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中国中青年档案干部档案现代化管理培训班赴美培训
中国中青年档案干部档案现代化管理培训班赴美培训
作者:宋扬 来源: 2012年01月05日

    2004年10月10日至11月9日,中国中青年档案干部档案现代化管理培训班赴美国进行了为期一个月的培训和参观学习活动。在美期间的日程主要分为两个阶段,第一个阶段是从10月10日到10月22日,这期间培训团主要是在密歇根大学接受本特利历史图书馆专家们组织的档案现代化管理培训,同时参加了由中国国家档案局与密歇根大学本特利历史图书馆合作举办的档案管理高级研讨会。第二个阶段是从10月23日到11月8日,这期间培训团访问了美国国家档案馆一馆和二馆,考察了位于美国首都华盛顿D.C的史密森博物馆研究院档案馆和美国历史博物馆档案中心,培训团还赴波士顿访问了美国国家档案与文件管理局下属的肯尼迪总统图书馆(博物馆和档案馆)和著名的哈佛大学的档案馆。

    培训团的成员们非常珍惜这个来之不易的机会,在美期间政治上严格要求自己;业务上认真参加学习培训,努力提高档案管理现代化水平;此外还比较深入地认识了美国社会的现状,极大地开阔了视野。收获很大,具体来讲有以下几个方面:

    一、深刻地了解了美国的档案管理工作,学习了美国先进的档案管理思想。

    中美两国由于政体不同,历史传统和文化传统不同,导致社会生活的方方面面存在着极大的差异,就档案管理而言也不例外。在密歇根大学期间,本特利历史图书馆的专家们以及他们专门从耶鲁大学请来的档案学专家为我们开设了有关档案鉴定、接收、整理、编目、保护、利用等方面的课程。培训团实地体验了本特利历史图书馆的档案管理工作,本特利历史图书馆还为培训团专门安排了对福特总统图书馆、密歇根州档案馆和密歇根州立大学档案馆以及此后在美国各地档案馆的考察。在密歇根大学举办的档案管理高级研讨会上,中美两国的高级档案管理人员通过演讲、交流和讨论,对彼此的档案管理工作特点有了更深刻的认识,也给参加研讨会的团员们以富有裨益的启迪。通过学习和对美国的档案馆广泛、深入、细致的考察,团员们对于美国的组织史、美国档案管理的历史、美国档案馆的结构以及美国在档案鉴定、接收、整理、编目、保护、利用等方面的具体业务情况都有了非常感性非常深入的了解,尤其是基于互联网的美国档案利用,使团员们受益非浅。在学习过程中,整个培训团分成了四个小组,分别就档案管理的有关问题展开研究,最后写出了四篇论文作为结业报告,在培训班结业仪式上予以宣读,受到了中外专家的一致好评。

    美国的档案管理和中国相比特点鲜明,给我们留下了很深的印象:

    (一)美国是联邦制国家,它的档案管理体制是分散式的或者说是松散型的,各个档案馆各自为政,有着相当大的独立性和自主权,有关档案管理的方方面面都由自己决定,并没有哪一个上级机关要求它应该做什么,应该怎么做,这一点和中国有着相当大的不同。这种管理体制非常灵活,非常自由,没有条条框框的限制和禁锢,有利于因地制宜充分发挥各个档案馆的积极性和主动性。

    (二)美国档案馆的志愿者服务非常普遍。在美国,有很多的志愿者活跃在各种档案馆里。美国的档案馆里工作人员不多,档案收集、整理等很多工作都是由志愿者承担的。志愿者有的来自于大学校园相关专业的学生,比如密歇根大学本特利历史图书馆里就有很多密歇根大学的学生担当志愿者,但是更多的志愿者来自于社会上的退休人员。在美国,人们普遍认为档案工作是在保存和拯救历史,是一件很有意义、很有价值的事情,人们以从事档案工作为荣。

    (三)档案捐赠是美国档案管理很重要的一个特色。美国的档案馆很多馆藏都来自于社会各界的捐赠。档案馆服务社会,得到社会的认可,社会也乐于将自己保存的档案资料捐赠给档案馆,提供给更多的人利用。档案馆非常注重这方面的工作,他们通常会积极主动地调查研究社会的利用人群和利用需求,并和相应档案的保存者进行联系,使其自愿将档案捐赠给档案馆,同时签订档案捐赠协议,确保档案的开放不局限在小范围里,而是面向整个社会,为整个社会服务。

    (四)美国的档案管理思想非常注重以人为本,一切皆从利用者的角度出发。美国的档案利用是不收费的,而且手续简单,只需填写一份登记表就可以了。档案作为一种公共资源,它利用的大门向所有人敞开。世界各地的人们都可以通过互联网或者亲自到馆里来利用它的档案资料,没有任何门槛。美国的档案整理和中国有着极大的不同,有关某一主题的档案文件全部放进一个大纸箱子里,绝不会进行装订,这样就在最大程度上保护了档案的原貌,也有助于保证利用者接触到的是第一手资料。在哈佛大学燕京中文图书馆我们甚至看到,几个世纪前的善本、孤本的原件都直接提供给用户利用,保证用户接触到的是原始信息。美国的档案馆建筑设计非常人性化,它充分考虑到各种利用者的方便,比如档案馆的大门和内部的门,但凡是利用者会使用的,都设计有自动门和残疾人专用按钮,并且所有的门都是向外开,以利于残疾人使用和紧急情况下逃生,事实上美国所有的公共场所也都是这样设计的。美国的档案馆设计还非常注重给本馆的工作人员和前来利用档案的用户提供一个完美的环境,无论是工作人员的办公室还是用户阅览室,都应接触到阳光和自然的景物,比如本特利历史图书馆的档案阅览室就面对着一大片山坡和草地,非常安静与惬意;从肯尼迪总统图书馆的阅览室望出去,能看到蔚蓝的大海和波士顿最美的城市天际线;而美国国家档案文件中心为了满足职员们与阳光亲密接触的需求,设计了一个非常漂亮的天顶,同时它的所有建筑都不超过周围树木的高度,就是为了不让这么一座办公大楼打扰周围社区居民平静的生活,哪怕是视野的平静,它的小礼堂还被周围社区居民举办各种活动所免费使用。美国的档案馆都会免费提供各种信息指南,一般都有免费的饮水、复印、扫描和上网服务。

    (五)依托于互联网的美国档案利用,是让我们印象最为深刻的。计算机和网络在档案管理诸多业务领域中的运用相当普遍,并发挥着重大的作用。我们所参观的档案馆,无论是在密歇根,在华盛顿,还是在波士顿,无论是国家档案馆,还是学校档案馆,都在互联网上建立有自己的网站,对自己的馆藏介绍得非常全面非常细致,并有非常完善的服务。借助于互联网,你不仅可以了解一个档案馆的基本情况,检索到这个档案馆的全部馆藏,甚至还可以发电子邮件同档案馆的工作人员进行交流和寻求帮助,这样就在最大程度上扩大了档案利用的范围,尽最大可能发挥档案的价值。

    我们在档案馆还看到,有相当多的利用者都是搞研究工作的。美国人做学问非常讲究利用第一手资料,这和我们中国有很大不同。中国人做学问喜欢去图书馆,而美国人喜欢去档案馆,中国人却往往想不起档案馆来。美国人的这种学风值得我们学习。

    二、广泛地了解了美国的社会和生活

    在美期间,我们访问了美国的一些历史文化名城,如华盛顿D.C.、费城和波士顿等,对于美国的历史有了更加感性更加直观的了解。我们还切身体验了美国的校园生活、美国的城镇和大都市生活,对于其校园内设施的完备和便利、对于其城镇环境的优美和生态的保护、对于其完善的法律制度和诚实守信的市场环境都有非常深刻的感受。美国的密歇根大学坐落在一个小镇上,和整个城镇融为一体,校园分为三个校区,占地面积很大,学校提供免费班车,任何人都可自由乘坐。免费的宽带上网服务覆盖整个校园,各个图书馆和多媒体中心都可供任何人免费利用,你可以借阅任意数量的书籍、任意使用电脑和其他各种设备,也可以免费打印复印各种材料。我们曾在学校的多媒体中心体验过一个三维实验室,视觉效果令人震撼;他们的立体打印机,可以通过电脑发出指令,用石膏打印出各种立体的模型来,让人大开眼界。美国人非常注重环保,整个美国的自然环境非常优美,遍布森林和草地,到处都有松鼠在草地上玩耍,偶尔还能看到小鹿在林间漫步。我们去的时候适逢金秋,各种树木的色彩非常丰富,红的、绿的、黄的,把深秋的美国装点得分外绚烂。美国有着完备的法律制度,其发达的市场经济在法治的轨道上平稳运转。在美国的市场里购物不必担心会买到假冒伪劣产品,也不用担心售后服务问题。美国的商品一般都实行若干天内无理由退换货服务。

    我们还访问了美国一些著名的艺术、自然、历史和科技博物馆。对美国的文化、历史和科技发展有了很感性的认识。有一点给我们以很深的印象,那就是美国人的档案意识非常强烈,他们非常注重保留自己社会生活的点点滴滴方方面面。美国虽然历史很短,却建立了大量的博物馆,把各个历史时期社会生活的原生态都搬进博物馆保存起来。美国的孩子们从小就接受这种博物馆教育,对自己国家的发展和时代的变迁会有非常直观的了解。还有一点也非常令人感叹,那就是美国的博物馆大部分是免费的,它们被视为公共资源,向所有的人敞开大门,而且还有免费的博物馆指南供人自由取阅,有时还会碰到志愿人员极为热情地为参观者免费讲解。

    三、进一步促进了中美两国人民的交流和理解,增进了友谊。

    中国中青年档案干部赴密歇根大学进行档案管理现代化培训,这已经是第三批了。在培训期间,我们还曾三次被邀请去美国朋友家中做客,开过两次Party。中美档案同行在一起共同学习了两个星期,度过了非常愉快的一段时光。随后在波士顿也曾被美国朋友邀请去家中做客。访美期间,我们还新结交了许多档案同行。我们和新朋友老朋友共同交流了档案管理工作的经验,介绍了双方国家的情况,也交流了中美两国之间存在的很多差异,促进了彼此的沟通和理解,尤其是和密歇根大学本特利历史图书馆的友谊愈加浓厚。档案这条纽带把中美两国人民联系得愈加紧密。

    此次赴美培训,结合了外方专家授课、参观、体验、作论文、参加研讨会等多种形式。学员们和美方充分展开互动,从多个角度、各个层面全方位地了解了美国的档案工作,既有理性认识,又有感性认识,印象非常深刻。尤其是此次培训中安排了中美档案管理高级研讨会, 使学员们从更高的层次上和美方展开了交流,双方有了更进一步的沟通和了解,收效尤为明显。此外,在一个月的培训过程中,学员们充分利用所处的纯正英语环境,抓住一切机会尽可能地多听多说,英语的口语和听力水平有了很大提高,运用双语工作的能力和信心也有很大增强。这一切必将会对今后的工作有很大帮助。学员们普遍反映这次培训内容丰富、形式灵活、效果显著。建议今后继续为青年档案干部创造机会,多开展类似的培训,使年轻人更快更好地成长起来,为国家档案事业的发展做出更大的贡献。

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