您所在的位置是: 新闻资讯 > 国际动态 > 国际档案理事会事务
第38届国际档案圆桌会议报告摘要
第38届国际档案圆桌会议报告摘要
作者: 来源: 2011年12月31日

    2005年11月27-29日,第38届国际档案圆桌会议在阿拉伯联合酋长国首都阿布扎比召开,来自近80个国家的180余名代表参加了这一盛会。围绕"全球化时代的文件与档案"这个主题,大会举行了3次报告会,议题分别是:档案文件对于善治和发展的极端重要性,跨国公司、政府间组织以及国际非政府组织在全球化进程中的社会责任,以及吸取全球性重大事件的经验教训、应对未来挑战。10余位特邀报告人在会上发言。

    一、 档案文件对于善治和发展的极端重要性

    (一) 将文件保管纳入澳大利亚的工作审计

    澳大利亚国家档案馆馆长罗斯·吉布斯、西澳大利亚州审计长彼尔森

    在澳大利亚联邦政府机构以及每个州和地区的政府机构中都设有一名审计长。一般而言,审计长的任务是独立并公正地向立法机关反映公共部门履行职责的情况。他主要通过工作审计的方式来进行。

    工作审计的内容一般包括:

    #审计公共机关的财务和工作报表;

    #确保机关的管理到位并执行了所有相关法律;

    #检查机关的效率、效益以及机关的运转是否经济。

    最近几年,审计长开始在自己的审计工作中增加了审计机关文件保管情况的内容。澳大利亚国家档案馆对这一举措举双手赞成并大力支持,因为它认识到了文件保管对政府履行职责的重要性。

    在联邦一级,澳大利亚国家档案馆与澳大利亚国家审计署建立了非常有效的工作关系。国家档案馆对审计署审计联邦机关文件管理的工作提供了全方位的支持,包括人员支持等。

    2001年和2002年,审计署分别对四个中央小机关的文件管理进行了首次审计。我们可以通过www.anao.gov.au看到他们的审计报告。

    审计的目的是检查这些机关是在文件保管政策、系统和程序方面是否遵守了1983年的档案法以及是否执行了政府的相关政策和关于文件保管的标准。

    审计长还负责找出最佳做法并提出改进意见。重要的是,审计长的工作涵盖了所有公开和非公开文件保管系统中的纸质和电子文件。

    2003年9月,审计署发布了第二份报告:联邦政府大型机关的文件保管。该报告认真检查了4个大型且成熟机关的文件保管工作。

    报告指出,虽然这些机关都采取了积极的步骤改善自己的文件保管框架和实践,但他们的文件保管政策、系统和程序都处在不同的发展阶段,存在着未能捕获文件以及非法处置文件的问题。

    报告提出了9条改进意见。另外,它还提出了4条关于文件保管和政府职能外包的意见。

    审计署公开表示将继续对其他机关的文件保管工作进行审计。

    审计署正计划在2005和2006年开展第三次审计,并暗示它将检查机关是否遵守了关于网络活动的文件保管要求。

    在州一级,彼尔森先生在这个领域非常活跃。作为西澳大利亚州的审计长,他曾经对该州的文件保管工作进行了审计。

    2000年西澳大利亚州颁布了文件法,目的是通过有效的文件保管来强化公共部门的职责。按照要求,州政府各部门必须在2004年7月之前向州文件委员会上报自己的文件保管计划,并在获批准后遵照执行。

    彼尔森先生在"2004公共机关第二份业绩报告"中评价了该项工作的进展情况,指出有4个机关已经开始实施自己的文件保管计划。它们是机关中最早调整自己的文件保管工作以迎接挑战的单位。

    彼尔森先生本人就是西澳大利亚州文件委员会的成员。该委员会是州文件办公室的上级。任命一名审计长担任与公共机关档案工作相关的职务是一个新生事物,它说明人们已经开始认识到良好的文件保管对政府的善治和履行职责的重要性。

    澳大利亚的其他地区也在开展类似的审计活动。

    例如,2002年新南威尔士州的审计署就审计了该州公共机关执行根据1998州文件法颁布的两个标准的情况。

    (二) 国际建筑工程项目的全球化文件与信息管理项目

    中国人们大学档案学院副教授安小米

    报告从全球化动力机制、机构事务活动驱动力以及国际建筑工程项目文件管理面临的挑战三个方面分析了建立全球或文件信息管理规划的必要性;从全球化文件信息管理规划的定义、目标、理论思想和实践原则四个方面提出了国际建筑工程项目的全球化文件与信息管理规划的建议;从集成思想的创新观念、集成控制的系统方法、集成标准的最佳实践、集成要求的机构治理、集成框架的优化服务、集成伙伴关系的最大收益六个方面,提出了实施全球化文件信息管理规划的六步路线图。

    (三) 档案为企业管理和战略服务

    圣戈班集团档案馆馆长蒂迪亚·邦笛、

    圣努斐集团档案文件部主任奥利维亚·德博易斯博易塞尔

    对于圣戈班和圣努斐这两个集团公司而言,文件的管理和档案的保护,不论是极重要文件、战略文件和历史文件,都是非常重要的工作。

    文件管理和保护工作的主要目的是:

    # 根据企业各类客户的要求提供快速和准确的反应;

    # 保护集团的利益不受市场竞争对手的损害;

    # 保护企业的历史和遗产

    因此,文件和档案不仅是管理工具而且是战略工具。

    1. 组织

    两个集团的目的是一致的,但方式却不同。大约30年前,圣戈班将不同经济利益的实体结合在一起建立了一个集团,每个实体都有自己的法律结构,分别负责一个方面的服务。而圣努斐则倾向于建立一个企业文件审计轨迹,将企业的职能、技能和产品联系在一起。

    2. 目标和服务

    两个集团的主要目标很类似但在文件管理方法上各有不同。在圣戈班,我们采用标准的

    程序使档案的管理成为各分支机构可审计的工作。而圣努斐的思路则主要围绕产品的生命力和法律责任。对两个集团的文件保管和处置期限表进行的调查显示,档案馆都具有管理工具的作用,遗产保护职能、为企业文化服务的职能,和对内和对外宣传的作用。

    3. 战略工具

    下列四个案例说明了档案馆的战略作用:

    # 柏林墙倒塌以后,圣戈班不得不非常迅速地重新建立1945年以前在东欧的集团网络;

    # 同样,经历了1982和1986年的短暂国有化时期以后,我们有必要找到关于员工在集团控股公司中拥有股份的资料。

    # 在医疗研究,病例登记和药物测试方面,圣努斐必须使自己免于责任。因此,最基本的要求是,一旦发生纠纷,档案馆应该能够在卫生主管部门和科学界面前拿出相关文件。

    # 圣努斐还应该能够保护自己具有知识和工业产权的发明和思想,尤其当有人提出要拷贝目前受知识产权保护的重要产品时。

    结论

    没有完善的档案管理就谈不上战略,我们就无法解释和证明任何事情,我们的行动将没有依据,不仅经不起时间的考验,也愧对我们所肩负的使命。

    (四) 文件与透明度

    巴林王国信息部文化与国家遗产次长助理希克哈·M.M.A.哈里法

    报告认为文件和信息是重要决策的主要信息库,并探讨了对它们进行归档保管以维护其可靠性和重要性的问题。

    由于个人兴趣的驱动,作者在过去10年对巴林的历史进行了研究,意识到建立政府工作综合文件保管系统是非常必要的。为此,作者提出以下建议:

    1. 通过一项专门法律,强调信息系统及其保护和为利益各方提供利用的重要性;

    2. 通过立法规定对信息系统实施管理监督;

    3. 在政府计划、公民和社会服务中利用可用信息;

    4. 为了根除权威和信息的集中化,建立一个供各级政府机构使用的信息系统;

    5. 实行信息公开,除非其涉及国家安全;

    6. 为这些系统引入持续发展过程;

    7. 遵守透明和负责原则,履行对公民知情权的承诺;

    8. 鼓励媒体运用信息和档案系统来实现开启民智、为社会尽责的政策。

    (五)透明与腐败:保护文件和档案的政策

    秘鲁前国家档案馆馆长、律师艾达L.M.纳瓦洛

    我们首先谈一下腐败对国家的影响,再谈一下政府如何通过项目、指示、法律规定,如透明、职责和道德规范等来解决这个问题。

    然而,我们注意到,政府、领导和政治家没有采取任何行动鼓励对官方文件的保护:谁听说过有哪个政治家采取措施保护官方文件?难道政治家们不知道文件是对腐败指控最好的证明?然而,档案和文件从来都没有出现在政府的项目中。

    政府官员的腐败行为是国际现象,它促使公民要求政府的活动必须更加透明。

    保护官方文件非常重要,因为它们本身就使程序变得非常透明:官方文件是腐败案件无可辩驳的证据。

    利用新技术管理官方文件有很多优越性但也存在风险,电子文件不稳定,如果它们包含危及自己的信息,可以很容易被删除。这样犯罪者就很轻易逃脱罪责。

    我们可以把腐败定义为游离于法律边缘的行为,一人和多人所为,他们在某个特定的时期和地点违背了法律的准则:腐败行为的定义的确与其发生地的历史和社会背景,以及当时的主要价值观有关。但有些行为绝对可称得上腐败:政府官员滥用职权,非法使用公共资源,政府官员利用职务之便为自己牟取私利。

    我们必须确保证据文件的真实性,因为我们可以依靠这些资料来检验公共事务的处理是否依章办事。

    很显然,目前关于档案保护的政策还有许多欠缺的地方。

    2002至2005年间,哥伦比亚国家档案总馆与拉丁美洲档案发展资助项目和ICA拉丁美洲分会合作开展了一项研究,我们将公布该研究成果:《档案中的混乱:公共部门腐败资料》。

    总而言之,我们将不断进言以纠正对官方文件缺乏保护的局面。

    二、跨国公司、政府间组织以及国际非政府组织在全球化进程中的社会责任

    (一) 记录社会:企业档案的"全球化"责任

    ICA企业和劳工档案处主席H.E.奈斯(挪威)

    商业、银行以及宗教和科学活动几千年来一直影响着人类。我们对往事的了解以及是否能够诠释历史演变的过程,均取决于这些活动的文献遗存以及向研究人员、历史学者、教师等各类利用者提供利用的情况。档案工作者和文件管理人员是历史的保存者,由此他们守护着进入现代民主社会不可或缺的知识宝库的大门。

    在一个迅速变化的世界,全球化已变成描述这个正在进行的、极其多样的转型过程的语词。然而,这是一个很早以前就开始的转型,而我们关于各个转型阶段的认知在很多方面都存在不足。

    这一点似乎显而易见,但让更多人认识到这个事实可以促使各级政府以及企业界做出一些基本决策。

    为了保证社会变迁信息得到尽可能完备的保存,在一个快速变化颇为寻常的世界,显然需要各级权力部门、法人组织以及政府越来越负责任。在各个地方,社会的主要开发者和股东要承担保护和利用极重要信息的责任,这一点十分关键,在发达国家如此,在发展中国家更是如此,它是民主化进程的一个重要组成部分。

    在档案文件管理和组织的专业化程度上,各国和各地区差异很大。许多国家建立了国家档案馆、联邦档案机构以及市档案馆,由档案和文件所代表的文化遗产在那里得到保存并提供给学者和公众利用,但这远不是普遍的现象。在世界许多地方,保存和提供利用档案还是一个巨大的政治挑战。许多国家,主要是工业化国家已立法规定档案机构和档案工作者负责承担这项极重要的任务,并且设有永久性的档案服务部门。

    然而,大多数国家的法律不能制约企业档案的处理。今日的企业界在转型中的社会里扮演着重要的角色。与政府机构相比,国际性组织的活动以及由私人跨国公司和企业所经营的业务对人民的生活和对文化的塑造与重塑有着更深远的影响。这个事实让我们理解了为什么全球化这个词恰当地描述了人类现在正经历的这个变化过程的一些主要特征,它发生在贸易、交通、通信、文化、经济以及政治等各个领域。

    换句话说,近几十年来全球化的相对影响有所变化,以前只在某些领域和某些层面发现了这方面的趋势,而现在全球化过程影响到我们所有人,并且到处可见。

    文件、数字档案以及传统的纸质档案是各国文化遗产的重要部分,它们是各国人民研究和学习知识的基础,无论他们处在怎样的政治结构下。信息向公众开放至关重要。

    然而,企业界的许多地方显然都没有意识到为后代保护档案的重要性。公司常常认为只有极小一部分被挑选出来的档案才值得作为极重要的公司文件保存,几乎没有认识到档案具有远超过公司寿命的公共价值。

    我们确实知道世界各地的企业和组织在文件保管和利用政策方面存在许多差异。许多情况下,特别是一些大型企业和组织设有综合性的总部档案馆,但即使在这里利用也只局限于少数用户群。位于其他国家的分公司偶尔会制订旨在确保国外活动形成的极重要综合信息的一般信息和文件政策,但遗憾的是这种事例极为罕见。另一方面却有大量有关公司并购中严重影响到档案的事例(每周都在发生)。整个公司的档案被毁,交易或行业内重要代理的踪迹被处置。一些国家,特别是在欧美,建有储藏机构--有些甚至是政府资助的--为企业档案提供档案服务,有些甚至是免费的。但遗憾的是,企业管理层往往没有意识到这种能够为其活动文件提供永久未来的方式。许多跨国公司对与半公共性质或政府经营的档案部门签约持怀疑态度,最近我走访了几家公司,得到的印象是他们之间的看法也不同,地方管理层比总部管理层在这方面的心态要更为开放,原因通常是后者距离业务的发生现场和文件的形成地点较远,甚至可能不了解那个国家的文化。还发生过公司全部的档案被粉碎的案例,其原因并非公司的政策,而是远低于首席执行官的下层因担心保留所有文件会不利于诉讼而做出的决定。

    显然需要为全世界的公司制订一些基本的保管和储存方案,它是保护我们对整个世界变化过程的认知的文化和利用政策的组成部分。档案工作者和文件管理人员之间、企业高层、政府和负责重大国家项目的公司之间就此问题展开世界范围的讨论非常重要,认识到这一点很必要。这也要求政府发挥更加重要的作用,并且愿意投资,推动国家和企业之间在最佳实践指南方面的合作。

    国家领导人应该坚持保存更大范围的信息和文件,不应只限于哪些与公司税务和经营安全有关的文件。

    应该通过包容性的协商促使国家机关和企业之间积极合作,以实现社会变迁文件的保护,这一点很重要。一旦档案向社会提供并因此能够有助于促进透明和开放,它们就会在草根一级促进对全球化进程和民主发展的更好理解和接受。

    如果要成功地追求这些目标,需要一个新的议事日程。

    国际档案理事会(ICA)的所有会员,特别是国家档案馆必须采取强有力的和共同的立场,面对经济和文化全球化问题。ICA必须扮演民主守护者的角色。在与联合国教科文政治、国际货币基金组织、世界银行以及其他国际机构的合作中,它必须发挥专业工具--文件和档案管理标准、专业项目、专业教育、法规修改建议、职业道德准则、咨询--提供者的作用,应对前面的挑战。为实现这些目标,ICA需要充足的资金。

    政府和企业雇用和资助的档案工作者的工作是回顾所有的重要活动、开展决定性的研究并尽量做出客观的解释。即使档案工作者妥善地从事这项工作,今后十年也不会感到有多少影响,但下个世纪就会看到它结出的果实。如果这一切发生,本次大会留下的公共遗产将具有极为重要的意义。

    (二) 公共和私人经济的全球化及其对信息社会的影响

    美国南加州大学马歇尔工商学院副教授D.洛根

    全球化是学术和大众媒体讨论最多的话题之一,一项文献调查显示,发表最多的言论分为两类:注意到全球化作用的那些人往往建议"成功"要求加入到这场运动中;对其性质和过程持批评态度的那些人往往呼吁停止其显而易见的侵犯性或不平衡。公平地说,一些作者,特别是北美和欧洲的一些作者正在结合这两种态度,呼吁国家领导人承认全球化,同时也呼吁改革从而"平衡发展过程"。

    这篇报告不谈有关全球化的争论,而是要考察档案工作者在记录这场史无前例的世界性进程中的作用。报告试图从管理科学领域为这场历史性世界大变迁的文件的保护者们提供一些建议。

    政治家、财经分析家、咨询人员、工商管理者、甚至媒体工作者正在试图按照当前的经济和政治理论来解释今天正在发生的一切。这些理论以具有世界意义的历史转折点为基础,这些转折点包括宗教改革(比如欧洲和中东)、新发现的殖民地(比如美洲)、采取新的财经模式或政治制度(比如西欧的民主化)。全球化理论的价值同生活在过去这些变革时期的档案工作者所留下的文件是一样的。

    多数情况下文件是不完整的,常常为我们提供了更多洞察变革领导者活动(比如早期的基督徒和穆斯林,美国独立宣言的起草者)的资料,但对人民这一变革的受众到底发生了什么(比如拒绝皈依新宗教的人们或美洲土著的生活等)却缺乏记载。由于这些空白,关于如何全球化的理论将影响发展中国家。历史文件中的这些空白已转化为今天不必要的不确定性。这个理解的真空正被极端的政治和经济断言所填充,这些断言多数情况下缺乏证据的支持。本报告所关注的是,确保明天的历史学者和理论家拥有更多关于今日全球化的准确记录。

    应该公平地对待以前的档案工作者,我们对什么才构成"完整文件"的理解只是近几年才有所发展。以本文作者的观点来看,网络系统理论诞生了思维上的最大进步。在一部即将于2007年出版的著作中,我和我的同事约翰·金建议最好把公司当作部落网络来思考,每个部落应具备"内群"(群体内)和"外群"(群体外)的心态和"我们对他们"的观察。这些部落由他们间的人际网络维系,个人扮演通向其他公司部落的桥梁。这样,参与争论和实施全球化的公司将对应该如何推进全球化进程做出多样化的、竞争力强的思考。在每个部落内,一个观点会浮出水面,比如关于"最佳"的全球化途径和谁是"外群"者--通常为竞争对手或同一个公司内的另一个部落。整个公司的活动将在利益相关者群体(包括国内抗议者、大学里激进的理论家、政治领袖、外国的委托人、全世界的工会等)中激发起类似的"我们对他们"的心态。我们对历史转折点的分析表明,档案工作者一般都是记录"我们"部落的言行(也即,历史记录胜利者的活动),而我们对敌对方观点和行动的了解往往未记录下来。即使记载以往大规模变革的文件捕捉了相反的声音,但是却没有反映发出这些声音的"部落制"这个大背景。这种忽略的原因有两个方面:第一,"网络部落"是近期发展的理论;第二,"外群"人员的连接数目比较少,因此"外群"部落更难识别。

    本文建议档案工作者作为一个专业整体,应该记录"外群"部落的所言和所为。这个建议也包括"外群"个人,他们往往是些无声无息不受重视的人。只有当全球化的集体记录包括所有组成部落的事实时,产生的理论才能够指导后代迎接他们的挑战。

    作者认为,全球化中最重要的工作没过于档案工作者的工作。他们的工作或许不会影响到今后十年,但却会极大地影响下一个世纪。因此,本次大会与会人员的遗产将是非常重要的。

    (三)公司数据的隐私和保护

    美国Cargill有限公司企业文件政策经理、国际文件管理员和行政人员协会主席彼得森

    由于数字存储数据的数量庞大以及攻击这些数字储存库的威胁日增,网络数据/信息保护的重要性不断增加。

    公司和政府致力于保护自身的关键数据以及客户、消费者、雇员和公民的数据。这项工作通过那些规定了政策和程序的组织内部的信息保护计划来得以实现。这些政策涉及下列问题:

    密码保护

    病毒防护

    网络接入

    监视移动设备的利用

    计算机设备盗窃

    软件兼容许可法

    电子邮件发送的敏感信息的密钥

    快速通信的使用

    未经准许的信息利用要求

    非解密协议

    敏感信息适时适当的处置

    对个人更重要的是,识别盗窃银行、信用卡公司、雇主以及政府等机构所存信息的危险在增加,个人身份信息被界定为能够用来识别或联系一个唯一而可靠的人的数据,它包括但不限于姓名、地址、电子信箱、电话号码、社会保险号或身份证号以及驾照等。个人身份信息的妥协案继续保持令人警惕的高发率,自今年3月以来在美国几乎每个月发生3次重大事件。

    那些委托组织保存关键数据和信息的人们要承担责任,现行的法律法规将会有所帮助。文件和信息管理以及档案专业人员也将参与,保证在信息管理中采取坚实的原则。

    (四)全球性法规和社会趋势对企业文件生命周期管理的影响

    福特汽车公司全球化信息管理主任E. 阿德肯斯

    介绍/回顾

    在日益全球化的经济中,跨国公司必须遵守一系列影响生命周期文件保管要求和实践的法律法规以及社会趋势。

    这些趋势包括:

    美国的Sarbanes-Oxley 法案

    隐私法

    对企业社会责任与透明度的社会要求

    因诉讼要求的法定透露

    1.Sarbanes-Oxley 法

    企业丑闻导致美国政府实施Sarbanes-Oxley 法。

    除了其他事项,该法案对故意编制虚假财务报表或不当销毁文件的公司的最高层人员给予惩罚。

    任何在美国做生意的上市公司必须遵守该法。

    Sarbanes-Oxley 法案提高了许多跨国公司守法计划的重要性。

    对生命周期信息管理的影响:

    ○ 该法案对监督和制约机制的强调,使得文件管理计划受到重视,成为实现监督和制约的手段。

    ○为文件专业人员提供了强化文件管理计划和争取更多资源的机会。

    ○ 把文件计划推向守法驱动型业务模式。

    2.隐私法规

    彼德森已经谈到,公司遵守隐私法规的框架越来越复杂

    在北美、欧洲和亚太部分地区,发展趋势是限制监控和分享私人信息,特别是那些可能导致身份被窃的信息。

    与此同时,公司的业务活动向数字形式发展。

    结果是,为了保护私人数据的转送、存储和销毁,公司大量投资技术。

    对生命周期信息管理的影响:

    ○ 强化了根据一贯性政策管理文件的需要。

    ○为文件专业人员提供了强化文件管理计划和争取更多资源的机会。

    ○ 或许会从制订文件保管期限表等基本的信息生命周期管理需求中抽调资源。

    ○ 可能延迟或限制分享公司外部的一些档案文件。

    3.对企业社会责任与透明度的社会要求

    最近的几桩丑闻激起公众质疑大公司的动机和经营活动。

    跨国公司的行为影响到其业务所在地区的繁荣、环境甚至政治前途。

    跨国公司要以公开公正的方式从事业务活动的社会压力正在增加。

    一些公司在处理历史问题中积极加强了透明度。

    在许多公司追求透明的同时,也会因过度透明而冒一些风险,并由此造成公司社会责任的理想与现实之间的紧张。

    对生命周期信息管理的影响

    ○ 负责地管理现行和历史文件能够提升公司的声誉及其与地方政府的关系。

    ○ 一些公司可能警觉地观察这些趋势,并可能实施一项导致提早和更频繁销毁文件的政策。

    4.因诉讼要求的法定透露

    美国的档案工作者和文件管理人员很久以来就不得不为答复法定透露要求付出大量的努力。

    公司可能因没有实行连续的文件保管政策遇到法律上的麻烦;如果蓄意销毁文件会被处以巨额罚款。

    一些美国律师正在把诉讼行为扩展到美国之外,同时也想方设法上美国法庭解决公司在其他国家发生的诉讼。

    由于原告律师要求利用大量文件,特别是电子文件,答复法定透露要求的成本正在上升。

    对生命周期信息管理的影响:

    ○不当文件销毁带来的法律制裁风险继续加大,要求必须重视妥善的文件管理。

    ○公司律师和文件管理人员需要一起合作来解决共同关心的问题(比如,如何采集和管理新技术产生的新型数字文件)。

    ○美国境外的档案工作者和文件管理人员可能发现他们需要把更多的资源用于法定透露工作。

    ○一些公司可能决定采取较早和更频繁地销毁文件的策略,以此方式来降低答复法定透露要求的成本。

    结论

    上述趋势将对公司的文件管理产生复杂的影响。

    Sarbanes-Oxley和隐私法规要求加强负责任的文件管理计划,但这些以及其它一些法规可能导致公司限制文件的长期保存和利用。

    提倡透明度和公司社会责任的社会运动可能带来档案文件的更加开放。

    对法定透露的关注可能使许多公司做出这样的结论:加大文件的销毁力度可能是最可行的。

    档案工作者和文件管理人员需要提高妥善管理数字信息的技能。

    如果ICA希望促使公司更好地向社会提供档案文件,它就必须认识到跨国公司在文件管理中面临的多种问题。

    三. 吸取全球性重大事件的经验教训、应对未来挑战

    (一)以史为鉴,服务未来

    国际档案理事会秘书长范·阿尔巴达

    简 介

    我的演讲将会很简短,其中包含了从不同的材料中提取的内容。尽管我的报告是概要性的,但是我希望能通过它说明一些情况。

    报告中,我将尽量避免列举那些在近期或者较早些时候发生过的,影响档案记录的人为的或者自然的灾害。否则的话,恐怕我要用一整天的时间来说完这些内容。

    报告中,我也不会评估档案记录的损失会在何种程度上妨碍公共管理以及商业的复兴。也不会去涉及公民身份和权利损失所带来的影响。

    我将重点讲述我们 - 专业的档案记录工作者,应该如何准备去应对挑战。来自于各种灾害的挑战,考验我们是否准备充分,是否有完备的防御和足够的能力去应对火灾、洪水、飓风、地震、山崩等自然灾害以及最可怕的-人类所制造的灾难。

    我的报告将会对国际档案理事会,专业的档案工作者十分的苛刻,并且对那些负责给灾难预防和控制提供必要预算的人们提出一些批评。

    经验交流中心

    现在整个世界充斥着各种突发事件,一些电视和媒体专注于报道那些骇人听闻的事件,其中充满着恐怖的照片和对受害者的描述,这些报道的出现,使得突发事件的发生似乎愈演愈烈。但是,人们却很少能够去读那些深入分析这些突发事件真正原因的报道,甚至在10年之后也不去评估重建办法 或者分析那些能够在将来预防类似事件发生的措施。

    非常奇怪,人们看起来好像目光短浅并且十分的健忘。

    国际档案理事会在国际档案圆桌会议其它会议上曾多次提出过关于人类战争的重要问题 - 关于外来部队带走当地档案记录,以及这部分档案记录的归还问题,这些问题被称作"档案诉求"。国际档案理事会在这一领域有着很好的历史纪录,而且正在发展自身的敏感性,以确保持续提供这些问题的专门知识。

    国际档案理事会与国际博物馆理事会、国际文化财产保护和修复研究中心以及国际图书馆协会联合会一道成立了国际蓝盾委员会(ICBS)。几个月前,音像档案合作委员会(CCAAA)成为该理事会的第五个会员组织。国际蓝盾委员会同联合国教科文组织、国际红十字和红新月会运动等国际组织开展了密切的合作。国际红十字和红新月会运动十分重视文化,并且把文化视为人类生存环境中最基本的要素。

    国际蓝盾委员会,同时国际档案理事会,目前正在筹备建立国家蓝盾委员会,试图在国家一级把国际蓝盾委员会各方的代表联合起来,其中也包括军事部门和参与防灾救灾工作的部门。国际蓝盾委员会将参与海牙会议第二项协议的执行工作,该协议涉及战争期间文物的保护。理想地看,国际蓝盾委员最终将发展成为相关专业之间交流经验的信息中心。

    国际档案理事会已经创办了几种有关灾难预防和应对能力的快讯和业务简报。例如,1997年出版的档案理事会第十一期快讯,《档案灾害预防和应对指导手册》,这篇文章可以在互联网上进行浏览。这份快讯非常全面地说明了灾害预防和应对所涉及到的各个方面。但是,较为苛刻地讲,在修建新的建筑以及启动档案保护计划的时候,这份指导手册有多少次能够被用到。更坦率地讲,有多少档案记录管理者和保管者把这份指导手册作为基本的专业读物。

    为了准备国际档案圆桌会议上的讲话,我发放了一些问卷。在这里我想和你们一起分享从这些问卷以及其他文献中显现出来的一些问题。

    ·缺乏预防的意识;

    ·缺乏灾害预防投资意识;

    ·不重视危机管理,包括:

    ·在选择档案库房的过程中,

    ·在整修现有建筑的过程中,或者

    ·在引进办公程序的过程中;

    ·在日常的工作当中,缺乏对员工灾害预防和应对能力的培训,表现为:

    ·对一些存在的隐患视而不见或者不及时采取措施,

    ·认为灾害并不经常发生,

    ·认为在灾害预防上面的投资是一种人力和财力的浪费,

    ·灾害即将发生时再进行投资也来得及;

    ·灾害本质上讲只局限在某一范围内。

    我真诚地希望在座各位能够就这一问题进行讨论。我将听取各位不同的观点以便能够更好的从过去吸取经验教训,从而使我们在将来作更加充分的准备。

    总 结

    各个地方的档案都可能遭受洪水、火灾、飓风、炮火、掠夺等灾害的袭击。这些灾害通常都会造成档案记录的损失。灾害损失的弥补,档案文件的修复以及资料室的重建,如果这些项目能够开展的话,通常要花费巨额的资金并且需要预算的额外支持。然而,灾害早期的防御和预防比起灾后的重建将会更加富有成效。

    灾害尽管有时会局限在某一范围,但是就像2004年的海啸那样,灾害所波及的范围是我们难以预料的。媒体和记者对灾害的报道是有一定局限性的。

    为了更好的以史为鉴,服务未来,我建议成立国际档案理事会交流中心,从而能够

    (1) 将有关灾害的资料翻译成多国语言,以便更好的利用;

    (2) 收集灾害数据资料(自报告系统),灾害影响和应对信息(成功的和失败的);

    (3) 建立网络交流中心,其中包括自报告系统。这个中心能够形成一种分析数据、更新指导手册以及形成最优方法的工作动力;

    (4) 在国际(地区)和国家档案会议上定期的就这一问题进行报告;

    (5) 恳请PCOM建立一个试验计划,例如国际档案理事会灾害信息交流中心;

    (6) 恳请执行委员会评估并且能够批准特殊预算;

    (7) 恳请委员会各成员能够同意建立国际档案理事会灾害信息交流中心的建议,并派代表参加这一交流中心。

    (二)海啸对档案文件的毁坏以及灾后的抢救工作

    印度尼西亚国家档案馆馆长D. 乌托莫

    报告介绍了2004年印度洋海啸给受灾地区档案带来的破坏,以及灾后印度尼西亚国家档案馆在2005年12月出台的重要文件和档案的恢复计划。

    这次海啸给印度尼西亚受灾地区的各类档案和文件保管机构带来了巨大损失,班达亚齐省档案馆失去了其80%的照片档案,Sekretairs Wilayah省政府办公厅损失了160箱文件,Ace文献信息中西失去了全部文件。如果采用恰当的档案保护技术及时处理的话,其中80%的文件是可以避免损失的。印度尼西亚国家档案馆的灾后恢复计划将分为18阶段逐步展开,一直要进行到2007年。日本在人才培训和技术指导方面为该项目计划提供了全方位的援助。

    这场海啸留给文件档案管理的警示是,在灾害发生前就应该制订灾难应急计划,对有关人员做好培训工作,否则人们将为无准备的救灾付出巨大的代价。

    (三)伊拉克的文件和档案抢救

    伊拉克国家图书馆与档案馆馆长艾斯坎德

    我们都知道,国家档案馆或图书馆应对任何灾害的能力在很大程度上依靠两个方面(1)接受过培训的人员,以及(2)制定了有效的灾害计划。在萨达姆统治时期,我们既没有经过培训的人员也没有灾害计划。也就是说,国家图书馆和档案馆在毫无防备的情况下将所有的档案、书籍和照片置于损失殆尽的危险境地。

    在2003年4月10-12日短短的三天时间里,国家图书馆和档案馆损失了伊拉克非常重要的一些记忆。成千上万的档案文件,历史记录,古籍、古地图和照片永远丢失了。国家档案馆丢失了60%的馆藏,还丢失了大部分缩微胶片和胶卷。国家图书馆丢失了25%的收藏,包括一些古籍和期刊。

    国家图书馆和档案馆大楼也经历了一场浩劫。所有的设备或被毁坏或被抢劫(包括缩微机,照相机和复印机)。

    我们的主要工作集中在寻找丢失的文件、记录和古籍,以及如何替代或弥补被销毁的文件上。我们也努力地去查找被掠文件的下落。它们还在伊拉克吗?是否已经被偷运到国外?我们应该采取什么样的措施将它们收复?我们应该修改法律吗?我们可以使用奖赏的方式吗?我们得出的结论是,如果我们希望全面实施档案的抢救计划,就必须需要政府立法、行政和司法部门的全力支持。

    我们还面临其他问题。伊拉克的政党、非政府组织和普通老百姓都握有属于前政权的秘密文件,数量有几千万份。这些文件有很高的学术价值。我们曾经视图劝说这些政党、非政府组织和老百姓上交这些被抢的档案。我们还利用了媒体鼓励人们归还我们丢失的馆藏。

    我们已经采取了一些措施来收回丢失的馆藏,以添补巨大的空缺。我们已经取得了一些成绩。例如,我们收到了大英图书馆馆藏中与伊拉克现代史有关的资料的缩微胶片和胶卷。我们还与英国国家档案馆签署了类似协议。我们希望在不远的将来与土耳其、伊朗和印度也签定类似的协议,加快重建馆藏的步伐。捷克的文化部正在帮助我们在国家档案馆建立缩微实验室。为了帮助抢救被水淹的文件和档案,捷克文化部资助我们培训了4名档案修复和保护人员。我们的目的是建立一个现代化且设施齐全的化学实验室。

    (四)灾害预防是我们共同的任务:欧洲档案报告的建议

    德国国家档案馆馆长韦博

    最近几年,欧洲发生洪灾的频率、无法预见性和速度越来越高,毁坏程度也越来越大。洪水并不因为国境线而停止,所造成的破坏也不再是一个国家的事情。2002年夏天发生的洪水给波兰、捷克和德国的档案和图书馆带来了巨大损失。人们也越来越关注文化遗产,包括重要的书写档案和音像档案。2004年9月发生在魏玛Anna Amalia图书馆的大火及其灾难性的后果使公众更加关注濒危的图书和档案资料。

    欧盟理事会已经认识到了这种状况,并在2003年5月6日关于档案的决议中强调,各成员国有必要紧密合作,尤其在灾害防治领域。欧盟还要求并鼓励成员国采取适当措施防止遭受诸如洪水等灾害的破坏。

    根据欧盟理事会的要求,《扩大后的欧盟档案报告》已经给欧盟成员国档案专家小组作了详细说明,它建议将灾害预防置于非常重要的位置。关于濒危档案的情况和存在的问题都出自德国联邦档案馆根据自己的经验和知识撰写的一份总结报告,他们还参考了波兰、捷克和德国萨克森州关于2002年夏天洪水以及抢救措施的报告。

    防范河水暴涨和其他灾害给档案带来损失的最好办法是把档案馆建在尽可能远离灾害的合适地点。另外,人们也不断要求档案馆向文件生成机关传授关于如何在灾害发生时保护现行文件的办法。

    关于档案保护和抢救的项目应该包括更大范围的欧洲地区。在这个框架内,需要专家们紧密合作,需要建立欧洲档案灾害防范和管理的网络,该网络应该与灾害管理系统中的民用保护部队联系起来。最理想的是,这种欧洲网络,最好通过互联网联系,应该交流并发布所有有用的信息,如专家名录和联系方式,灾害发生时应该采取的适当措施和最佳做法,距离灾害发生地最近的可用设备和仪器的清单,如冷库,冻干柜,真空干燥机和熏蒸设备等。我们长期的目标,当然需要高额的欧元,是至少建立四个具有危机快速反应能力的中心。

    (五)网站的归档:澳大利亚的经验

    澳大利亚国家档案馆馆长罗斯·吉布斯

    本文将介绍我们在归档澳大利亚政府机构网站方面的进展情况。

    在澳大利亚,和其他国家一样,人们使用网络的动力主要来自技术的能力而不是政府的政策。网站已经从一个被动的政府机构静态信息的发布者变成了政府向公众提供服务的机制。由于技术的发展使我们能够在用户和网站之间进行很多互动,政府机构已经开始使用网络向民众提供快捷、效率和亲切的便利服务。在澳大利亚,民众对这种做法非常欢迎,尽管有很多地方以及政府的很多领域还没有使用网络技术。

    动态网站给政府机构,尤其是档案管理当局带来了很大的挑战,因为他们负责确保政府机关遵照执行了文件保管的规定,并最终能将网站资料作为国家的文献遗产保护起来。这些档案馆本身也越来越多地通过网站提供服务--澳大利亚国家档案馆主要通过网站向读者提供利用数字化的档案,其数量超过了阅览室提供的档案。

    在澳大利亚,国家档案馆和国家图书馆曾联合制定了机关处理网站出版物的指南。这些指南本事也在网上发布的。澳大利亚国家档案馆还与政府信息管理办公室联合制定了一系列指南和咨询通告,主要目的是确保各单位在通过网站提供的服务的同时采取了适当的文件保管措施。

    网站的归档在技术层面上还有很多难度。档案馆已经开发了收获网站并把网站转换成正常持久格式的软件。然而,归档网站的战略是否成功在很大程度上要看网站在建立之初是否适当。动态资料目前为止还不能被妥善保护。

    国家档案馆目前的一个主要动作是建立澳大利亚数字文件保管计划,该项目的参与者包括所有澳大利亚和新西兰的档案和文件保管单位。该计划的网站已经在最近在两个国家开通,通过网站我们将合作开发在不同地区管理数字文件的统一方法。这种方法将包括网站的档案管理。

    (李音、王红敏、刘双成译)

责任编辑: