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国家档案局办公室关于印发全国数字档案馆(室)建设推进会文件的通知
国家档案局办公室关于印发全国数字档案馆(室)建设推进会文件的通知
作者:国家档案局 来源:

档办发〔2013〕6号

2013年10月21日

各省、自治区、直辖市档案局,各计划单列市档案局,新疆生产建设兵团档案局:

    全国数字档案馆(室)建设推进会于2013年10月10日在江苏省太仓市召开,现将国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权在会议上的讲话印发给你们,请结合实际贯彻落实。

                                                         国家档案局办公室

                                                          2013年10月14日

在全国数字档案馆(室)建设推进会上的讲话

(2013年10月10日)

杨冬权

    这次会议的主要任务是:交流我国数字档案馆(室)建设的经验,明确今后数字档案馆(室)建设的目标和任务。上午,我们现场看了江苏太仓市和苏州工业园区的数字档案馆(室)建设情况,刚才,又有8个单位介绍了经验,对我们启发很大。下面我讲3个问题:

    一、为什么要召开这次会议

    数字档案馆(室)是数字时代或者说大数据时代档案馆(室)的发展方向,是现代的新型档案馆(室),是对传统档案馆(室)的升级,是“第二代”或“升级版”的档案馆(室)。档案工作是否现代化,我国能否成为档案强国,其显著标志就是看是否建成数字档案馆(室)。可以说建设数字档案馆(室),是实现我国档案工作现代化,把我国建成档案强国的一项迫切任务和重要内容。

    尽管国家档案局在2005年就提出要建立一批数字档案馆,但到目前为止,全国真正建成的数字档案馆(室)并不很多。像江苏这样的经济发达省份,到目前全省也只有5A级数字档案馆、室各3个,4A、3A级数字档案室各4个,其他省份可想而知。这种状况很难让人满意。2012年,一个中部省份的县级档案局长同我说,在他们那里,档案馆(室)如果不把档案数字化,就无法同其他部门对接,因为各部门日常办公传送的都是数字形态的东西,都通过电子网络传送,纸质或其他非数字形态的根本不好使、不对接。这席话道出了建设数字档案馆(室)的迫切性、必要性和实用性,也增加了我推进全国档案数字化的决心。因此,我在去年底召开的全国档案局长馆长会议上,提出了2020年全国档案馆档案数字化数量比2010年翻两番的硬指标,目的就是要强力推动档案数字化工作,扎实推进数字档案馆(室)建设。

    这个指标提出后,不少同志对该不该这样提、能不能实现还有顾虑、有疑问。为了用事实打消疑虑,统一思想,推进档案数字化工作,我开始注意档案数字化工作的先进典型。很快,我看到太仓市实现档案馆和进馆单位档案室档案百分之百数字化的消息,当即决定今年在太仓开现场会,让全国都来看现场、学先进,树信心、鼓干劲,让大家都像太仓一样,下决心、花力气去推进档案数字化工作,加快数字档案馆(室)建设。

    看了太仓,我同大家一样,感到震撼、震动,也感到骄傲、光荣。感到震撼、震动,是因为太仓从1999年开始,就一步一步、扎扎实实地搞档案数字化工作,而且十几年不改变,就像习近平总书记说的那样,一颗钉子钉下去,一张蓝图画到底,在全国率先实现了全市 “两个百分百”的目标,使档案数字化工作在全国走在了前列,成为了模范。他们做的已超出我的想象,因为我想,单把馆藏档案全部数字化目前是可以实现的,以前已有过个别的先例,但同时把所有进馆单位档案室的档案也都数字化,甚至再过几个月就将把全市的村级档案也百分之百数字化,这是很不容易、很难实现的。感到骄傲、光荣,是因为像太仓这样在一个县级行政区域内做到“两个百分百”的,在世界各国中也是先进、走在前列的,属于不多见的奇迹,可以代表“档案强国”的水平,值得各国档案界学习,值得中国档案工作者骄傲。

    当然,也许有人会说,太仓在中国东部沿海,是经济发达地区,有钱,能办成这样的事,但经济欠发达地区没钱,可能学习不了。正好几个月前,我到内蒙调研,在伊金霍洛旗档案馆,看到了又一个档案数字化工作的先进典型。这个旗既是民族地区,又属西部地区,但他们从2008年开始,只用了5年时间,就把馆藏共500万页纸质档案和资料还有声像档案全部数字化,并在局域网上进行目录检索和全文查阅。这次会上,我们也特请他们来介绍经验,目的是告诉大家民族地区、西部地区的县级档案馆是怎样实现档案数字化的。刚才介绍经验的几个单位中,一史馆代表了馆藏量巨大的中央级档案馆,他们现在的数字化工作规模,是世界各国档案馆中少有的,再有三四年时间,他们将把馆藏1000万件纸质档案全部整理并数字化,那将又是一个世界奇迹;北京市档案馆代表了省级档案馆,而且是馆藏量居省级前几名的大档案馆,他们将在两三年后,把馆藏200多万卷档案全部数字化。湖北十堰市档案馆,代表了中部地区的地市级档案馆,目前他们已把馆藏近15万卷档案的95%以上都数字化了,不久即可100%数字化。太仓市和伊金霍洛旗档案馆,则分别代表东部和西部的县级档案馆。这样,我们各级档案馆都有范例,东、中、西部都有可学的榜样。此外,还有中央级、省级机关数字档案室建设和在全市范围内全面实现电子档案接收等方面的先进经验。因此,我们这次会议推出的是一群榜样、一批先进,目的是引导各级档案馆(室)学习先进,按照这些单位已经做到的赶快去做,不要再畏难不前、止于观望。我们这次会议的目的就在于树立一批可供学习的数字档案馆(室)建设先进典型,倡导各级档案馆(室)以实际行动开展数字化,实现“数字转型”“数字升级”“数字换代”,在全国档案系统形成“数字导向”,推动建成更多的数字档案馆(室),让我国档案事业实现适应时代的、跨越式的“数字崛起”,成为真正的档案强国。

    二、我国数字档案馆(室)建设的基本情况

    (一)宏观管理稳步推进

    2002年以来,国家档案局先后发布了《全国档案信息化建设实施纲要》;发布了《档案事业发展“十一五”规划》,提出了“建立一批电子文件中心和数字档案馆,实现档案信息资源社会共享”的总体目标;印发了《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》,明确数字档案馆(室)建设的具体内容;发布了《档案事业发展“十二五”规划》,提出要“加快数字档案馆建设步伐”。同时还陆续制定了一系列相关标准,为数字档案馆(室)规范建设提供了保障。

    (二)创新实践全面展开

    1.数字档案馆(室)建设列入了各级政府工作规划。各级档案部门推动数字档案馆(室)建设纳入政府工作或信息化工作规划中,写入本级档案事业发展规划。各地的数字城市、城市记忆等大型项目中也都有数字档案馆(室)方面的内容。

    2.数字档案馆(室)基础设施建设不断加强。全国副省级市以上档案馆基本完成“三网一库”基础设施建设,部分档案馆(室)还进行了文档一体化、电子文件归档管理、电子档案管理、电子档案移交接收、电子文件中心、中心机房等系统和软硬件建设。北京市65%的市属单位办公自动化系统具有电子文件归档管理功能,77%的市属单位使用电子档案管理系统。天津市档案馆改建了“三网一库”,基于互联网的全市档案信息共享平台满足了人民群众“在家看档案”的要求,基于政务网的电子档案接收报送平台也建成使用。吉林省档案馆建成以局域网、公务网、互联网为平台,以电子文件归档管理系统为核心,以档案目录中心、文档管理系统、档案网站信息发布为支撑的基本体系。江西省档案馆建设了三网网络综合布线系统、软硬件与安全集成项目、电子档案接收管理系统、声像电子文件(档案)采编系统。辽宁省档案馆开发了省直机关电子文件接收与归档平台,并在70家省直机关试点单位进行推广,30家单位的电子文件顺利完成在线归档。四川21个市(州)档案馆中,多数具备了数字档案馆所必需的基础设备和网络平台。云南各新建馆普遍规划和建设100平方米以上的标准化中心机房,设置电子文件中心、电子档案查阅场所,布设标准规范物理隔离网络。

    3.馆(室)藏档案数字化工作日益深入开展。在中央和国家机关中,目前已有中央统战部、审计署、水利部、海关总署、新华社、国家统计局、国家林业局、国家食品药品监管局等单位完成了室藏全部档案的数字化,其他单位也正在开展档案数字化工作。总之,搞的是多数,不搞的是少数。另据2012年的调查显示,全国副省级市以上档案馆都已开展传统载体档案数字化,已数字化档案占馆藏总量的比例大幅提高。至2012年底,北京市和各区县档案馆共完成纸质档案数字化8759.5万页,接收电子档案约48TB(万兆字节),市档案馆已完成纸质档案数字化4397万页,占馆藏63%。上海17个区县档案馆档案数字化共超过3.6亿页,占馆藏50%以上,部分区县达90%以上,民生档案数字化率全部达100%。山东全省档案馆重要档案数字化已达30%。长春市档案馆采用“常用先扫、现用现扫、以用定扫”的“三扫”模式,档案数字化共319万页。江苏全省共完成纸质档案数字化1.2亿页。浙江全省有30%以上档案馆已完成一半以上档案数字化。云南全省已完成9172万页档案数字化,仅省档案馆就完成3277万页,富源县档案馆的90%档案已完成数字化。

    4.档案目录和专题档案数据库不断完善。长春有11个档案馆建立13个民生档案数据库,已共享民生电子数据1217万条。宁夏回族自治区档案馆建设档案目录、重要档案、多媒体档案数据库,采集《宁夏新闻联播》视频28600分钟。山东全省馆藏档案案卷级目录的75%、文件级目录的65%已进入数据库,录音、录像等多媒体数据库也已建立。江苏全省共完善各类电子目录9000万条,照片档案数字化52万幅,音像档案数字化39万分钟,涉及经济建设和民生专题数据库30多种。乌鲁木齐市档案馆为政府部门和社会公众提供开放档案目录及政府公开信息的在线查询服务,并建立珍贵档案数据库、照片档案数据库、音(视)频档案数据库、光盘档案数据库。云南省档案馆整合全省民生档案资源,建立民生专题数据库群,逐步实现民生档案“跨馆查档、就近出证”。天津档案馆档案信息资源库目录数据达880万条,各区县档案馆电子档案目录累计862万条。

    5.档案信息服务普遍开展。天津全市可供“一站式”查询的档案信息达473万条。浙江省档案馆网上发布开放档案资料目录24万条,开放档案及资料81万页,累计访问量达480余万次。河南建成档案信息网站87个,加快了开放档案目录、已公开政府信息网上查询步伐。湖北省档案馆网站总访问量已达1800多万人次,覆盖40多个国家和地区。长春市档案馆公布非密档案目录116万条,档案20万页,开展档案网上惠民工程,使153个社区具备了查询政府公开信息和开放档案信息的条件,每年发生远程查档出证案例达300件以上。辽宁省档案局建成档案网站信息资源共享平台,实现14个市网上新闻、档案目录及现行文件的异地共享,现已发布开放档案目录200余万条、政府公开信息目录15万条、开放档案5万多件,照片39914张。成都市提供档案查询服务,仅2012年就实现电子查询利用4万人次。云南省档案馆开通网络查阅档案平台,极大地缩短了查档时间, 4年来为群众提供关系其切身利益的档案证明6181页。

    6.档案数据异地备份工作成绩显著。根据国家有关部门“分保”“等保”工作要求和国家档案局提出的“实施重要档案异地备份制度”的总体要求,全国部分副省级市以上档案馆完成涉密信息系统分级保护工作、非涉密信息系统等级保护工作、重要档案异地备份工作,并积极部署实施辖区内各级档案部门的安全工作。福建已建立43家市、县(区)档案馆数字档案在省馆异地集中备份机制。湖北开展了市州档案馆向省馆的电子档案数据备份工作。辽宁省档案馆与各市签订“电子档案异地备份存储协议”。云南全省147个综合档案馆全部建立重要档案异地异质备份制度,78%的综合档案馆完成异质异地备份协议签署工作,互结为重要档案异地备份基地。北京市建立了本地、同城、异地备份体系。

    (三)存在问题

    一是宏观管理不够到位。国家层面上相关指导性文件和标准规范出台相对滞后,档案信息化标准体系、数字档案馆(室)建设标准体系不够健全。一些地方对数字档案馆(室)建设内容认识不清,项目管理经验少,实施方案与资金分配不合理,功能定位不清楚,系统建设低水平重复。二是统筹发展不够到位。各地电子文件管理和数字档案馆(室)建设水平参差不齐,很多单位重视数字化设施的建设而轻视数字档案内容的建设,以致空有数字化系统而无数字档案内容;数字档案资源的来源还主要依赖于对存量档案的数字化;数字档案资源的利用尚停留在基于目录的简单查询共享,缺乏综合的数据挖掘和深度整合;对增量电子档案的管理尚未建立起有效的体制,未将电子文件管理纳入档案法规的范畴;电子档案科技研究不够深入,尚未解决确保电子档案真实、完整、长期保存、可靠利用等关键问题。三是安全防范不够到位。一些单位监管不到位,涉密和非涉密档案信息混合管理,未进行有效划控,存在降密使用和泄密风险;带密级信息、敏感信息未经严格审查,公开上网提供利用;对合作公司的背景审查、设备检测、人员政审不到位,存在数字档案被合作单位拷贝留存、传送的情况和风险;优盘、硬盘使用混乱,公私不分,内外不分,登记不明。四是队伍建设不够到位。对专业性人才的引进、使用、培养不够。

    三、我国数字档案馆(室)建设的目标和主要任务

    当前,随着信息技术的飞速发展和互联网络的无限延伸,数字化、网络化、信息化已深刻地影响了人们的工作、学习、生活和娱乐,数字不再只和计算有关,更使人的生存方式发生了巨变,我们已不可逆转地进入了大数据时代。纵观档案发展史,从简牍到电子,档案工作无不是适应科技发展而不断更新档案管理内容和手段才获取更大发展的。面对大数据时代的机遇与挑战,我们必须全面推进数字档案馆(室)建设。

    大数据时代在不断改造传统产业的同时,也对传统档案管理模式提出了挑战。在数字信息技术环境下,电子载体和数字传播方式的异军突起,信息处理方式的变革,电子文件的爆炸式增长,使得档案的传统载体形态开始向数字形态过渡,档案管理和利用的主要环境逐渐向电子环境迁移。传统档案馆(室)必须向数字档案馆(室)转变,才能适应档案环境的新变化,开拓档案工作的新局面。

    我国数字档案馆(室)建设的目标是:用15年左右的时间,建成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案馆(室)体系,使各级各类档案馆(室)能够实现对电子文件的归档和管理并按规定及时移交;县以上各级国家档案馆基本建成数字档案馆,能够接收和保管各进馆单位归档的电子档案,对馆藏传统载体档案全部数字化,实现馆藏档案的数字化利用、馆藏开放档案的互联网利用以及馆藏电子档案的安全保存和长期可利用;县直机关以上档案室传统载体档案基本数字化并实现数字化利用。

    为了实现这一目标,我们必须重点抓好以下几项工作:

    (一)按照“存量数字化”的要求,大力推进传统载体档案数字化

    各级档案馆(室)的现存档案,目前大多还是传统载体而非数字形态的,因此,数字档案馆(室)建设的首要任务,就是要把纸质档案、音像档案等传统载体的档案数字化。这是一场硬仗,是一项工作量巨大的艰难任务。但是,这项任务早晚都得完成。不完成这项任务,档案馆(室)就不能实现转型升级,就必然要在大数据时代落伍,就肯定不能跨进现代化的门槛。

    传统载体档案数字化,对档案馆(室)有着多方面的作用和意义。

    第一,它是确保传统载体档案安全的保障。传统载体档案在数字化后,将来的整理、编目、统计、查阅、编研、开发等各项工作,都可不再动用档案,并可对档案进行封存管理,从而大大减少了对档案的各种人为损害或自然侵害,大大提高档案的安全系数,从而保障档案的安全。把传统载体档案数字化,实质上是向数字化要安全,用数字化保安全。

    第二,它是实现档案精细化、自动化管理的基础。在数字化之前,必须对传统载体档案进行文件级编目、录入计算机,逐卷、逐件、逐页地编号,破损的加以修裱,卷折的加以展平等等,这些基础工作完成后,可使档案达到精细化管理和自动化检索。实际上,数字化带动了档案基础工作的全面完成,使档案管理状况得到全面改善,使档案管理水平得到全面提升。2008年,我们提出在档案馆(室)业务工作中实施“数字化带动”战略,道理就在于通过数字化能全面提升档案馆(室)各项工作水平。

    第三,它是实现为人民群众便捷服务的最好途径。数字化档案的最大优点在于它可以通过网络传送,实现档案信息的远程利用、便捷利用、多人异地同时利用;同时还可以通过大数据技术,对档案信息进行充分的、全面的、跨全宗甚至跨收藏单位的整合,并进行自动检索,可以说,数字化使档案利用以最新的手段、在最大的范围发挥出最大的效益,它使任何人都可以不用到档案馆(室)去,而只通过网络,就可以非常便利、迅速地利用、复制到档案。在当今技术条件下,没有任何其他办法比这更便利于档案利用、更能有效地进行档案信息资源开发。任何一个档案馆(室),如果不把传统载体档案数字化,那么,要想最便利迅捷地为最广大人民群众提供利用,要想最充分地整合、开发档案资源,都将只是一句空话、一个传说。把传统载体档案数字化,实质上是向数字化要便捷服务,用数字化促便捷服务。

    第四,它将大量节省档案馆(室)的日常工作,把工作人员从繁重、复杂的劳动中解放出来。以纸质档案为例,数字化以后,在本全宗新的档案接收进馆时,不用为了把先后进馆的一个全宗档案放在一起而倒换档案;阅览、编研、办展、拍电视等利用档案时,都不用到库房去一件件提调档案,也不用在归还入库时逐件、逐页地清点档案;在进行档案统计时,也不用逐卷、逐件地对档案进行清点;档案封存管理后,也会省去大部分的日常管理工作。因此,尽管数字化会一次性耗费大量的人力,但数字化后又能长期节省大量的人力。

    第五,它是传统档案馆(室)向现代档案馆(室)转型升级的标志。数字化促进了档案工作由传统的管理、利用模式向现代的管理、利用模式转变,使档案馆(室)实现了真正意义上的现代化。在今天,检验一个档案馆(室)是否现代化,关键要看其传统载体档案是否数字化。如果一个档案馆(室)的传统载体档案还没有数字化,还没能进入网络提供利用,利用者利用档案还必须到档案馆(室)来,档案馆(室)还是靠手工提调、原件提供,档案还不能实现大范围整合与检索,不能实现全社会共享,那么,这个档案馆(室)就决不能说是现代化的。

    第六,它是档案馆(室)同社会上其他部门实现对接的需要。在办公自动化、信息传输网络化日益普及的情况下,社会上很多部门已经实行了无纸办公和信息的网络传送。传统载体档案不数字化,根本无法与其他单位对接,无法融入社会。

    在数字档案馆(室)建设中,目前存在着一种偏向,就是注重数字化硬件系统、软件系统的建设,而忽视对数字内容的积累,忽视传统载体档案的数字化,以至于在先进的系统中缺少内容,就好像高速公路建好了,但路上没有车或车很少,没有起到实效。今后,我们必须彻底扭转这种情况,提醒各级档案部门,数字档案馆(室)建设必须“内容为王”,着重数字内容的积累,着重传统载体档案数字化。下一步,我局在发布的数字档案馆测评指标体系中,将把传统档案数字化数量比例作为“一票否决”的硬指标,只要这个比例达不到,其他工作做得再好,也不能评定是数字档案馆(室)。我们将通过这个“指挥棒”来引导全国各级档案馆(室)从拼设备转向拼内容,推动传统载体档案数字化工作快速进展。

    传统载体档案数量巨大,数字化任务十分艰巨。认识到这项工作的重要性、必要性并不太难,难的是克服一系列困难,动手去做。怎么做好这件工作呢?结合各单位的经验,我认为要注意以下几点:

    第一,要下大决心。有人可能认为数字化最难点在于找到钱,但我认为最难点在于下决心。像其他事情一样,档案数字化工作的最大困难在于“畏难”。开展这项工作,首先要像最近一本书名那样,做到“心胜”。如果心态是畏难的,不敢下决心,那么,有了钱他也不敢干、不会干;反之,如果痛下决心,那么,没有钱可以争取到钱,有什么困难可以克服什么困难。我自己就有这种体会。前几年,我们中央档案馆按常规按部就班地只由数字化部门的几个人搞数字化,每年只搞十几万页;2011和2012两年,我们痛下决心,用超额按页付酬、超额达到一定数量可以评先、出国等一系列优惠政策,鼓励本单位各部门职工,利用工作和业余时间,集中搞,两年就搞了400多万页。2010年之前,一史馆的档案数字化一直由于缺少工作场地而进展很慢,2010年中办领导给一史馆提出5年左右完成全部档案数字化的硬任务后,我们痛下决心,外租库房,腾出几个库房作场地,大规模引进专业公司开展档案整理和数字化,两年多时间就整理档案360多万件,数字化档案近2000万页,大大加快了进度,估计再干3到4年,即可把档案全部整理和数字化。因此,我希望各级档案馆(室)的领导,对传统档案数字化工作,一定要破除畏难情绪敢下决心,痛下决心,没有开始干的一定要下决心开始干;已开始小规模慢慢干的,一定要下决心大规模加快干。

    第二,要整体规划,循序渐进,持续进行。整体规划要统筹考虑经费、人员、场地、设备、技术、档案内容、整理与扫描及质检工作的匹配、档案和数据安全、备份载体、数据管理等各个方面,作出整体安排,不能锣齐鼓不齐,顾此而失彼。循序渐进,就是优先搞利用率最高、人民群众最需要或可以先开放的那部分档案,然后再搞其他档案,一部分、一部分地搞。我们中央档案馆就选择的是利用率占全部档案利用率一半以上的一个最重要全宗先突击进行的。不少基层档案馆,都优先搞民生档案的数字化,也是一种正确的选择。因为为民所用,是档案数字化的核心价值。持续进行,就是一颗钉子钉下去,一年接着一年干,一茬领导接着一茬领导干,不要中断,直到搞完为止。

    第三,要运用各种人员力量、各种激励手段。数字化前处理和加工需要大量的人员。人员力量,要充分运用本单位人员和外请人员两种力量。本单位人员可以有工作时间干的和业余时间加班干的,外请人员可以有高校等合作单位的技术人员、档案形成单位的人员、外包专业公司的人员等。可以或有条件让外请人员干的,可大量聘外请人员干,以加快速度。无论对哪类人员,都要充分运用各种有效的激励手段,比如超额奖励、开展竞赛、评比先进等,来调动人员积极性,提高数字化速度和工作效率。事实证明,有激励手段,一个人可以顶几个人用。

    第四,要注意安全。安全首先是档案实体安全,要以严格清点、全程录像监控、轻拿轻放、严禁把档案带出工作场所等各种手段,确保数字化过程中档案一件不丢、一件不坏、一件不乱。其次是档案数据安全,要以各种最严厉的手段,确保外请人员对数字化信息不带出场外、不据为己有、不随意传输。为了确保档案安全,我们中央档案馆首先把准备加工的档案中所有标密的档案全部挑出来进行鉴定,能解密的随时解密,然后把所有不涉及国家秘密的档案外包给专业公司加工处理,所有涉密的档案皆由馆内职工加工处理,以此确保外请员工不接触国家秘密。外包公司与我馆签有保密协议,加工设备皆由我馆提供并封闭所有下载端口,公司任何人都不能下载加工数据,确保任何数据不会外泄。同时,我们还有其他一系列安全措施,确保档案安全、主机安全、网络安全、数据安全。这些有效办法,可供各单位借鉴采用。

    第五,要注重质量。不但要保证扫描后的数字档案内容完整、画面清晰,与原件一一对应,还要确保其具有法律效力。不能出现漏扫、错扫、扫描不清、扫描不全等情况。要通过全程质量控制、全面质量检查等方法来确保数字化质量。

    为了促进传统载体档案数字化工作,国家档案局将从今年开始,每年年底对副省级市以上档案馆和中央国家机关档案室的档案数字化进展情况在全国范围进行通报。请各省档案局也从今年起,每年年底对各地、县档案馆和省直机关档案室的档案数字化进展情况在全省范围内进行这样的通报。通报内容不要太复杂,只通报传统载体档案今年完成数字化数量(画幅)、约占馆藏传统载体档案总量的百分比这两个关键数据,并分别按完成数量和比例大小进行两种顺序的排列,以促进后进单位的工作。我们要用通报这个手段,来进一步鞭策各级档案馆(室)加大数字化工作力度。

    (二)按照“增量电子化”的要求,全面开展原生电子文件的归档、接收工作

    随着办公自动化的日益普及,绝大多数档案形成单位的好多文件现在都有电子文件,新形成的档案都有电子档案。因此,今后各级档案馆(室)的新增档案,多数都已经是数字档案。我们必须从源头抓起,及时地把新形成的电子文件归档保存,并进一步及时地接收进档案馆备份保存。这样,一方面避免新形成的电子文件散失无存,一方面也使新增的档案将来不用再搞数字化。目前,有关电子文件管理的标准、规范日渐完善,电子文件归档、接收工作的条件已基本成熟。如果再不开展这项工作,将导致纸质档案不断进馆、馆藏传统载体档案数字化工作永无止境,并造成国家人力财力物力重复浪费。

    各级档案馆(室)要把做好电子文件的归档、接收作为数字档案馆(室)建设的大事来抓。各级档案室要切实履行好收集管理本单位各类档案的职责,把本单位所有应归档的电子文件及时集中归档,做到应归尽归,并按规定向有关档案馆或电子文件备份中心移交,做到应交尽交。各级档案馆要积极建设电子文件备份中心,及时地对本级各机关电子文件进行在线接收或离线接收,并相应进行脱机异地备份,确保电子文件的安全。

    一要合理规划。各地要结合实际,按照“典型示范、梯次推动、全面开展”的原则,尽快制定电子文件归档、接收路线图和日程表,作为今后一段时间内电子文件管理的指引和目标。电子文件管理比较先进的地区和单位要积极进取,将局部优势、个别优势扩大为整体优势、全面优势。电子文件管理相对薄弱的地区和单位要克服畏难情绪,充分发挥后发优势,在推动工作中解决问题、取得进展。

    二要严格规范。各地要以数字档案馆(室)建设为契机,认真梳理电子文件管理的标准和规范,研究确定文书、录音、录像等各门类电子文件归档范围和保管期限,明确电子文件归档和接收要求,保证归档或接收的电子文件收集齐全、整理有序、命名科学、格式规范、元数据合理有效,实现齐全完整、标准规范的优质档案信息资源建设目标。

    三要加强交流。电子文件的归档、接收工作是新鲜事物,尤其需要注意经验的积累和实践的验证。要大力加强本地区各单位、本地区与其他地区的工作交流,把这些交流当作普及业务知识、交流先进经验、推动工作进展的重要手段,通过推广好经验、好做法,在电子文件的归档、接收工作中形成先进促后进,后进追先进的生动局面,推动电子文件管理水平整体上台阶。

    为了推动这项工作,各级档案局从今年起,也要对本级国家档案馆各进馆单位档案室的电子档案集中归档情况和向档案馆移交情况,与传统载体档案数字化情况一并通报。

    (三)按照两个《建设指南》的要求,大力加强数字档案馆(室)的硬件、软件建设

    硬件和软件建设是数字档案馆(室)的基础和前提条件。从全国来看,目前还有相当数量的档案馆(室)在硬件、软件建设方面存在“硬件不硬、软件很软”的状况,基础设施建设离档案信息化的要求还有相当距离。各级档案部门要紧紧依靠当地党委和政府,争取政府电子政务建设部门的支持,将数字档案馆(室)硬件、软件建设与区域电子政务和信息化硬件、软件建设相衔接,作为电子政务基础设施建设的重要一环同步实施。

    要坚持硬件、软件建设两手抓,推动硬件建设、软件建设协调发展、互相促进。具体来说,在硬件建设上,要根据实际情况,整体规划,研究提出符合实际的硬件建设方案和要求,既不要贪大求洋,又要能充分满足数字档案馆(室)的建设需求。有些需求较大的硬件项目,可以一次规划、预留空间、分步实施,不一定一次到位。在软件建设上,要注意软件的标准和统一。要以贯彻实施《数字档案馆建设指南》和将要发布的《数字档案室建设指南》为契机,着眼“文档一体”“馆室一体”,推动开发、使用符合国家标准的,架构合理、功能齐全、扩展灵活、简单易用的软件产品,将原先档案实体辅助管理软件,升级、扩展为适应办公自动化环境的新一代档案管理软件。要创造性开展工作,抓住各单位办公自动化或档案软件建设、升级的契机,通过统一要求、加强指导、配发软件等方式,力争使本地区数字档案馆(室)的软件建设合乎标准、规范统一。档案部门在硬件、软件建设中要争取主动,增强话语权,在涉及档案资源内容管理、处置权限等方面坚定立场,确保档案信息资源管得住、管得好。

    (四)按照“安全第一”的要求,全面提升数字档案馆(室)的抗风险能力

    在信息技术条件下,数据的改动更为便捷,数据的载体更为脆弱,数据的存储密度更大,数据管理的方式更为复杂多样,因此,数字档案馆(室)必须把数据安全放在第一位,从各个环节确保数字档案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改与获取。

    数字档案馆(室)从建设伊始,就要对数字档案的安全问题给予充分重视,严格遵循国家相关标准和技术规范,建设安全保障体系,通过基础设施建设、组织制度完善和安全技术保障等多种手段,来实现和保证数字档案信息安全。一要按照《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》,尽早完成对本单位非涉密档案信息系统的定级,并按照《信息系统安全等级保护管理办法》要求和相关的标准,在当地公安部门指导下进行等级测评,对发现的安全问题及时、认真地整改。对涉密的档案信息系统建设管理应遵守国家保密行政管理部门的规定,进行涉密信息系统的分级保护。二要针对数字档案资源是否涉密、数据格式的类型以及与实体档案的关系,进一步细化与规范数字档案资源的归档、进馆、保管、保护、鉴定、降密解密、复制加工以及利用等业务流程要求,并建立起权(限)责清晰、可行性强的管理制度。三要提升数字档案馆(室)的抗风险能力,针对信息技术条件下存在的数据窃听、电磁泄漏、电力中断、载体损坏、自然灾害、非法访问、计算机病毒、黑客攻击、系统超负载、假冒身份、权限扩散、数据篡改、操作失误等风险,制定相关技术措施,强化管理与审计手段,完善应急预案,建立起灾难恢复机制,提高应急处置能力。四要争取地方财政进一步加大对档案信息安全建设的投入,在信息系统建设伊始,就将信息安全等级保护建设、等级测评、整改、信息安全服务和培训等费用纳入相关预算。

    (五)按照“服务为先”的要求,共同参与全国开放档案共享平台的建设

    提升档案公共服务能力,实现档案信息资源的社会共享,解决传统档案的利用方式不能满足新时期广大人民群众对档案利用需求的矛盾,是建设数字档案馆(室)的主要目的之一。档案数字化的目的,首先在于实现更广泛的利用。各级档案馆(室)对已数字化的档案,尚未放入数据库或局域网提供利用的要尽快放入数据库或局域网提供内部利用;尚未开展开放鉴定的要尽快开展开放鉴定,并把可开放的放入政务网或互联网供社会共享。国家档案局今年开始建立全国开放档案信息资源共享平台,就是要打通档案信息社会共享、服务群众的“最后一节路”,让各级档案馆(室)的已开放档案在更大平台上,供更多人共享,发挥更大作用,推动以服务群众为主导的档案信息化体系的实质性建立。今年包括中央档案馆、一史馆、二史馆在内的全国50家副省级市以上档案馆都要参与该项目建设。这项工作的推出将不仅提升档案馆服务社会的能力,更是对各档案馆档案开放鉴定工作、编研工作、利用工作、档案信息资源开发能力、档案馆信息化水平的一次全面检验。各参建档案馆要深刻认识其重要意义,积极参与,认真对待。

    这项工作实施之前,我们征求了大家对这项工作的意见,这50家档案馆都认为这是提升档案服务能力、充分发挥档案作用的一件好事。但也有一些档案馆有畏难情绪,担心每年公布2万件档案的任务完不成,担心档案公布后的数据安全、社会责任。其实每年鉴定开放2万件档案对副省级市以上档案馆来说并不是很难的事,相当于2个专人的一年工作量。请在座各位关注一下此事,抽调精兵强将攻关,把这个项目的临门一脚踢好。实际上,在这之前,不少馆已经以各种方式向社会开放过不少档案,有的甚至就是在网上公布的全文。现在要做的,只不过是先把你们过去以各种形式公布过的档案,集中、统一地放到国家档案局搭建的一个公共平台上,以互联网形式在更大范围向利用者开放。今年7月,国家档案局办公室印发了相关通知,9月,国家档案局档案科研所进行了专门培训,进一步明确了技术要求和任务安排。现在距平台开通还有一个多月,我想请大家一方面要抓紧准备,集中人力物力,打个歼灭战,在规定的时间内完成本单位的数据组织工作;另一方面要把好审查关,确保所提供的数据都属于可开放的范围,确保涉密及敏感信息不外泄。同时,在确保安全的条件下,我们对上传开放档案数量只定下限,不定上限,鼓励有条件的馆多上传,各地上传情况,我们将在每年年底予以通报。

    当第一步完成副省级市以上档案馆的开放档案共享后,明年我们将陆续要求全国地县两级档案馆也这样做,以逐步实现全国各级档案馆开放档案的社会共享。我们决心逐步把这个平台建成世界上规模最大和具有巨大影响力的档案资源共享平台,成为国际档案界的一个知名品牌。

    (六)按照“保障有力”的要求,抓好数字档案馆(室)工作体制和机制建设

    档案馆(室)建设的保障工作是一项综合性工程,各级档案部门一定要从全局着眼,下大力气搞好组织保障、人才保障、制度保障、经费保障,为数字档案馆(室)建设创造良好的发展环境。各级档案部门要理顺工作体制机制,成立由主要领导挂帅,有关部门共同参与的领导小组,统筹开展工作。要提升全员水准与引进专业人才一起抓,善于发现和培养具有发展潜力的中青年优秀人才,积极引进和培养既懂计算机技术又了解档案内容和档案管理业务的复合型人才。要结合两个《建设指南》,制定满足规范要求又适应本地区、本单位需要的制度或办法,使数字档案馆(室)建设有章可循,有据可依。要主动加强与党委政府和机关、团体、企事业单位的沟通与协作,争取相关部门重视,在经费投入上适当向数字档案馆(室)建设倾斜。各级档案部门要及时对各档案馆(室)的各项保障情况进行督促检查,力争在较短时间内使数字档案馆(室)建设的保障水平有明显的提升,为数字档案馆(室)建设保驾护航。

责任编辑: 国家档案局