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10号令贯彻实施问题解答
10号令贯彻实施问题解答
作者: 来源: 国家档案局经济科技档案业务指导司 2013年10月28日

    1.《规定》与其他有关企业档案工作规范性文件的关系。

    答:《规定》是国务院部门规章,其效力居于办法、标准、规范等规范性文件之上,因此,其他办法、标准、规范与本《规定》相冲突的地方以本《规定》为准。如《企业档案工作规范》属规范性文件,其中涉及有关内容与《规定》相冲突的,以本规定为准。《企业档案工作规范》中的文件材料归档范围和档案保管期限表是参考性附录,不需强制执行。

    2.《规定》第二条对文件材料的定义中为什么没有企业设立、变更、解散等反映企业本身变化过程的关键词?

    答:因为企业设计、变更、解散等与企业研发、生产、经营等概念不是一个层面的概念,前者是指企业组织的生命周期,后者是指产品或服务的周期过程,不能并列表述。但这并不表明此部分文件材料和档案不包括在定义中,更不表明此部分文件材料和档案不包括在企业归档范围和保管期限表中。

    3.《规定》中的“有关机关和上级主管单位”如何界定,哪些是“有关机关”,哪些属“上级主管单位”?

    答:上级主管单位是指有隶属关系的单位,如国家民航总局是首都机场集团的上级单位;但是银监会就不是中信银行的上级主管单位,而是有关机关。还有人事部也是中信集团的有关机关,因为都有对某一专业事务的管理职能。

    4.《规定》中“中介机构”是指哪些机构?

    答:这里的中介机构是指:

    (一)有些行业协会;

    (二)法律中介机构,如律师事务所;

    (三)会计中介机构,如会计师事务所;

    (四)证券机构,如证券交易所;

    (五)其他中介机构。

    5.《规定》第八、九条中的“本企业直属单位,所属、控股、参股境外企业和机构”是指哪些企业和机构,如何界定?

    答:(一)直属单位是指拥有管理权的企业和事业单位等。

    (二)所属是指拥有绝对控制权的企业,一般指控制股权占50%以上。

    (三)控股企业是指本公司拥有最大股权(但不一定超过50%),对企业有绝对或相对控制权。

    (四)参股企业对企业不具有控制权,非最大股东。

    (五)境外企业和机构包括在境外投资的企业,包括各种形式;机构是指在国外的办事机构,而非企业。

    6.如何理解《规定》中的“企业产品和服务”,“产品”与“服务”如何界定?

    答:根据GB/T 19000—2000/ISO9000:2000《质量管理体系 基础和术语标准》的规定,“产品”是一组过程的结果,这组过程即将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。产品通常分为下述四种类别:

     服务(如运输);

     软件(如计算机程序);

     硬件(如发动机、机械零件);

     流程性材料(如润滑油)。

    许多产品由不同类别的产品构成,服务、软件、硬件或流程性材料的区分取决于其主导成分。例如:外供产品“汽车”是由硬件(轮胎)、流程性材料(如燃料、冷却液)、软件(如发动机控制软件、驾驶员手册)和服务(如销售人员所做操作说明)所组成。

    服务通常是无形的,并且是在“供方”和“顾客”接触面上至少需完成一项活动的结果。服务的提供可涉及如下内容:

     在顾客提供的有形产品(维修的汽车)上所完成的活动;

     在顾客提供的无形产品(如为准备税款申报书所需的收益表)上所完成的活动;

     为顾客创造氛围(在宾馆和饭店)。

    软件由信息组成,通常是无形产品并可以方法、论文或程序的形式存在。硬件通常是有形产品,其量具有计数的特性。流程性材料通常是有形产品,其量具有连续的特性。

    《规定》特意将服务和产品并列提出,意指服务也是产品的一种,也具有开发、生产、销售等过程,也产生相应的文件材料。最典型的如保险产品,保险公司提供的是一种服务,或称无形产品,它在推出前也需要进行设计、开发,包括设计产品的收益率、定价等,然后由销售人员销售出去。

    7.如何理解《规定》第十七条“企业资本结构或主营业务发生较大变化时,应及时修订和完善文件材料归档范围和档案保管期限表”,什么样的变化是较大变化,时间是多长?

    答:企业应在有如下变化时对文件材料归档范围和档案保管期限表进行修改:

    (1)资本结构或生产经营规模发生重大变化时;

    (2)主营业务范围发生重大变化时;

    (3)距上一次修订文件材料归档范围和档案保管期限表满5年。

    8.《规定》明确了对国有企业文件材料归档范围和档案保管期限表的审查要求,而非国有企业(如民营企业、外资企业)在编制过程中是否需要报审?

    答:不强制要求报审,但支持非国有企业编制的文件材料归档范围和档案保管期限表报所在地档案行政管理部门。各级档案行政管理部门应对辖区内非国有企业的文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作进行业务指导。

    9.企业文件材料归档范围与档案保管期限表可否不经审查同意,只进行备案?

    答:审查是档案行政管理部门或企业总部履行业务指导职责的一种方式,也是提高文件质量的一个环节。通过审查机制,一是促使企业及时编制和修订文件材料归档范围和档案保管期限表;二是通过审查对企业编制的文件材料归档范围和档案保管期限表进行业务指导,使之更为完善和科学,防止遗漏重要内容,防止保管期限划定过于宽松;三是有利于国家档案行政管理部门从宏观上把握档案资源的结构,从而达到优化的目的。如仅用备案则无法起到上述作用。

    10.如何理解“管理类档案”一词,它是否意味着在企业十大类外又新定义了一个档案大类?

    答:《规定》中的“管理类”是指行政管理、生产管理、经营管理、党群工作四类档案的统称,并不是在企业十大类外又定义了一个大类。

    “管理类档案”一词最早出现在《企业档案分类与组卷实务》(海洋出版社,1992年1月第一版)一书,在该书有“规模较小企业可将行政管理、生产管理、经营管理、党群工作部分档案合并成一类,为管理类”。2004年由国家档案局、国务院国有资产监督管理委员会联合发布施行的《国有企业文件材料归档办法》第三章第十条也将第二年上半年归档的文件材料定义为管理性文件,此处的第二年上半年归档的文件材料即为文书类文件材料。由于企业档案与机关档案分类方法不一样,根据文书档案的定义,“文书档案”范围无法包括企业“文书档案”的范围。因此采用“管理类档案”来代替“文书档案”。

    11.为什么《规定》中的保管期限表只列出了管理类的,其他各类文件材料的归档范围和档案保管期限表是否可以不编制,如需编制,参照和依据什么?

    答:《规定》中的保管期限表只列出了管理类档案是因为涉及企业产品生产的文件材料千差万别,无法用统一的内容来要求,而企业科研、项目建设、设备仪器、会计、人事等类档案的文件材料归档范围和档案保管期限已有相关规范性文件,因此,《规定》只附了管理类档案保管期限表。但这并不意味着企业其他各类文件材料和档案不重要。相反,企业其他各类档案一样重要。因此,在编制文件材料归档范围和档案保管期限表时是指所有的类型,包括产品生产、科研开发、项目建设、设备仪器等,而且科研开发档案和产品生产档案要与管理类档案一样作为修订的重点。

    12.为什么管理类文件材料归档范围中包括了建设项目和产品生产、科研开发等内容?

    答:建设项目和产品生产、科研开发工作也是需要管理的,其中有一部分档案也属于管理类档案。属于管理类档案同时属于建设项目类和产品生产类、科研开发类的文件材料,尤其是不是与某个项目有关的文件材料必须在管理类档案中体现出来。

    13.管理类以外的文件材料归档范围和档案保管期限表如何制定?

    答:对于企业来说,除管理类档案外还有科研开发类档案、产品生产类档案、基本建设类档案、设备仪器类档案、会计类档案、干部与职工人事类档案,这些类也应制定相应的文件材料归档范围和档案保管期限表。这几类文件材料归档范围和档案保管期限表,有现成的办法或标准规范的可直接参照编制,如基本建设类、设备仪器类可参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28—2002)。无现成的办法或标准规范的可借鉴相关企业现有的样本,结合企业实际制定。具体要求参见第五章第三节。

    14.企业可否不按照“永久、定期(30年、10年)”设定文件材料的保管期限?

    答:企业可以自行设定年期,但一般不得低于《规定》中确定的保管期限,而且应采用标时制,有关要求见《规定》第十一条和本指南第三章第三节。

    15.企业已按三分法(永久、长期、短期)划分保管期限的档案是否需要重新按照标时制划定保管期限?

    答:不需要,但如果进行到期档案的重新鉴定并认为有继续保存价值需继续保存的档案,此时划定的保管期限应按标时制进行。

    16.合同会签单是否属于归档范围?

    答:根据企业实际,合同会签单往往起着文件签发单的作用,是记录合同订立、审批过程的重要依据,应与合同一并归档。

    17.办公自动化形成的文件正本和定稿一样时可否不存定稿?

    答:实行办公自动化(OA)的企业有关文件的定稿应按照规定归档,不能因为文件正本和定稿相同而不归档定稿。电子文件定稿往往将修改痕迹隐藏保存,通过一定的技术手段可以显示出来,同样起到纸质载体定稿的作用。

    18.有的企业由于规模较小,无《规定》条款和附表中所列的文件材料,是否意味着企业文件工作不规范,是否需要按此内容形成?

    答:企业形成文件材料的数量与企业规模相关,规模较小的企业因业务范围较窄或职能简单而不产生有关文件材料的情况是存在的,这并不意味着企业文件工作不规范,也可以不纳入归档范围。企业文件材料归档范围应基于企业经营管理活动、产品、业务流程等制定,而不应超出企业经营管理活动、产品、业务流程之外。

    19.事业单位是否可执行《规定》?

    答:从组织分类来看,事业单位是不同于机关和企业的一种组织,目前尚未制定针对事业单位的文件材料归档范围和档案保管期限规定,但8号令和10号令都明确了事业单位可参照上述两个文件执行。由于科技事业单位在业务上和企业比较接近,因此《规定》特别要求科技事业单位参照执行。

    20.国家其他相关规定与本规定不尽一致时应如何执行?

    答:相关法律法规在文件材料归档范围和档案保管期限上与本《规定》不尽一致时采取如下处理方法:

    (1)以效力高者为准,即哪一份规章制度效力最高即以哪一份为准。

    (2)具体到某专业的文件材料归档范围和档案保管期限要求不尽一致时,以“从宽、从长”为原则,即归档范围以较宽范围的规章为准,保管期限以最长期限要求的规章为准。

责任编辑: 段立琳