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用“10号令”规范企业归档工作——北京市档案局贯彻实施“10号令”
用“10号令”规范企业归档工作——北京市档案局贯彻实施“10号令”
作者:北京市档案局 张益民  赵丽萍 来源: 经济科技司 2014年01月26日

   

 北京市档案学会企业档案工作学术委员会组织30余家会员企业宣贯10号令

                        北京市召开10号令宣贯会

                   燃气集团牵头组织市政企业协作组宣贯10号令

 

    贯彻落实国家档案局”10号令”(以下简称““10号令””)精神,开展企业管理类档案保管期限表(以下简称企业档案保管期限表)编审工作,是规范企业归档工作,强化档案基础管理的重要举措,是丰富企业室藏资源、优化室藏结构、建设国家档案资源体系的有效保障。为此,北京市档案局采取一系列措施,全力推进市属国有企业档案保管期限表编审工作。

 

强化组织领导

 

北京市档案局将贯彻实施“10号令”,开展企业档案保管期限表审查工作,作为北京市档案局近两年重要任务予以部署。这为推动档案保管期限表编审工作提供了有力的组织保障。

一是北京市档案局主要领导多次听取专题汇报,研究工作方案,提出工作要求,对档案保管期限表的编审组织工作做出指示、批示,并督促落实;二是建立审查工作机制。成立市属国有企业档案保管期限表审查工作机构,由主管副局长任组长,相关业务处负责人任副组长,有关人员参加。确立了主业务处室初审、有关业务处室复审、局领导终审的环环相扣、相互制约的三审工作机制,明确了每个审查环节的相关处室与人员的各自责任,做到了分工合理,责任到人;三是将此项工作作为重点任务,列入了局年度折子计划,明确任务,落实责任部门,规定完成时限,并进入局办公室督查范围,通过日常督促检查措施,促进相关任务的落实;四是主业务处室将此项工作作为本处重中之重的任务,制定任务分解计划,定期检查进度,沟通指导情况,协调解决问题,做到了每季度有部署,每月有考核,每日有落实。

 

及时部署落实

 

早在“10号令”颁布前,北京市档案局就在国家档案局的指导下,着手开展了市属国有企业文件归档范围和档案保管期限表的情况调研,针对共性问题和企业文件形成规律,研究起草了全市企业文件归档范围和档案保管期限有关规定,并召开专题座谈会,征求市属国有企业档案部门的意见,经修改形成了初稿。“10号令”颁布后,市档案局又马上研究贯彻落实意见,于20131月印发通知,要求市属国有企业档案部门,各区县档案局认真贯彻落实。

市档案局很好处理了前期工作与贯彻落实“10号令”的关系,要求主管处室认真比对,找出初稿中“10号令”未涉及到的、但又是全市国有企业应归档的文件类目,归纳为企业文化建设、招投标管理、维稳工作、集体合同订立实施等9个方面,在下发通知中要求档案部门一并执行,更紧密地结合实际,贯彻落实国家档案局“10号令”精神。

同时,进一步细化了编审责任。要求市属国有企业档案部门既要负责编制本企业档案保管期限表,又要按照隶属关系同步指导所属企业开展编制工作。列入市档案馆档案接收范围的国有企业档案保管期限表必须要报送北京市档案局审核同意后执行。要求各区县档案局要根据本地区国有企业实际情况,指导、审查区属国有企业的档案保管期限表。

此外,还明确规定了完成编审工作的时限。即:列入市档案馆档案接收范围的各国有企业要在201312月底完成档案保管期限表编制、报送工作。各区县档案局要于201412月底前完成列入区县档案馆接收范围企业的档案保管期限表的审核工作。

通知下发后,市属国有企业档案部门、各区县档案局按照北京市档案局通知要求,全面启动企业档案保管期限表编审工作。绝大多数市属国有企业迅速制定了工作计划与实施方案,按照统一领导、分级负责的原则,全面开展了本企业档案保管期限表编制工作,同时也在所属企业宣贯“10号令”,同步部署编制工作。

 

全面强化指导

 

一是集中指导与分类指导相结合。首先,较早地开展宣贯工作。在“10号令”正式实施的一个月内,北京市档案局就组织召开“10号令”宣贯会,请起草人亲自向各有关市属国有企业档案工作主管领导以及档案人员、各区县档案局领导和业务指导部门负责同志集中解读“10号令”以及企业档案保管期限表编制方法与要求,使各级档案部门从整体上了解和把握了“10号令”。北京市档案局领导在会上强调了开展此项工作的重要意义,对全力做好编制、审查工作提出了要求。宣贯会的及时召开,对全面推进全市国有企业档案保管期限表编制工作起到了重要指导作用。其次,以档案工作协作组为单元,按类别、分系统实施分类指导。主业务处室分组织召开专题业务会,集中解答各企业在编制档案保管期限表过程中遇到的疑难问题,针对共性问题,开展研讨,提出共同遵守的处理原则,深入探讨行之有效的工作举措,引导各有关单位在编制档案保管期限表时,要把着力点放在企业内设业务部门的归档范围与保管期限的编制上,将反映企业主要职能活动以及涉及企业与职工利益的文件材料全部纳入归档范围。实践证明,集中指导与分类指导相结合的方法,满足了基层档案部门需求,指导更加具有针对性和实效性。

二是拓展指导范围。针对一些市属国有企业档案部门不了解各业务部门工作,难于推动档案保管期限表编制工作的现状,北京市档案局业务指导人员主动将指导对象延伸到企业内设业务部门,与企业档案部门人员、业务部门人员一同按照各部门职责,逐一研究确定每一个部门的每类文件的归档范围和保管期限。虽然增加了市档案局指导人员的工作强度,但使各企业更加充分理解和严格执行“10号令”各项要求,达到了从“源头”有效控制归档范围的完整性,确保编制质量的目的。

多措并举的深入指导取得良好效果。一方面,进一步提高了国有企业领导对档案工作的重视程度,进一步增强了全员档案意识,提升了国有企业档案人员的组织协调与业务能力;另一方面,也使北京市档案局业务指导人员进一步加深了对企业管理及档案工作规律性的认识,提升了履职能力。

 

创新工作方法

 

一是实施计划管理,节点控制。市档案局指导市属国有企业档案部门结合实际,逐一制定了本企业档案保管期限表编制工作计划,并商定了初稿的送审时限。各企业以此计划倒排工期,抓紧开展编制工作;市档案局主责处室按其计划检查编制工作进度,督促报送企业档案保管期限表初稿,并及时反馈修改意见。对逾期未报的单位及时催报,限时完成,并积极协调帮助解决各种问题,确保了企业档案期限表编制工作处于受控状态,有序推进。

二是层层控制,把住质量关。企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作是一项打基础、长远的重要业务工作,要确保编制质量,各企业业务部门必须广泛参与,为此还推行了“两上两下”编制方法。

“一下,是指国有企业各业务部门按照其工作职责梳理文件种类,列出形成文件名称,初步标明归档文件范围和保管期限,形成部门分表。“一上”是由国有企业档案部门对各部门提交的分表,对照其各自职责,分别提出修改意见。“二下”则是各业务部门按照档案部门的意见,对本部门的分表进行认真修改完善,做到应列尽列。“二上”是档案部门对上报的各部门分表,再次进行审查修改,并从整体上予以调整、归类、排列,形成本企业文件材料归档范围和档案保管期限总表。这种方法有效提升了业务部门的责任意识和参与度,对保证编制质量起到了控制作用。

同时,在指导、审查工作中设立了四道关口,将质量审查责任逐级分解,落实到人,严把审查质量关。

一是严把归档范围审核关。严格审核企业档案保管期限表所列归档范围是否涵盖各项工作职责、工作流程与岗位,涉及企业利益与职工权益的归档文件是否全部纳入归档范围,这道关口为档案保管期限表顺利通过审批的前置条件;

二是严把档案保管期限审核关。严格审核其划定的保管期限是否符合“10号令”规定的要求;

三是严把编制体例审核关。推行以国有企业内设职能部门为单元编制,经修改完善后汇总形成总表的做法,同时,全面考虑国有企业各部门工作职责与归档文件所反映的问题特征,严格审核档案保管期限表的格式是否符合“10号令”的要求;

四是严把文字审核关。严格审核文字表述是否准确、严谨、统一。

审查标准是,各企业编制的档案保管期限表通过这四道关口后才算质量合格。严把质量关,将使北京市档案局审查通过的企业档案保管期限表在今后的执行过程中经得住实践和历史的检验。

 

树立示范样板

 

截至2013年底,在市档案局的监督指导下,75家市属国有企业全部报送了企业档案保管期限表初稿。经初步审查,大部分企业的档案保管期限表质量不理想,为帮助市属国有企业做好修改完善工作,提高编审效率,北京市档案局采取“优先指导,优先扶植,优先审批,适时推广”的方法,以各档案工作协作组为单元,遴选档案工作基础扎实、企业档案保管期限表编制质量较高的国有企业予以重点指导,认真审查。目前,已基本形成一些质量相对较高的、代表各类企业的档案保管期限表示范样板。2014年初,市档案局将分类召开会议,向不同行业的企业推广不同的示范样板,逐条讲解这些规范的保管期限表的特点,引导全市市属国有企业档案部门学习样板,准确把握编制工作的重点与方法,加强编制质量控制,提高编审效率,达到以点带面、事半功倍的效果。

回顾企业档案保管期限表编审工作,我们有三点体会。一是要积极争取国家档案局的监督指导,及时了解掌握上级精神,准确执行“10号令”。在过去的一年,北京市档案局在此项工作中,多次得到国家档案局经科司指导与帮助,使我们获益匪浅;二是要强化培训指导,使国有企业档案部门深刻理解“10号令”精神,全面掌握编制工作要求,促进质量提升;三是要增强责任心、使命感,从源头控制国家档案资源质量的需要出发,严把指导、审核关,要注重提高指导的针对性和实效性,切实帮助国有企业解决档案保管期限表编制工作中遇到的实际问题;四是要采取典型引路,以点带面的方法,提高工作效率,加快工作步伐。

2014年,北京市档案局将在国家档案局的监督指导下,认真学习兄弟省市档案局贯彻落实国家档案局“10号令”的经验,进一步采取有效措施,加强对企业档案保管编制表工作的指导,在严格控制质量的前提下,力争全面完成市属国有企业档案保管期限表的编审工作。

责任编辑: 国家档案局