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旧貌换新颜 兰台谱新篇
旧貌换新颜 兰台谱新篇
——党的十八大以来审计署档案工作呈现新气象
作者:朱雅珊 来源: 《中国档案报》 2017年10月09日

    近年来,随着中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》和《国务院关于加强审计工作的意见》相继出台,审计档案工作迎来了重要的发展机遇期。审计署紧紧围绕党中央决策部署,深入学习贯彻党的十八大以来历次全会精神和国家档案局相关文件要求,以新发展理念统领档案工作全局,档案管理水平取得了显著提高,档案制度化、信息化、科技化呈现出可喜的新气象。

    档案库房建设展现新面貌

    走进审计署办公厅档案处,昔日昏暗逼仄的档案库房和堆积如山的铁皮箱柜已然不见踪影,取而代之的是宽敞明亮的办公室,整洁高效的电子密集架,功能完备的阅卷室、整理室、数字化室……档案员轻触控制台,一排排密集架整齐有序地滑动开来,精准地停靠在指定位置,调阅档案变得轻松便捷。

    谈起档案处这几年的变化,工作30余年的“老档案”马荣春感慨良多。一年前,档案处的3位同志还挤在十几平方米的办公室,简易的玻璃墙将办公、库房和阅览“三室分开”,成百上千节铁皮柜高高低低地码放其中,狭窄的过道只能容一辆小推车通行。机关院内的库房不够了,就借用直属单位的房间,甚至占用老干部活动用房,造成档案分散地存放在2地3处4库。遇到暴雨雷电天气,老马的心就提到了嗓子眼儿,生怕临时库房发生意外。

    2014年,新办公楼档案用房开始建设。为做好设计规划工作,档案处找来《档案馆建筑设计规范》等相关文件,认真学习研究,并结合自身实际编写了4万余字的新办公楼档案用房需求报告、档案用房布置注意事项等具有较高操作性和实用性的文件。档案处先后多次前往施工现场进行勘察,专门邀请国家档案局馆室司领导进行现场指导,确保档案用房的顺利建设。2016年3月28日,建署以来规模最大的档案搬迁工作浩浩荡荡地开始了,两天时间内,2500节柜(箱)、100车次的档案资料被安全有序地搬进新库房。

    新档案用房相对集中,自成一区,总面积由原来的不足400平方米扩展为1000余平方米,其中库房面积达800余平方米,最大的库房300平方米。在“三分开”的基础上,进一步将档案用房细化为4个大型库房,以及办公室、阅览室、整理室、电子档案室、照片档案室、资料档案室、绝密档案室、数字化室等10个功能用房,兼具办公、整理、存储、查阅、数字化等多种用途。

    “好马配好鞍”,高标准的档案用房,当然要配备专业先进的档案装具。档案实体库房安装了专业的电子密集架系统,电子档案室购置了防磁柜、智能光盘柜,大库房还专门预设了缓冲间,5部精密温湿度空调确保库房常年恒温恒湿。库房的安全防护均采用了先进的气体灭火装置,每个房间都按保密要求配备了物理安全保密防护设施和涉密载体安全防护,走廊、通道、门窗等位置均安装了视频探头,实现24小时全方位无死角监控。相较之前低端简易的档案装具,新建档案用房的设施有了质的提升,用档案员自己的话来说就是“鸟枪换炮”了。审计署档案用房建设中的经验做法得到了国家档案局的充分肯定,并在中央和国家机关档案工作会议上做了题为《当好档案基础建设的“需求者”和“监理员”》的典型发言。

    档案制度建设迈上新台阶

    “龙衮九章,但挚一领”,制度建设是提升档案管理水平的有力抓手。为夯实审计档案基础工作,提升档案管理规范化、科学化水平,审计署将制度建设作为推进档案科学管理的“先手棋”,持续加大档案制度“立改废”力度,促进档案规章制度的不断细化完善。2012年,审计署与国家档案局联合制发了《审计机关审计档案管理规定》,对全国档案工作的规范开展具有重要的指导意义;2013年,集中修订了《审计署审计文件材料立卷归档操作规程》《审计署审计档案保管期限规定》和《审计署机关档案借阅管理办法》,下发了《审计署办公厅关于进一步规范审计档案管理工作的通知》,对审计署机关接收、管理特派办审计档案做出了明确规定。2014年,印发了《审计署办公厅关于审计文件材料归档有关事项的通知》,进一步明确了涉密审计文件材料的归档要求。2015年,对现行的12项制度进行逐一清理规范,形成了《审计档案管理规定(2015版)》,并向全国审计机关下发施行。2016年,对2015版规定再次进行了修订完善,重点细化了审计现场文件资料归档范围,强化了对完整性和归档时限的管控力度,并根据国家档案局新出台的《归档文件整理规则》,调整规范了审计署文书归档办法,使之更加符合国家档案行业标准。

    档案理论研究结出新硕果

    “穷理以致其知,反躬以践其实”。科技理论创新是档案实践工作的先导,对档案工作的开展具有重要的指导意义和引领价值。近年来,审计署高度重视档案科技工作,下大力气提升档案理论研究水平,并于2015年首次获批国家档案局《新形势下审计档案信息资源开发利用研究》(审计署办公厅承担)《新常态下的大型审计项目档案归档模式创新研究》(审计署驻郑州特派办承担)两个科技项目,实现审计档案科研项目“零的突破”。课题研究得到了署领导的高度关注和大力支持,成立了专门的课题组,向全国省级审计机关发放调查问卷3000余份,做了大量深入细致的统计分析工作。审计署办公厅前往青岛市档案局、江苏省审计厅、南京特派办等单位进行实地调查走访,深入挖掘审计档案理论与现实价值,剖析审计机关档案开发利用现状及问题成因,提出改进审计档案工作的合理化建议。经过1年的调查研究,顺利完成项目结题,形成丰硕的研究成果。其中,《全国审计机关审计档案开发利用情况调查问卷分析报告》《审计档案服务国家治理价值探究》等7篇学术论文,分别在《中国审计》等全国核心期刊发表,并取得了1项实用新型专利。署领导对研究成果做出批示:“课题研究取得了较好成果,希望做好成果转化工作,力争档案管理工作上新台阶。”科技项目研究填补了审计档案较高层次理论研究的空白,提升了审计档案在国家专业档案管理领域的影响力,对今后加强新时期审计档案开发利用工作具有重要的指导意义。

    档案信息化建设开启新征程

    习近平总书记指出,没有信息化就没有现代化。审计档案信息化是未来发展的必然趋势。为深入贯彻中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,落实署领导对档案工作的指示批示,推动审计档案信息化建设和各项管理工作上层次、上水平,2015年,审计署经过积极申报,成功获批全国首批数字档案室建设试点单位,开启了审计档案信息化建设新征程。审计档案工作坚持“当年接收、当年扫描、当年网上阅览”。两年来,先后啃下了3万余卷(件)档案数字化扫描的“硬骨头”,实现纸质档案数字化完成率100%,预计今年年底完成数字档案室一期建设任务,并及时总结经验,逐步向全国18个特派办推广部署,最终形成全国审计档案信息资源交流共享的良好局面。

    近5年来,审计档案工作取得的成绩和进步,得益于国家档案局的专业指导,离不开全国近千名审计档案工作者的辛勤耕耘和默默奉献,是审计署党组深入学习贯彻党的十八大以来历次全会精神的生动体现。“凡事过去,皆为序章”,未来档案工作依旧是成绩与困难共生,机遇与挑战并存,审计署档案工作必将乘风破浪、砥砺前行,百尺竿头更进一步,走好下一个5年乃至更长远的征程。

    原载于《中国档案报》2017年10月2日 总第3126期 第一版

责任编辑: 段立琳