您所在的位置是: 新闻资讯 > 国际动态 > 国际档案工作
字节的价值:私人部门电子数据库文件的货币鉴定
字节的价值:私人部门电子数据库文件的货币鉴定
作者: 来源: 2012年01月05日

    特里·库克(加拿大)

    这篇短文讨论了以所得税免除为目的对电子数据库文件做货币价值鉴定的问题。如果读者并非加拿大人,首先应该了解的是,这项所得税免除政策是为了鼓励加拿大公民把个人的文化财产(绘画、工艺品、善本书、手稿、地图等)捐赠给公共机构,以供全体加拿大人欣赏。作为捐赠这类个人财产的交换,捐赠者可获得与捐赠物的公平市场价等值的一个信贷,这样他们就能对其它的个人收入申请税收抵免。税收抵免从几百到几百万加元不等。博物馆、美术馆、档案馆以及其他一些部门从事这项工作已有三十余年之久。

    在传统载体档案的货币鉴定方面已有许多的先例,但针对大型数据库文件的货币鉴定还只是开始。本文以几个实际的捐赠数据库货币估价案例为依据,提供了评估者从中归纳出的一些建议。尽管这些实例无一例外地涉及到对电子民意测验和调查数据集的估价,但有些经验要素经过适当更改后,亦可为档案工作者应用于其他类型的电子文件。通过这样的积累,档案专业将逐步建立起电子文件估价的专门知识,就像我们现在已拥有旧手稿或珍贵地图的估价知识。

    私人部门档案文件的币值鉴定是一门技术,对此我本人并无多少经验。我从前在加拿大国家档案馆工作时,一直是与政府文件打交道,不需要以捐赠者的税收抵免、购买或其他任何情况为目的,对文件做货币鉴定。当时我曾满怀好奇地看着本馆那些负责私人档案馆藏的同事们,为了确定一批档案资料或一件档案的公平市场价格,整日埋头搜索拍卖目录和收藏家杂志,核查其他文化机构以前对同类资料支付的价格和做出的估价。除了具体的先例和市场价格趋势外,捐赠或出售文件的个人或公司的声誉、文件的研究潜能、全宗的完整性(或充实档案馆一个已存全宗的可能性)、文件作为珍贵或精美作品的内在或审美价值以及文件可能具有的象征或全国性意义等诸多因素,都会影响对捐售文件的估价。

    对电子文件而言,上述因素中的一部分仍然适用,但有时会呈现新的方式,其余部分也有一定的关联。自从1998年离开国家档案馆后,我大约参与了10次电子文件的货币鉴定工作,所有这些鉴定都是为了所得税免除这个目的,而且均为全国性或大型地区性民意调查公司向加拿大大学捐赠文件这种情况。这些民意测验或调查是民调公司受政府部门、大型企业公司以及各类媒体(主要是报纸和电视,也有杂志)等客户的委托进行的,其结果通常按季度被这些客户认购,目的有政治的或市场的,也有常规新闻或媒体专题报道方面的用途。民调工作包括确定问题的性质和受众,实施调查或采访,对查访结果进行自动编码,操控各项列表和数据分类,在内部报告和研究中分析结果,编制出售或捐赠给客户的最终报告等。这些业务过程中的大部分都产生文件以及辅助性的财务和行政案卷。

    这10个鉴定案例都是由一个鉴定组完成的,其组成人员包括一位经验丰富、令人尊敬的货币鉴定师兼加拿大史学家和前档案专家,一位老练的图书和手稿交易商兼评估师,一位常为报纸和电视网发掘和利用民意测验的资深记者兼政治学家,以及我本人。我成为鉴定组的成员并非因为我在货币鉴定方面有任何经验,而是因为我具备一些其他人所没有的电子档案文件知识。一些鉴定针对的是新的或首次捐赠物;而后来的鉴定也包括较早那些藏品的最新补充资料。

    在第一次鉴定会上,我们首先从抓住一些“硬货币”数字入手。我们了解这类电子数据“明摆着”有三个具体的货币数字:物理储存数据的软盘或CD盘每张25加分;每个客户认为每年值得花费24000加元来订购根据这些数据所形成的某一个系列的秘密报告;公司为一项广泛详尽的调查而形成相关数据的成本大约在50万加元左右(包括从民意测验设计到最终报告完成的全过程)。实际问题颇为复杂,因为没有拍卖价或任何先例可援;就我们所知,我们当时正在做加拿大历史上的首次电子文件货币鉴定。尽管这些文件具有重要的证据价值,但它们不可能引发投标大战,这一点到是有助于我们确定一个公开的市场价,因为那时几乎没有几家加拿大档案馆有处理电子文件的能力。

    为了确定捐赠物的货币价值,鉴定组根据若干因素逐渐建立了自己的标准,并在过去几年里琢磨出了一套应向捐赠者、受赠机构以及文件本身提出的问题。下面列出的是我们确立的15项标准,顺序不分前后:

    1、 该数据文件的大小:2兆位信息一般要比6兆位的同类信息的价值低,虽然我们必须当心各案所指的范围只包括原始数据,不包括软件、外部文件或复制件。

    2、 该数据的完整性、准确性以及可读性。

    3、 民调答复者的数量及所提问题的数量:为了保证统计数字的效力,各捐赠案显然都采用了有效规模的抽样,但是答复者和问题的数量仍是越多越好。

    4、 问题的连续性,反复提出同类问题有助于进行长期的、积累性的研究以及模式和趋势分析。

    5、 数据编码方法的持续性,这样在做长期研究时能够更容易地衔接和操作。

    6、 有关实际答复者的人口统计信息的收集程度:性别、收入、家庭规模、民族、职业等;这类信息越多越好,以便实现交叉列表分析和更多层次的分项分析。

    7、 该数据分析的广度(且不影响深度):只涉及政治态度或投票格局的民意测验不如那些更为复杂的、横跨人类各项活动的社会文化模式和思想方面的民意测验有价值。

    8、 捐赠中含有该数据的元数据,它们通常以原始调查或采访问卷中的问题的电子版形式存在;这样,元数据本身便是可查的,如果它们还直接与该数据相连,就能够根据这些可查的问题创建该数据的分类项。研究者由此可以系统地阐述和提出同一个数据中的不同问题,以及该数据对于加拿大研究和加拿大历史资源的价值。

    9、 捐赠中含有说明性文件的硬拷贝(问题和问卷的复制件,文件布局设计,数据目录结构,密码本等)。

    10、 捐赠中含有一个全宗内其它载体形式的文件(全宗中的这部分文件在实际工作中已不再需要):除了上面已提到的数据、相关的自动元数据及硬拷贝说明性文件外,还包括政策和客户文件、照片、录像(包括宣传和采访公司员工的片子)、公司领导的文章和讲话稿、出售给客户的“灰色文献”机密报告以及对民调题目是如何挑选、措辞、增删的等情况加以说明的文件。

    11、 如前所述,最初收集、操作和散布该数据的实际成本。

    12、 如前所述,该数据结果最初出售给认购者或客户的价格。

    13、 新捐赠的文件能够充实档案馆已存全宗的完整性,从而提升原馆藏的价值,新增馆藏也因其积累性和长期性的延伸而更具价值。

    14、 受赠机构的性质和投入也影响捐赠数据的价值。藏在底层抽屉或偏远仓库里的数据比容易利用到的、与元数据相连的以及保存在令人愉快的研究中心里的数据价值低;粘贴在机构网站上的而且对非商业使用不收用户费的数据,其价值要更高。被一个具备适当的数字保护程序、设施及政策的机构妥善储存和刷新的数据,要比那些受到忽视并任其变质的数据更有价值。机构对方便地利用(或生成)自动元数据有所承诺,从而使研究者不需要高级编程技能或自己的软件就能够建构数据分项,这也会使数据更有价值。

    15、 任何载体文件货币鉴定涉及的共同要素:公司或公司总裁的地位、声誉及其对加拿大社会生活和政治的贡献;公司业务对主要政党或法人团体(他们各自都有其偏爱的民调机构)的影响;捐赠数据与美国以及国际上同期同类民调的关联(有时是直接的和有意的),这样就能够为加拿大的现实提供一个国际背景;该数据在反映加拿大社会生活中的主要问题、矛盾或活动方面的相关性;以及可供研究多个领域内的各种问题的可能性。大规模利用的潜力可丰富有关加拿大和加拿大人的知识,因此捐赠数据的价值就更高。

    我希望随着数字档案计划在加拿大馆的日益普及,档案工作者将根据他们在管理同类

    型或不同类型数据集方面的经验,对上面这个标准清单进行补充和完善。我还希望大家能够针对个人桌面计算机和(家庭)办公自动化的非结构化数字世界,从货币和档案价值的角度,就天生的数字信件、日记、影片或照片与其早先的纸(模拟)同类相比价值相同还是更高或更低这个问题展开讨论。

    李音译自加拿大档案工作者协会会刊《档案》第62期(2006年秋季刊)

责任编辑: