪个地区也无论是何种制度,情况都是如此。为了解决这个问题,ICA把“宣传和推广”列为战略优先领域,目的是:在决策者和公众中为文件和档案树立起更好的形象;促进利用工作,提高档案的社会可见度;提高决策者和公众的文件和档案意识,让他们了解文件和档案在建构集体和个人记忆以及在服务民主和善治(良政)中的作用。

  该优先领域有三大任务。第一个任务是编辑一套核心词句。其困难是如何调解不同类型的档案有时在利益和重要性上的冲突。第二个任务是识别游说和宣传活动的目标受众。最后一个任务是制订符合不同的经济和社会-政治背景的沟通策略。例如,ICA应该在那些制订标准和法律法规的国际会议上发出本组织的声音。这样做的目的不是要使ICA的沟通集中化,而是要保证ICA的所有沟通遵循一个一致性的政策。

  可能的主题包括: * 档案与人权 * 档案的推广和ICA的知名度 * 发表声明,在特别重要的问题上采取立场 * 向政府和政府间组织以及私人部门宣传档案 * 突尼斯2005年信息社会世界峰会 * 建立和维系ICA地区分会以及业务处之间的关系 * 世界范围的档案统计(ICA世界报告) * 国际档案日 2、 电子文件和自动化 电子文件和自动化是ICA优先领域中最新的和变化最快的一个领域。尽管世界各国存在技术鸿沟,但没有一个地方的档案组织未感受到自动化的影响或者不在面对电子形式的文件。

  对我们ICA的挑战就是构思项目,使遍布全球的各类会员分享到知识、专业技能和技术。我们需要迅速地把这一切转化为实际的产品。由于我们面临一个比以往任何时候都更加意识到自身的权利、要求得到更多更好的服务、倾心低成本并经历着前所未有的技术变化的国际社会,我们需要给档案服务重新定位以应对这些挑战。

  技术为我们提供了延及到更多人的机会。这方面的例子包括档案目录联网,将档案工作者的专长转化为在线参考服务的知识管理技术,以及日益增多的能够在任何时间把档案文件传递到任何人和任何地方的数字图象应用等。技术也带来了挑战,数字鸿沟就是其中的一个,因而我们应该制订地区和国家间的技术转移策略。电子文件的不稳定和终将变得不可读的无情特性是另一个巨大的挑战。国际档案界最大的一个需求可能就是根据各国档案机构的经验,编辑一部能够随时移植和应用于新的环境中的实践指南。

  可能的主题: * 依据ICA著录标准,实现目录和参考信息的联网和整合 * 探索数字图象技术的应用 * 创建虚拟档案,重构世界历史 * 制订包括电子邮件在内的电子文件管理实践指南 * 做好档案和文件管理工作,辅助善治(良政) * 结合现有措施实施技术监督 3、 保护和防灾 档案工作者面临的最重大的挑战之一就是长期保存档案馆藏。对馆藏的威胁可能包括缺乏合适的馆库、无力维护适宜的环境条件或不能获得适当的防火和安全系统。许多档案馆还要面对内乱或地震、洪水等自然灾害的外部威胁。

  多数档案馆的保护经费极为有限。他们要求的是能够立即采用的简单的建议和经济实际的解决方案。在此情况下,征求各国档案馆的经验和成功的做法是非常重要的。  ICA会员认识到了这个问题,并把“保护和防灾”列为四个战略优先领域之一。保护对热带和低收入国家的档案机构来说尤其重要。与ICCROM这样的伙伴组织合作将具有十分重要的意义。

  可能的主题: * 建立一套低成本的保护方法并编写档案展览指南 * 举办预防性保护和灾害预防培训班 * 灾害预防指南 * 编制档案资料灾害评估指南和工具 * 保护、数字化和照片资料存取指南 * 继续编辑“经常问到的问题”系列手册,比如灭火系统、把现有建筑改造成为档案库房时应考虑的问题等。 4、 教育和培训 全球档案界对培养人才的需要仍是我们面对的重要挑战之一。档案工作始终需要专业和技术人才,永远都要对工作人员进行新技能的继续培训。因此,“教育和培训”被列为ICA计划的优先领域之一是毫不奇怪的。

  培训机构以及文件和档案专业人员之间的密切合作对于ICA成功地开展这个优先项目至关重要。ICA档案教育和培训工作者处各位成员宝贵的专业知识将得到广泛的应用。不过,我们仍需要得到全体会员,特别是那些还未设立档案学校的国家和地区的会员们的意见和建议。

  可能的主题: * 低成本和简单易行的培训方案 * 标准和指南方面的教育和培训 * 培训材料的编写和提供 * 开办针对各优先领域的讲习班和研讨会,如电子文件、宣传和推广、标准化、保管、保护及灾害预防。

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