您所在的位置是: 新闻资讯 > 国际动态 > 国际档案工作
越南公共管理和电子档案管理的计算机化
越南公共管理和电子档案管理的计算机化
作者: 来源: 2012年01月05日

    Pham Duc Thu先生    越南行政管理计算机化项目研究小组成员、项目领导小组成员

    非常感谢大会组织者能够给我这个宝贵的机会来说明越南公共管理和电子档案管理计算机化方面的情况。

    我的报告将围绕以下几个要点展开:

    1、政府对公共管理计算机化的大力支持;

    2、在公共管理中应用电子信息技术的实践以及取得的成效;

    3、越南推行公共管理以及电子档案管理计算机化所取得的成效。

    1.政府对公共管理计算机化的大力支持

    在越南,随着经济结构重组以及经济管理机制的改革,越南政党尤其重视推进公共管理领域的改革。1986年召开的越南共产党第六届全国代表大会指出:“建立一套新的管理机制需要对公共服务行政系统进行根本的改革”。1995年1月召开的越共第八次会议重申了进行公共管理改革的重要性,会议指出“在进一步深化越南社会主义共和国建设的同时,要把公共管理领域的改革作为一个重点,不断推动这一领域的向前发展。”

    为了进一步建立健全行政管理体系,越南在各个机构和部门进行了公共管理体系改革,改革涉及到:公共机构;各个级别行政管理的组织机构和操作系统;公共服务和致力于提高公共服务的能力、效果以及效率的国家公务员。

    今天,公共机构的正常运作离不开高度信息化、计算机化的公共管理体系。这意味着如果不能在公共管理体系改革中引入信息技术应用,公共管理将很难有效发挥作用。同样,信息技术将促进公共管理体系的改革。

    为此,越南政府于1993年8月4日颁布了No49/CP项决议,用以管理越南90年代信息技术的发展。

    该议案制定了如下发展目标:为信息产业的发展打下坚实的基础,以满足公共管理和社会经济活动基本的信息科技需求。同时,该议案中说明要将信息产业发展作为越南的支柱产业,从而进一步提升越南在所处地区的国际地位。

    在20世纪90年代末,我们要实现如下的具体目标:建立一个计算机互联的多媒体系统,该系统配备功能强大的软件以及安全、稳定的信息和网络,同时该系统的设计基于一个能够加强公共管理和推进国民经济发展的数据库。

    在20世纪末,信息科技飞速发展,公共管理领域所使用的设备日益完善,这使得完整的信息可以被准确、及时地传递,从而协助国家制定政策、管理行政事务,进一步提高信息由国家向经济领域、社会以及公众的发布效率,同时也有助于政府机构和办公室工作管理计算机化的进一步发展。

    因此,国家有必要对以下项目进行开发和利用:

    - 国家行政事务管理信息系统

    - 经济信息系统

    - 科学、技术、自然资源和环境信息系统

    国家各部门、各行业以及各个地区机构都应在一个总体的框架下建立起相应的行政信息管理网络。

    为了实施上述决议内容,越南总理颁布了以下的决议:

    - 1995年4月7日颁布的No.211/TTg决议通过了国家信息技术项目,该项目详细说明了研究和开发一个通用的国家行政管理系统必要性。政府机构之间,以及政府与各个部门、工业企业之间对信息和数据的需求正在日益增长。除此以外,鉴于对安全性、可靠性等方面的要求,建立一个通用的数据传输网络来服务于政府行政管理是十分有必要的。这个网络应该能够传输各种类别的信息(包括传真、数据、图片以及文本等);在早期,该网络应该重点用来传输数据和电子邮件,并且作为发布社会经济情况简报、批准决议、安排会议以及处理其他的相关事务,发布内部信息,查找信息和数据等的重要途径。

    - 1997年4月29日颁布的No.280/TTg决议是关于建立一个在政府行政机构之间接受和发送信息的广域的信息网络。

    - 2000年4月24日与新加坡召开的第四次东南亚国家联盟非正式高级会谈上,越南签署了电子东盟协定,并在其中的第3和第9项内容中表示要建设电子化政府。

    - 2001年7月25日颁布的No.112/2001/QD-TTg决议中通过了2001年至2005年行政管理信息化议案。该议案是各部委、各部级机关、政府从署单位以及省、市一级的人民委员会在各自的权限范围内发展和实施行政管理信息化计划的基础。

    - 2001年9月17日颁布的No.136/2001/QD-TTg决议中提出2001年至2010年阶段公共管理改革的总体规划。该规划制定了公共管理现代化的发展目标,从而能在2010年前开发政府信息网络系统,并于2001至2005年;2006-2010年投入使用。

    II越南公共管理领域信息技术应用的背景概况

    1、1975-1994年

    自统一以来,越南政府委员会分别于1975年、1976年颁布了No.173-CP和245-CP两项决议,用以在整个国家范围内加强数学和电子计算机的应用。然而,这一时期的越南信息技术水平相对落后,经济状况不甚理想,电子信息设备的购置十分有限,各部门仅配备了一些有软驱的计算机。这造成越南政府计算化缺乏计划性和整体性,同时也影响了工作人员的工作效率。尽管一些核心部门已经在部分单机上安装了文档收发管理系统,但是这些系统仅管理一些基础的的文档信息以及一些并不完整的摘要信息。

    1990年,越南政府内阁常务委员会通过了政府部门引进电子信息设备的计划。该计划旨在加强政府部门信息管理系统的计算机化,同时向10个关键部门和省份提供设备、技术支持以及人员技术培训,以便在这些政府部门和地区之间建立一个局部信息网络,为今后建立一个连接所有政府部门和地区的广域信息网络打下基础。

    截至1993年底,越南政府已经建立起了局域网。在总理的指导下,信息技术已经应用到行政事务管理中,同时,网络也已经进入到国家的关键部门和省份。

    尽管信息技术在越南政府部门的应用还处于初级阶段,但是在总理的指导下,政府机构公共管理的计算机化已经为全国的信息化打下了坚实的基础。

    2、1995-2000年

    在这一时期,越南政府着力于公共管理计算机化以及技术管理信息化方面的基础性建设。,国家各部门开始研发信息系统,建立数据库,来协助总理、各部门、各行业以及各机构的工作。越南政府已经在61个省、市,并且在各个部委、部级机构建立了局域网。这些局域网装载了有关处理日常事务的信息、开展各项研究的参考数据库,从而能够协助政策制定和行政管理。

    1997年底,越南政府的通用互联网络已经遍布61个省、市,将近40个关键政府部门。在全国范围内,该通用网络拥有超过100个局域网、2500个工作站以及180个服务器,50多个应用程序。此外,支持网络培训的局域网络四通八达,30多个通用网络和将近20个技术通用网络遍布全国。在政府通用网络的协助下,各行政管理机构可以传输,接收各种类型的信息,其中包括,规章制度文本,阶段性或临时性的情况报告,电子邮件等等。这样就保证了国家行政管理机构能够进行快速、安全的指导和管理。

    除了政务的通用区域性网络,越南政府还开发、建立了6个国家数据库,内容涉及:金融、法律、社会经济统计、自然资源和人口。

    截至1999年底,对于这些国家数据库提案的可行性研究已经结束。国家金融数据库、法律数据库已经开始协助政府工作,并提供了大量数据。

    在建立信息网络的同时,信息技术培训也在国家服务机构当中有条不紊的展开。许多国家公务人员,政府官员都已经参加了信息技术的基础课程,并且在不同程度上把信息技术应用到日常工作当中。尤为重要的是,许多工作人员开始浏览因特网,充分运用网络资源,交换和查找有助于工作的相关信息。

    1997年底,越南政府已经与互联网连接,通过网络查找有用的信息,同时增加信息、参考资料流量,在决策形成和政策制定等方面协助越南政府、总理以及其他政府机构。

    3、2001年至今

    为了实施2001年至2005年度公共管理信息化计划,越南总理签署成立公共管理信息化领导委员会(简称为112项目领导委员会)。该委员会指导国家各部委、各部委机构,国家各部门,各省人民委员会,各省市开展并实施112项目。到目前为止,主要取得了以下几个方面的成果:

    2002-2003年阶段,各部委,各个省已经开发了整合数据项目。到目前为止,115个整合数据中心在各个部委和省份,不同程度的发挥着作用。为了开发通用系统软件,112项目领导委员会提议:任何通用系统软件一定要在各个部委和省进行试验之后,才能在大范围内投入使用。基于应用软件的开发程序,项目领导委员会制定了通用软件协议,30个软件装置已经在国家政府机构和地方机构研制并且开始在28个省和15个部委进行4个步骤的开发程序。

    建立一个服务于公共行政管理的信息系统:

    - 文件和摘要管理系统

    - 信息和报告管理系统

    - 信息网站

    - 各省社会经济信息管理系统

    - 内部管理信息系统

    公共管理服务信息化:

    - 商业注册

    - 土地使用权限审批

    - 建筑许可审批,处罚,土地和房屋使用合法性审批

    - 居民管理:出生、死亡和结婚数据统计、管理。

    - 担保事务管理,社会公正

    - 行政处罚

    - 检举和投诉

    某些部委和省份严格按照112项目指导委员会颁布的软件开发程序,已经启动了相应的开发项目。在项目指导委员会的帮助下,各部委十分重视在自己所管辖的部门内部实现计算机化,这同时也推动了IT产业的发展。

    目前为止,指导委员会已经收到了72个实验性的软件,它们还都处于第一阶段。指导委员会已经组织了12个研讨小组对这些软件的可行性进行评估,以便使它们能够顺利地过渡到第二阶段。与此同时,指导委员会还计划将这些处于第一阶段的软件较大范围的进行推广宣传。

    2004年1月,指导委员会在20个部委和省份启动了开发通用软件的第二阶段,并争取在2004年6月以前在各部委和省份完成软件的交付。

    指导委员会组织了一个工作小组,该小组负责112计划的培训工作。主要包括:评估培训需求、为112项目提供培训计划、为国家公务人员制定培训数量、培训标准、时间安排以及培训方法。

    到目前为止,在112项目框架内,已经编译并散发了10套信息类教科书。网络管理员,信息管理员培训课程已经在3个城市的8个中心开设,分别是:河内、岘港和胡志明市.

    2004年2月下旬起,指导委员会为各部委和各省份开设经常性的技术培训。

    根据各部长和省长所制定的计算机化项目,各部门领导小组严格按遵守112项目指导委员会所制定的信息化发展目标和软件开发程序,研制开发112项目的各个组成模块:开发并利用整合数据项目,通用共享软件,专业数据传输网络。一些部委和省份,根据商业部所颁发的规定,与指导委员会一起开发试验性软件。

    由于各个省份信息设备的配备水平和公共管理计算机化的意识程度不尽相同,因此112计划在各个省份的实施情况也各不相同。

    由于分配到各个部委和各个省份的资金是有限的(除河内、岘港和胡志明市.)。金融体系(资金的评估、分配、使用)不能够满足计算机化项目的需求。因此,除了各个省份自己的资金以外,112计划很少能够得到其他的资金支持。

    由于缺乏有效的激励和奖励政策,导致我们不能够吸引资深的信息技术专家,造成我们现在极度匮乏这一领域的专业人才,这一点应该引我们的高度重视。目前为止,政府还没有就计算机中心的从业资格以及日常服务体系提出有效的指导方案,这从某种程度上延缓了各部委和地方机构的计算机化进程。

    III、关于将信息技术应用到现代公共管理的解决方案

    为了将信息技术应用到现代公共管理当中,应该采取以下的综合措施:

    - 继续推进2001年至2010年期间公共管理改革项目(2001年9月17日总理颁布的No 136/2001/QD-TTg决议),以实现:在越南共产党的领导下,在共产主义制度下建立一个民主、廉洁、有力、专业、现代、高效的公共管理体系。培养 一批能够满足国家建设和发展需要的国家公务人员,同时把重点放在实现公共管理信息化上:

    + 恢复公共管理体系的运行;

    + 实现公共服务现代化,工作设施和工作环境现代化;

    + 将信息技术应用于公共管理和行政事务领域;

    + 全面升级政府通用区域网络并将其推广到政府公共管理的四个级别;

    + 确保充足的公共管理设施和场所;

    - 按照总理2003年8月12日签发的No169/2003/QD-TTg项决议,在2003年至2005年阶段,要进一步完善公共管理体系,并不断加速现代化进程。重点从以下几个项目着手:

    + 在公共管理服务领域,在发布政策、制定计划以及项目监管过程中,要进一步加强部门之间的交流;

    + 对公共服务领域的工作制度进行考察和评估;针对各部委、机构、政府部门以及省一级委员会制定标准化的工作制度;

    + 在公共管理工作过程中,要进一步加强质量控制,建立担保系统;

    + 进一步改进会议制度,简化文本工作;

    + 2005年至2010年期间,对各部委、机构、政府部门以及各级委员会的公共服务现状进行进行调查、评估,并重点进行全面的规划。

    + 制定计划建设各部委、机构、政府部门以及各级委员会的公共服务体系,并对其进行进一步的完善和升级。

    + 进一步调查、研究公共服务设施情况,并制定国家公务人员、政府官员以及国家服务人员标准化体系。

    - 进一步落实112项目,将通用共享软件应用于各个机构,不断扩大使用范围。

    - 规定各部门组织结构、职能、义务以及权限,进一步规范公共管理服务部门的称谓和级别划分,同时要建立一个合理的国家公务人员薪金和工资体系。

    - 进一步规范社会经济预测、管理信息档案和管理技能。

    - 建立健全电子文档法规(一部关于电子信息、电子文档的法律即将出台),进一步规范互联网数据的接收、发送、管理和使用。

    - 对国家公务人员进行培训和再教育。

    - 建立完善的国家数据库数据传输体系,并制定合理的政策法规。

    IV越南公共管理计算机化对电子文档管理的影响

    过去的几年里,在政府的大力支持下,各个部委和省份的公共管理计算机化取得了很大成效。文档管理软件已经在各个部门得到了使用,实现了部分文档管理。查询软件在单机上安装运行,实现了文档的查询功能。一些部门已经将已发布文档上传到网络上,便于使用和查找。

    1997年9月23日越南政府颁布了No.101/Cp项决议。该决议中详细规定了有关公布政策法规文件的法律的部分内容。这是越南历史上第一次就该问题进行详细的说明。其中规定:“中央政府部门以及各人民协会、委员会颁布的政策法规性文件可以在政府通用网络上存储和下载,并且和文件原件有着相同的效力。”

    1945年至今,政府通用网络的国家数据库已经存储了13,905件政策法规性文件的电子版本。尽管这些文件还远远不够,但是它们对政府行政管理以及领导层的政策制定起发挥了很好的作用。

    越南公共管理改革总体规划当中,信息科技对公共管理计算机化所起到的推动作用不容忽视。同时,为了进一步简化、公开化政府公共管理程序,增强政府政策的透明度和公开性,净化国家公务员队伍,政府112计划领导委员会规定:通用共享软件中的“文件和档案管理”功能对其他软件的应用起到关键的作用,因此,必须加快开发通用共享软件,并在2004年之前应用到公共管理服务各个领域。

    文件和档案管理系统可以通过计算机网络为公共管理服务的各个部门提供一个信息交流媒介。通过这个媒介,各部门之间能够共享和交换信息,还可以对接收和发送的文件、信函、以及档案进行监督和管理。除此之外,文件和档案管理系统还可以协助处理公共管理事务,为领导作出正确的决策提供有效的信息,为专家开展工作提供信息储备。这个系统的建立就是要实现信息的有效流通。

    本系统主要功能介绍

    编辑和存储信息功能

    该系统必须实现信息查询功能。这一功能必须符合每一项工作的工作标准。此外,该系统能够根据格式的要求对文本进行相应的编辑。

    系统功能列表如下:

    - 对接收的电子文档进行编辑;

    - 对发送的电子文档进行编辑;

    - 编辑工作概要

    - 编辑其他文本(请示、批复)

    - 信息归档

    监督和管理功能

    该系统必须能够根据规定程序处理信息。因此,它必须具备以下几项基本功能:

    - 监督工作程序;

    - 监督反馈,根据要求提供情况简报;

    - 监督归档程序;

    支持档案作业

    - 筛选和分类;

    - 升级和分类;

    - 文档存储信息升级;

    - 文档和信息查询;

    - 依据时间顺序对存储文档排序;

    检索和引用

    - 查找信息:系统必须为用户提供信息查找功能,同时应该能够根据不同的查找信息完成查找任务。全文检索能够从文本中查找到特定的词语。

    - 系统应该具有信息提炼功能,以便为专家和领导的全局性工作提供信息。

    与其他系统的兼容性

    文档和档案管理系统必须同其他的系统相互兼容,例如:社会经济信息系统,公共服务和管理网络信息系统等等。同这些系统相互兼容十分的重要。

    总之,在越南政府的大力支持下,在公共管理计算机化项目领导委员会的有效指导下,我们相信,在不久的将来,越南将会实现电子文档和档案管理。这一目标的最终实现还需要整体、切实的落实各项方案和措施。

    (刘双成译)

责任编辑: