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国家档案局办公室转发《天津市档案局关于重大建设项目档案工作情况的报告》的通知
国家档案局办公室转发《天津市档案局关于重大建设项目档案工作情况的报告》的通知
作者: 来源: 2012年11月30日

档办发〔2012〕2号

各省、自治区、直辖市档案局,新疆生产建设兵团档案局:

    近年来,天津市委、市政府高度重视建设项目档案工作,成立了天津市重点建设项目档案工作领导小组,统筹协调,组织推进天津市建设项目档案工作。天津市档案局积极服务社会经济发展的大局,围绕全市重大项目建设,着力加大监管力度,紧密跟踪项目需求,不断创新工作方式,努力提高服务水平,推动重大建设项目档案工作取得了显著成效。

    目前,众多建设项目正以“建精品工程,创一流档案”作为项目建设和档案管理追求的目标,积极参与创建“全国建设项目档案管理示范工程”活动,努力实现档案管理与项目建设的协调发展。各级档案行政管理部门要进一步加大工作力度,不断提升对建设项目档案工作的监管能力和服务保障水平,持续推动建设项目档案工作的科学发展。

    现将《天津市档案局关于重大建设项目档案工作情况的报告》转发给你们,供参考借鉴。

国家档案局办公室

2012年7月11日

天津市档案局关于

重大建设项目档案工作情况的报告

    近5年来,在市委、市政府的领导和国家档案局的指导支持下,我市重大建设项目档案工作成效显著。市重大建设项目档案登记591个,140个项目通过了档案专项验收,项目档案登记和验收合格率连续四年达100%;2007年和2012年分别召开了天津市重点建设项目档案工作推动会和天津市重大建设项目档案工作会议;出台了16个有关项目档案工作的规范性文件;在滨海新区举办了4次全市重大建设项目档案咨询服务活动,为市、区县两级1500个项目约3000余人提供了服务,免费发放服务手册、光盘3000余册;召开了7次重大工业项目档案说明会,组建了涵盖218个重大工业项目的6个档案工作协作组;召开了4次重大建设项目档案研讨会,4次重点建设项目档案交底会;每年举办项目档案培训,累计培训人数达1400余人次;每月组织一次集中服务日,累计服务约500余人次;编辑天津市重大建设项目档案工作简报12期,刊发相关信息72条,推出了项目档案网上登记和上门登记等多方位的服务措施。

    回顾5年来工作实践,我们逐步清晰和坚定了工作的总体思路:紧密围绕全市经济社会发展这个中心,树立为重大建设项目服务就是为全市发展大局服务的理念,与市有关项目主管部门紧密配合,形成档案工作协调机制,以“建精品工程,创一流档案”为目标;以“项目建设需求”为着力点,不断创新工作方式,及时跟进服务,千方百计为建设单位排忧解难,积极推进项目档案规范化管理。按照国家档案局对项目档案工作的要求,我们主要做法有以下几点:

    一、加强领导,协调各方

    一是建立工作机制。2007年成立了由分管城市建设的市政府副秘书长任组长,市发改委、市建交委、市档案局负责同志组成的市重点建设项目档案工作领导小组,统筹协调全市建设项目档案工作的组织管理。领导小组下设办公室负责具体工作,为全市重大建设项目档案管理奠定了强有力的组织保障。

    二是我们与市发改委、市经信委、市国资委、市建交委、市规划局、市交通和港口局、市中小企业局等有关项目主管部门建立了长期有效的协调沟通渠道。在开展建设项目档案登记、指导、专项验收工作中,这些主管部门及时把项目计划函告我局,参与重大建设项目档案专项验收工作,发挥自身优势,在履行各自职能的同时对项目档案工作提出要求,提供服务。

    三是我们在日常工作中,主动寻求与市有关项目主管部门配合,联合下发文件,共同组织各种会议、培训和相关的活动。并将全市重大建设项目档案工作信息及时通报他们,特别是就项目档案工作中出现的一些难以解决的问题,请他们项目总体验收时,帮助协调解决,共同促进项目建设单位和参建单位主动做好档案工作。所有这些,为有效地开展工作打下了坚实基础。

    二、召开会议,印发文件

    一是以市重点建设项目档案工作领导小组名义,联合市发改委、市经信委、市国资委、市建交委、市交通和港口局、市中小企业局等有关项目主管部门分别于2007年、2012年组织召开了天津市重点建设项目档案工作推动会和天津市重大建设项目档案工作会议。各区县项目主管部门和档案部门负责人、滨海新区各功能区档案部门负责人、承担项目的有关委、局、企业集团项目主管部门和档案部门负责人,近800个单位千余人和有关新闻媒体参加会议。两次会议组织印刷两册20篇经验交流材料。会议上,国家档案局李晓明司长、王燕民副司长、市政府副秘书长和市发改委、市经信委、市建交委的领导分别提出了工作要求。

    二是强化法规体系。5年来,我们加强了对重大建设项目档案的宏观监控,出台了一批重大建设项目档案工作的文件。2007年市政府办公厅转发了《关于进一步加强我市重点建设项目档案工作的意见》,市档案局联合市发改委、市经信委、市国资委、市规划局、市建交委等先后印发了《天津市重点建设项目档案工作管理办法》、《天津市重点建设项目档案工作验收细则》、《加强我市重大工业项目档案工作的意见》、《加强天津市重大交通项目档案工作的意见》、《关于做好二十项重大工业项目档案工作的通知》,市档案局联合市文化中心建设指挥部印发了《关于做好文化中心建设项目档案工作的通知》,市档案局联合天津市对口支援宁强县和略阳县震后恢复重建工作领导小组办公室印发了《关于做好天津市对口支援宁强县和略阳县震后恢复重建档案工作的通知》,市档案局联合市对口支援领导小组办公室印发了《关于做好天津市援疆档案工作的通知》,市档案局印发了《加强区县重大建设项目档案工作意见》,这一系列文件涵盖了我市对重大建设项目档案工作的各方面要求,从强化项目档案主管部门监管角度出发,确立了市档案局的验收主体地位和作用,明确了各方职责;将档案工作切实纳入项目管理环节和工作程序,从项目档案工作的业务规范、监管机制等方面进行细化,对我市重大建设项目档案工作起到了规范指导作用。

    三、明确责任,构建机制

    一是实现重大项目档案监管服务的全覆盖。我们主要监管、服务的建设项目档案管理范围为:每年市委、市政府相继确定了8批市重大工业项目和重大服务业项目、重大交通项目、区县重大建设项目等,这些重点建设项目,涉及工业、能源交通、机场、铁路城市基础设施、小城镇建设、社会事业、商贸旅游等方面。对此,我局责成企业档案管理处,负责市重大建设项目档案监管、服务工作。区县重大建设项目由区县档案部门负责,细化职责,明确分工,强化目标,逐步形成了市、区县联动的工作格局。全市各级档案部门主动跟进项目建设,靠前指导服务,做到项目建设到哪里档案工作就跟进服务到哪里,实现了重大项目档案监管服务的全覆盖。

    二是组建项目档案协作组。我们针对重大工业项目建成后即是一个大型现代化企业的特点,按照投资性质或行业类型组建了6个工业项目档案协作组,搭建了全市重大工业项目档案工作管理网络和联系机制,加强了项目单位与档案部门之间、项目单位之间的沟通联系,起到互相学习借鉴、互相促进的作用。

    三是项目建设单位档案工作机制基本形成。在各项目法人单位上级主管单位的统一领导下,各项目建设单位按照国家和我市对项目档案管理工作的有关要求,不断完善档案管理体制,建立以项目建设单位为中心的工作网络,涵盖项目建设内部、外部的参建部门和单位,使档案工作在项目建设中,横向到边,纵向到底,监督指导渠道畅通,做到统一领导,分级管理,层层落实。

    四、设置机构,强化登记

    一是组建企业档案管理处。局党组针对天津近几年大项目、好项目集中建设的趋势,把为项目档案服务作为经济建设服务的一个重要载体。为强化项目档案监管和服务,在原有业务督导处的基础上,调整组建了企业档案管理处,明确专门负责市重大建设项目档案监督指导工作。并指定专人负责市重点建设项目和重大工业项目。针对建设项目集中坐落在滨海新区的特点,市档案局与开发区、保税区、滨海高新区等档案部门建立了季度协调例会机制,互通情况,共同组织项目档案登记、指导、验收工作。与市城建档案馆配合,在建设单位档案移交归档问题上,强调两条线,项目单位按国家要求保存一套原始完整档案,按城建馆要求移交进馆一套档案,工作中互通情况。面对区县建设项目的迅速崛起,两次组织区县重大建设项目档案工作协调会,要求每年对区县重大建设项目档案登记、指导、验收工作开展情况进行总结,并上报市档案局。

    二是切实抓好项目档案登记。为方便项目单位登记,每年年初对新增重点建设项目和重大工业项目,按照项目责任部门和主管部门、区域、建设规模、内容进行分类,建立项目档案管理数据库。处内按责任分工,分口把关,下发通知,电话联系催办。首先按照项目所属系统、坐落区域的不同,通过区县、建设单位上级主管部门组织各区域和系统进行集中登记;同时为方便人员少、工作忙的建设单位档案登记工作开通网上登记系统,可在网上实现项目档案登记;还主动上门开展档案登记。在我们坚持不懈的努力下,连续5年全市项目档案登记率达100%。

    三是及时开展指导服务工作。千里之行始于足下,项目档案登记作为项目档案工作的敲门砖,对项目档案管理过程控制及验收影响深远。我们对完成登记项目单位,分别组织重点建设项目档案交底会和重大工业项目档案说明会,按照国家档案局对项目档案登记的要求,指导档案人员建立项目档案工作机制,落实各相关部门职责,把档案工作纳入项目建设管理程序,做好流程控制,形成闭环管理与项目建设同步进行。针对新增项目建设初期档案人员少、业务生疏,缺乏对项目档案工作整体认识的现状,我们把交底会和说明会举办地放到通过项目档案专项验收的典型单位召开,现场讲解工作要求,实地观摩项目档案实体和项目档案工作管理过程形成的各种文件材料,增强了广大档案人员的感性认识,使项目档案工作迈出了坚实的一步。

    五、普及培训,持之以恒

    一是持续开展项目档案培训。我们连续5年在市档案局举办了16期项目档案培训班。在授课内容上,一方面按照国家档案局和我市有关项目档案业务标准规范讲解档案收集整理的具体方法;同时注重讲解工程项目建设的规律,并把二者有机地结合起来,使学员能较好地掌握档案的形成规律,快速进入角色。每年我们都要根据业务指导当中经常出现的问题和项目建设管理内容和新技术的应用,不断补充课件内容,在授课前即把课件要点发给学员,课后通过邮箱把课件传给学员,以便他们能集中精力听课,并及时通过网络发布。

    二是深入现场开展培训。结合项目建设各阶段实际情况,进行有针对性的培训,多则四五十人,少则五六个人。边讲解,边帮助他们进行文件分类组卷。同时为他们提供《项目文件归档范围确认管理程序》、《档案整理操作规程》、《应归档文件明细审核单》等档案工作管理范本,请他们结合实际制定相应的管理表单或工作措施。每次培训均不受地域、形式限制,力求使项目单位都有新的收获,真正达到培训的目的。

    六、创新服务,形式多样

    一是开展档案服务月活动。我们坚持多年确定7月份组织“企业、项目档案服务月”活动,其中连续4年在滨海新区、开发区、保税区、高新区举办大型项目档案咨询服务活动,区县设立分会场,市、区县两级联动,同时进行。为市和区县两级的重大项目建设单位及参建单位的档案人员答疑解难,提供业务规范、建档指导。市档案局和项目主管部门领导亲临现场并免费发放服务手册、培训光盘。会场分别设置市档案局、市城建档案馆、滨海新区档案局及开发区、保税区、高新区、档案管理软件、档案装具等11个咨询服务台。我们还将项目档案业务管理流程、项目档案验收细则制成展板做现场讲解,发放重大项目建设档案咨询服务活动意见反馈表,收集了解项目单位的工作需求,延伸指导服务。

    二是深入调研,开展解难题服务活动。市档案局按照市委、市政府“上水平”服务活动的部署,连续4年分别成立了局领导、处室两级30个解难题调研服务组,荣华局长亲自审定调研服务方案,建立68个局领导联系点。围绕全市重大项目建设,深入海河教育园、文化中心、空客A320、北疆电厂等200多个重点项目建设单位,解决项目档案工作中出现的难题,帮助项目单位制定“项目档案管理整合方案”,局领导亲自督办,引起了项目单位领导的重视,提高了项目单位的群体档案意识。项目档案服务得到了建设单位的欢迎和认可。通过我们积极指导服务,一批批项目顺利地通过了档案专项验收,部分工业项目在通过验收不久即申请企业档案3A评估。在为项目审计、环评、安评、投产试运行中提供了大量档案,使项目一次通过竣工验收。有的企业在项目现场赠送锦旗,有的企业到市档案局赠锦旗、送感谢信,给予项目档案工作支持和鼓励。

    三是定期组织集中服务日。为解决日常指导服务中发现的共性问题,提高工作效率,方便服务对象,我们每月确定固定时间组织集中服务日。每到集中服务日,项目建设部门、档案部门的资料员和档案员、参建单位的资料员,有的带未整理文件材料、有的带整理好的案卷、有的带几个整理箱的档案前来咨询,我们从文件材料归档内容的真实准确到文件材料组卷、案卷题名拟写、整理装订、案卷分类排序等逐一演示讲解,问题解决一步到位。每次能接待十几个项目单位,一次服务多个单位共同受益。

    四是利用网络服务。鉴于每位业务指导同志承担100多个项目,且项目建设点多面广,地点偏远的现状,既要方便项目单位,又要提高工作效率。为此推出了网上指导服务,在天津档案网设置重大建设项目档案服务窗口,发布规章标准、档案培训课件和项目档案信息交流等;通过网络邮箱帮助项目单位审核修订规章制度,审查案卷级、文件级目录,并开展网上答疑。不仅提高了服务效率,也受到了项目单位的欢迎。

    七、严细认真,搞好验收

    一是制订落实验收计划。每年年初为了将项目档案工作目标准确地传递给项目单位,落实好工作计划。我们分别召开协作组会,解读目标任务和要求。特别是针对年内竣工项目主要讲解档案专项验收程序、内容,验收申请表的填写及如何拟写申请报告等相关准备的工作。要求项目单位填写档案验收计划表,确定验收时间,说明项目档案归档移交情况和存在的问题,加盖单位公章,上报市档案局。逐步形成了项目档案登记一批,服务指导一批,验收一批,储备一批的工作局面。

    二是严把验收质量关。严格按照国家档案局对项目档案验收的流程,坚持客观公正、实事求是、认真负责的原则把好质量关口,事前组织好验收前的指导。在项目验收时,邀请项目主管部门和有关专家参加验收工作,从不同角度对项目档案工作进行综合评价,确保项目档案验收工作严格、公正、不走过场。

    八、注重总结,积极宣传

    一是多种形式推广典型经验。为了及时推广项目档案工作好的经验和做法,我们不定期地在典型单位召开观摩会,请单位领导和档案员现身说法,请相关项目单位领导和档案员实地参观学习,一些存在问题的项目单位产生了极大地触动,有效地推动了工作的开展。特别是在同一行业或系统形成了比学赶帮超的工作态势。与此同时,还定期组织项目档案典型单位举办研讨会,撰写文章,总结交流经验,共同研究项目档案工作出现的新情况、新问题,发挥示范作用,推动开展工作。并每季度编发一期《天津市重大建设项目档案工作简报》,截至目前已编发了14期,发至全市项目建设单位,同时上报国家档案局经科司和市重点建设项目档案工作领导小组,抄送项目主管部门和区县档案局。

    二是及时总结得失。近3年,我们每年对项目档案工作进行认真总结,分析研究工作现状和不断创新服务措施,并将工作情况及时汇报国家档案局经科司。

    三是项目档案工作得到了全社会的广泛关注。各主要新闻媒体对我市项目档案工作进行了大量报道。中国档案报、天津日报、今晚报分别以《本市加强重点建设项目档案监管》、《为新区重点建设项目提供档案服务》和《记录津城巨变坚实足迹》为题报道了市重点建设项目档案咨询服务活动,中央人民广播电台、天津电视台、天津人民广播电台、滨海电视台进行了采访报道,北方网、新浪网等集中报道了为项目提供档案咨询服务的场景;也分别做了报道;2009年,市委《每日要闻》也在第一时间报道了项目档案咨询服务活动的情况。

    在总结成绩的同时,我们也清醒地看到项目档案工作发展还不平衡,与国家要求和先进地区相比还有很大差距。今后一个时期,面临我市经济社会发展黄金期,项目档案工作的任务还很繁重,项目档案工作迫切需要不断创新服务方式,着力解决新情况新问题,以适应形势发展对档案工作提出的新要求,推动项目档案工作再上新台阶,为我市经济社会发展作出新的贡献。

国家档案局办公室秘书处                                        2012年7月9日印发

责任编辑: 国家档案局办公室