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国家档案局关于贯彻实施《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》的通知
国家档案局关于贯彻实施《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》的通知
作者: 来源: 2013年10月28日

各省、自治区、直辖市档案局,各计划单列市档案局,新疆生产建设兵团档案局,中央管理企业的档案部门:

    《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局令第10号,以下简称《规定》)已于2013年2月1日起实施。为做好《规定》的学习、宣传、贯彻和实施工作,现将有关事项通知如下。

    一、深刻理解贯彻实施《规定》的重要意义

    当前,我国社会主义市场经济体制建设进入新的历史发展时期,企业档案在规范企业管理、辅助生产经营、维护企业权益、完善法制经济、解决企业纠纷以及追踪产品质量等方面的作用日益增强。为适应市场经济体制完善、法规一致性要求,国家档案局制定《规定》,以进一步规范国有、民营及外商投资等各类企业的文件材料归档范围和档案保管期限,使企业档案成为企业内部控制、健全各项管理、依法规范经营的坚实基础,成为满足国家和公众对企业依法经营进行监督管理的重要依据,成为有效服务企业各项活动、承载企业发展历程的真实记录。

    《规定》是一部新的形势下企业档案业务建设的重要规章,是改革开放以来我国企业档案工作实践的新成果,是企业科学界定文件材料归档范围,准确划定档案保管期限的行动指南。《规定》的贯彻实施,对企业科学编制文件材料归档范围和档案保管期限表,推动企业和国家档案资源建设具有重要意义。

    二、认真学习把握《规定》基本内容与要求

    《规定》是在我国档案工作实践的基础上,借鉴我国有关企业档案工作的规章和规范性文件以及国外档案工作经验,对企业文件材料归档范围和档案保管期限进行规范。《规定》与以往有关企业文件材料归档范围和档案保管期限表的文件相比,在形式和内容上都有较大的变化。一是改革企业档案保管期限划分方法,将原有的“永久”、“长期”、“短期”保管期限划分方法修改为“永久”、“定期”,“定期”中再实行标时制,一般分为30年、10年。二是根据当前我国企业的发展趋势与特点,充实了一批文件材料并突出了某些档案管理;进一步细化并突出股东大会、董事会、监事会等企业治理过程形成文件的管理;对资本经营管理文件重新分类,其条目设置按照资本经营工作的内容;突出了合同、协议等契约文件材料的管理;突出了审计、风险控制、社会责任等职能工作形成文件的管理;对信息化工作进行单列条目;将职工培训文件纳入人力资源管理文件;在“党务工作”中增加了“三重一大”文件归档的内容。三是对一些档案的保管期限作适当调整。四是加大监督力度。建立国有企业文件材料归档范围和档案保管期限表的审查制度,以保证文件材料归档范围和档案保管期限表编制质量。

    各级档案行政管理部门以及各级各类企业要认真组织《规定》的学习与宣传,将《规定》的内容与精神传递到基层企业,指导和帮助企业正确理解文件内容,掌握精神实质。为配合《规定》的学习,国家档案局正在组织编写《<企业文件材料归档范围和档案保管期限规定>实施指南》,近期将正式出版,作为学习《规定》的辅导性材料。

    三、规范企业文件材料归档范围和档案保管期限表的编制工作

    企业文件材料归档范围和档案保管期限表是企业档案工作的基础,要在档案行政管理部门和上级企业监督指导下进行。在编制中要注意以下问题:

    (一)明确实施范围。在中华人民共和国境内的各类企业(包括国有、非国有)都应按照《规定》的要求编制本企业的文件材料归档范围和档案保管期限表。企业所属的科技事业单位应参照《规定》做好文件材料归档范围和档案保管期限表的编制。

    (二)制定编制工作方案。编制方案要充分结合本企业档案分类方案,突出本企业规模、生产组织方式、产品和服务特色,并与《企业档案工作规范》的贯彻相结合。任务较重的企业应成立由分管领导牵头,档案部门、职能部门、业务部门人员组成的文件材料归档范围和档案保管期限表编制小组。编制工作人员应作深入的调查研究,通过调查研究掌握本企业档案工作实际,真正把需要归档的文件材料纳入归档范围并准确划定保管期限。

    (三)确定编制范围。各企业不仅要编制经营管理、行政管理、生产管理、党群工作等管理类文件材料归档范围和档案保管期限表,同时也要重新编制科研、产品与服务等文件材料归档范围和档案保管期限表。

    (四)掌握编制方法。各企业可在系统分析业务流程、职能及其产生的文件材料的基础上,管理类档案按机构或职能编制、产品和业务档案按产品大类编制,最后汇总成本企业的总表。编制过程中要广泛听取企业一线职工和工程技术人员的意见,确保编制效果和质量。

    对各类归档文件材料保管期限确定时,要坚持以人为本、与时俱进、科学发展的原则,将与人有关的档案的保管期限适当延长;要全面掌握各业务环节中产生的所有文件材料的内容与构成,特别注意业务创新和业务流程变化而产生的文件材料编入归档范围;要提高文件材料归档范围和档案保管期限表的可操作性,尽可能对归档范围进行细化;要全面分析和鉴别本企业形成文件材料的现实作用和历史价值,兼顾国家其他有关法律、法规对档案保管期限的要求,统筹考虑纸质文件材料与其他载体文件材料的管理要求,准确界定文件材料的归档范围和确定档案保管期限。

    (五)遵守审查程序。国有企业(总部)的文件材料归档范围和档案保管期限表,经企业主要负责人审定后按《规定》的要求连同机构职责说明材料一并报档案行政管理部门审查同意后方可执行,未经同级档案行政管理部门审查同意前,仍沿用原有的规定。国有企业所属(包括全资、控股)企业和科技事业单位编制的文件材料归档范围和档案保管期限表连同机构职责说明材料一并报上级企业审查同意后执行。对审查单位提出的修改意见要及时落实、修改到位,对审查同意的应尽快在本企业实施。

    非国有企业编制文件材料归档范围和档案保管期限表不作为本次审查的重点。

    四、切实做好业务指导和审查工作

    (一)加强业务指导。各级档案行政管理部门、有下属单位的企业应深入调查研究,摸清本地区、本集团企业档案工作实际和档案进馆、利用的需求,把握企业文件材料形成规律和特点,制定切实可行的业务指导方案。要通过树典型、抓示范、召开现场会、开展培训等多种方式帮助和引导企业制定高质量的企业文件材料归档范围和档案保管期限表。

    (二)做好审查工作。各级档案行政管理部门、有下属单位的企业要及时制定审查工作计划,分期分批审查,并于每年底将审查情况报上一级档案行政管理部门。

    (三)加强对审查工作的领导。国家档案局负责中央管理的企业文件材料归档范围和档案保管期限表的审查工作。各地档案行政管理部门负责同级地方国有企业和所属企业文件材料归档范围和档案保管期限表的审查工作。在审查过程中应确定明晰的审查内容,规范审查程序,从严把关,切忌走过场或放任不审。

    各省、自治区、直辖市、计划单列市档案局和中央管理的企业应按照《规定》要求,结合本地区、本企业实际制定开展企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作方案,力争3年内完成编制与审查工作。

    全面学习、宣传、贯彻实施《规定》是当前和今后一段时期企业档案工作的一项重要任务和近两年企业档案管理水平提升的主要抓手。各级档案行政管理部门、各企业档案部门要高度重视,精心组织,稳步推进,不断将学习、宣传、贯彻实施《规定》的工作引向深入,进一步推动企业档案基础业务建设,全面提高企业档案工作水平。

    国家档案局

    2013年4月22日

责任编辑: 段立琳