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努力超越 追求卓越
努力超越 追求卓越
——党的十八大以来国家电网公司建设项目档案工作成绩显著
作者:周 峰 姬广鹏 来源: 《中国档案报》 2017年10月31日

    党的十八大以来,国家电网公司建设项目档案工作秉承“服务中心、强基固本、创新发展、持续提升”的总要求,坚持“建精品工程、创一流档案”,突出抓好工作组织与运行机制建设,全面推进激励约束机制与信息化建设,积极开展档案利用与宣传工作,持续加强档案安全管理,取得了较好成绩。2013年以来,公司16项重大电网建设项目均一次性通过国家档案局档案验收。“向家坝——上海直流、晋东南——南阳——荆门交流”特高压工程等11个工程项目被评为全国建设项目档案管理示范工程。

    扎实的基础工作和积极的档案服务,使公司建设项目档案在电网建设与企业发展过程中发挥了不可替代的作用,受到上级领导和本单位领导的高度评价。2017年8月,国家档案局局长李明华在公司《关于档案工作全力支持四川九寨沟地震电力抢险有关情况的报告》上批示:“这是档案工作及时发挥作用的典型事例。”公司董事长、党组书记舒印彪在国网办公厅《走在抢修队伍的前面——关于档案支持四川抗震抢险情况的汇报》上批示:“此事很有意义,望坚持做下去。”

    突出组织机制建设 实现制度贯通

    组织体系是建设项目档案管理工作网络和责任体系建设的关键,协调高效的运作机制是建设项目档案管理顺利推进的重要依托。公司高度重视组织机制建设,并以通用制度的手段固化管理要求,确保建设项目档案组织管理与业务标准化管控的统一。

    构建重大项目档案工作三级组织体系。5年来,公司建设项目档案工作将组织体系建设放在突出位置,明确“谁主管、谁负责”原则,重大建设项目在总部、属地单位、工程现场分别组建相应工作组织,形成三级组织网络。总部成立由办公厅、工程建设主管部门、相关职能部门参加的项目档案工作协调小组。在工程管控方面,成立由办公厅、工程建设主管部门、各属地单位参加的档案工作组。在工程现场,成立由业主项目部、设计、施工、监理参加的档案质量管控与工作推进小组。覆盖各管理层级、各参建主体的档案工作组织,使各项决策部署能够迅速贯彻落实。

    形成科学高效的运作机制。在健全的组织之下,根据建设项目档案所涉各方的权责分配、工作方式,特别是工程管理模式,明确重大建设项目档案工作“总部统筹组织、专业机构业务督导、属地单位主体负责、参建单位执行落实”的工作机制,充分发挥国网交流、直流建设分公司工程档案专业管理优势,委托其对公司重大建设项目开展档案业务统一指导和质量控制。依据属地单位项目建管责任主体的定位,明确其属地范围内项目档案质量第一责任人的角色,有效强化其责任意识并最大限度调动其资源服务于建设项目档案工作,形成了“专业指导+属地资源”的工作模式。在公司近年来大规模的电网建设中,确保了项目档案工作始终与电网发展相适应、相同步。

    大力推行通用制度。公司建设项目点多面广、参建单位复杂、电压等级差异大,为保证档案工作政令畅通、管控到位,2013年以来,公司积极开展通用制度建设,持续提高业务标准化水平,先后印发《国家电网公司档案管理办法》《关于进一步加强重大电网建设项目档案管理的意见》《关于进一步加强农网改造工程项目档案管理的意见》等通用制度,对建设项目各方的项目档案工作界面、流程环节,以及档案的分类整理、归属流向、格式标准、安全保管等进行详细规定,并抓好宣传贯彻和检查等工作,确保制度贯穿各个层级区域,不走形、不变样。

    重大电网项目采取专项规范。公司编制单项工程的档案工作手册,细化业务标准,先后编制了《特高压交流工程档案管理手册》《特高压直流工程档案管理手册》《抽水蓄能电站工程档案管理手册》《农网改造工程项目档案归档范围与保管期限表》等,发放至各层级建管单位、参建单位,并抓好技术交底培训,确保业务规范能够被熟练掌握。同时,由国网交流、直流公司实施档案质量控制与巡查督导,形成自始至终的统一标准控制。

    实行三级激励 强化信息化支撑

    科学的激励约束机制是现代企业治理的重要内容,也是开展好建设项目档案工作的必要手段。公司坚持领导层、管理层、业务层“三级激励”,同步约束,并辅以“纵向到边、横向到底”的信息系统,实现建设项目档案信息数据的网络共享与在线监测。

    公司将领导层的激励作为首要内容,实施单位档案工作整体评价与建设项目文件归档专项评价“双重激励”,并与企业负责人业绩考核指标联动;将本单位档案安全、规范管理纳入各单位企业负责人年度业绩考核,由上级单位档案部门考核评分;将建设项目文件归档管理纳入工程管理评价指标体系,由上级建设主管部门考核评分。

    注重管理层与业务层面的规制约束。印发《国家电网公司档案考核评价办法》,将档案业绩考核指标细化为5大部分40多项指标,其中建设项目档案相关指标为重中之重,占据约20%的内容。在工程项目管理中,将档案管理要求等纳入合同条款,将工程文件及时归档移交作为参建方工程支取工程费用的前置性环节。同时加强项目档案日常巡检和自查验收工作,档案部门、建设主管部门联合组织实施,并督导问题整改工作,确保整改到位、流程闭环。

    建设覆盖总部、省、市、县级单位4个层级的档案管理信息系统(数字档案馆)。在系统中统一制定建设项目档案分类规则、代码设置、文件格式、归档环节,实现业务平台、工作界面、规范标准、技术支撑的“四统一”,推动建设项目档案数据库从过去的“信息孤岛”,变为一个贯通各层级的“数据资源池”,为大规模的数据开发与价值挖掘、资源共享打下坚实基础。

    推进文件离线归档及其与业务系统的耦合。研发与档案信息系统完全对接的离线客户端,参建单位可定期输入数据,通过质量检测后,直接导入公司档案信息系统。强化与业务系统的耦合研究,探索业务数据归档流程的自动检测、提醒、校验,逐步实现一键同步归档。

    深化档案利用 创新媒体传播

    档案的价值关键在用。公司充分挖掘建设项目档案价值,全面服务中心工作,并抓好档案价值传播,有效提升工作影响力。

    有效服务工程管理、电网运维和企业依法治企工作。2013年以来,通过工程项目档案验收自查等,梳理工程管理流程中的问题1000多处,及时反馈建设项目管理部门,以规范的档案管理促进了工程管理精细化。在2013年四川雅安地震、2016年福建“莫兰蒂”台风,特别是2017年8月8日四川九寨沟地震抢险中,档案部门及时研判抢险需要、主动了解利用需求、高效服务应急抢修,受到公司和国家档案局领导的高度评价。同时,在近年来工程领域稽查、各类审计过程中,建设项目档案得到高频次利用,为顺利完成各项工作提供了有力支持。

    运用“互联网+档案”开展档案宣传。开发上线“国家电网档案”微信公众号,变传统“单通道”输送为“全媒体”传播,在宣传实践中发挥了重要作用。如2017年8月8日四川九寨沟地震后,国网办公厅围绕抗震救灾这一急难任务,24小时内就在“国家电网档案”微信公众号以图文并茂的形式发布了档案应急服务电网抢险的工作信息,并在《国家电网报》及电网头条微信、《中国档案报》等媒体上迅速刊发相应报道。“国家电网档案”微信公众号上线3个月以来,先后刊发建设项目档案相关信息15篇,有效推动了建设项目档案先进经验的共享传播。

    抓好硬件建设 稳固安全底线

    作为电网企业档案的重要组成部分,电网建设项目档案以其工程体量大、案卷总量多、涉及内容全等因素,成为公司档案保管和安全控制的重中之重。

    高标准建设公司档案馆,设立专门档案库房,集中保管公司特高压工程和其他重大工程项目档案。库房采用射频识别(RFID)、门禁认证等手段,网络利用采取全流程实名监测方式,确保实体与信息安全。目前已进馆三峡输变电工程项目档案、特高压工程项目档案等达到13.2万卷。对建设项目珍贵历史档案进行集中管控,积极征集各单位项目建设过程中产生、由各单位保存的珍贵档案,《1948年中国电网地理接线图》,以及丰满电站、新安江水电站项目产生的部分珍贵历史档案陆续进馆。将档案库房标准化和智能库房建设纳入公司档案工作“十三五”规划,采取试点先行的方式,大力开展智能库房建设,为建设项目档案的安全保管与智能化管理提供支撑。

    在党的十九大精神指引下,国家电网公司建设项目档案工作将继续创新开拓、务实进取,为国家电网公司创建“两个一流”(世界一流电网、国际一流企业)、推动我国央企档案事业持续提升作出新的更大贡献。

    原载于《中国档案报》2017年10月30日 总第3136期 第一版

责任编辑: 段立琳