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国家档案局办公室关于征求《城市社区档案工作规定(征求意见稿)》意见的通知
国家档案局办公室关于征求《城市社区档案工作规定(征求意见稿)》意见的通知
作者:国家档案局 来源: 档办函〔2013〕313号 2014年01月06日

各省、自治区、直辖市档案局,各计划单列市档案局,新疆生产建设兵团档案局:

    为规范社区档案工作制度,确保社区档案及其信息资源的完整和安全,服务社区建设,根据《国务院关于加强法治政府建设的意见》(国发〔2010〕33号)关于制定对公民、法人或者其他组织的权利义务产生直接影响的规范性文件应当广泛公开征求意见的要求,现将民政部起草的《城市社区档案工作规定(征求意见稿)》向社会公开征求意见。

    请你单位法制机构认真组织本地区有代表性的基层人民政府或其派出机关、居民委员会、社区服务类社会组织,结合本地社区档案工作实际对征求意见稿提出修改意见,并以书面(包含电子版)形式反馈至国家档案局政策法规研究司法规督查处。

    公众可通过以下途径和方式提出反馈意见:

    1.电话:010-66182722

    2.传真:010-66182761

    3.电子邮箱:fabiaochu@sina.com

    4.地址:北京市西城区丰盛胡同21号 国家档案局政策法规研究司法规督查处(邮编:100032)

    意见反馈截止时间为2014年2月12日。

                                                 国家档案局办公室

                                                 2013 年 12月 31日

 

 

城市社区档案工作规定

(征求意见稿)

    第一条〔立法目的依据〕为规范城市社区档案工作,维护城市社区党组织、社区居民委员会、社区社会组织(以下简称社区各类组织)和居民的切身利益,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国城市居民委员会组织法》以及有关规定,制定本办法。

    第二条〔社区档案定义〕城市社区档案(以下简称社区档案)是指城市社区各类组织和居民在社区建设各项实践活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。

    第三条〔社区档案工作〕社区档案工作是发展社区基层民主、推进社区各项建设的重要基础性工作。社区各类组织应当重视档案工作,加强组织领导,将档案工作纳入社区建设内容,促进档案工作与社区各项工作同步协调发展。

    第四条〔档案保管制度〕社区档案应当实行集中统一管理,任何单位和个人不得据为己有或者擅自销毁。

    第五条〔监督指导职责〕社区档案工作在业务上接受街道办事处(乡镇人民政府)以及上级档案行政管理部门和民政部门的监督和指导。对已经取消街道办事处的地方,可直接接受区人民政府档案行政管理部门和民政部门的监督和指导。

    第六条〔组织保障〕社区居民委员会应当设立综合档案室或者配备专(兼)职人员管理本社区各类档案。档案管理人员应当具有大专以上学历,并经过档案专业培训。

    第七条〔社区档案员职责〕 社区综合档案室或者专(兼)职档案人员的主要职责:

    (一)宣传、贯彻和执行党和国家有关档案工作的法律法规和标准规范;

    (二)建立健全档案的收集、保管、利用、鉴定等制度,实现档案管理的制度化、规范

化 ;

    (三)集中统一管理本社区的全部档案和资料;

    (四)积极提供档案利用,为社区各项工作和居民生产、生活服务;

    (五)指导、监督本社区各类组织形成的文件材料的归档、整理和移交工作。

    第八条〔档案工作经费〕社区档案工作经费从社区办公经费中列支,并根据社区工作的发展逐步递增。

    第九条〔文件材料分类〕社区工作形成的文件材料可以分为文书类、科技类、会计类、声像类、实物类、电子类等六个大类,具体的归档范围和保管期限参照本办法附件。

    第十条〔归档要求〕社区文件材料的归档要求:

    (一)归档的文件材料要齐全、完整、排列有序;装订结实、整齐,无金属物;备考表填写真实、清楚;归档文件目录或者卷内文件目录明晰、准确;

    (二)归档的文件材料中有照片或者复印件的,应当图文清晰;

    (三)归档时间:

    文书材料于次年6月底前归档;

    科技文件材料在科技活动结束后1个月内归档;

    会计材料由会计部门在会计年度终了后保管1年,于次年3月底前归档;

    声像材料在活动结束或者办理完毕后随时归档;

    实物材料随时归档;

    电子文件按照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)和《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38—2008)的要求整理。

    第十一条〔分类编号〕社区各类档案按照下列规则进行分类编号:

    (一)文书档案按照年度——问题(社区党建、居民自治、社会事务、社区服务、社区治安等)进行分类,参照《归档文件整理规则》,以件为单位,按年度——问题——保管期限排列编号;

    (二)科技档案中的基建档案按照工程项目分类整理,按照项目——时间排列编号;设备仪器档案按照型号分类整理,按照型号——时间排列编号;

    (三)会计档案按照年度——类别(报表、账簿、凭证、其它)分类整理并排列编号;

    (四)声像档案按照载体形式(录音带、录像带、照片、光盘等)分类整理,按照载体形式——年度排列编号;

    (五)实物档案以件为单位,按时间顺序跨年度大流水编号整理;

    (六)电子档案按国家有关规定整理。

    第十二条〔档案设施设备〕社区档案应当设立专室或者专柜保管,采取有效的防火、防盗、防高温、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫等措施,确保档案的安全。

    第十三条〔日常保管制度〕档案管理人员应当定期对档案及其保管状况进行全面检查,并形成安全检查记录,确保档案不丢失、不损坏;如有破损、霉变、虫蛀、褪色等现象时,应当及时修补、复制或者进行其它技术处理。

对声像档案、实物档案和电子档案,要定期检查信息记录的安全性,确保档案的完整。

    第十四条〔档案统计〕社区应当建立档案统计制度,对档案的收进和移出、保管数量、借阅和利用效果、销毁等情况,进行及时、准确的统计。

    第十五条〔档案鉴定〕社区应当建立档案鉴定工作小组,对已到期档案进行及时鉴定。鉴定工作小组由社区档案人员和形成档案的组织的人员组成,鉴定后应当形成档案鉴定报告。对失去保存价值的档案,应当清点核对并编制档案销毁清册,经过必要的审批手续后按照规定销毁。禁止擅自销毁档案。档案销毁清册永久保存。

    第十六条〔档案员岗位交接〕档案管理人员调离工作岗位时,应当在离职前办妥档案交接手续。

    第十七条〔档案利用制度〕社区应当建立健全档案借阅利用制度,并为档案的利用创造条件,简化手续,提供方便。

    涉及国家机密、商业秘密和个人隐私等内容的档案不得向社会公开。

    借阅利用档案时应当办理借阅利用手续,并及时做好档案借阅登记和档案利用效果登记。

    利用者不得涂改、污损档案;不得泄密;未经批准,不得擅自抄录、复制档案。

    第十八条〔开发编研〕社区应当围绕社区中心工作和居民利用需求,加强档案信息资源的开发利用,积极开展档案编研工作。

    第十九条〔档案信息化〕社区档案管理应当积极采用计算机等先进技术,逐步实现档案管理的信息化、现代化。

    第二十条〔档案违法违纪〕社区各类组织和居民发现档案损毁、丢失以及出卖、涂改、伪造、泄密等违法行为时,应当上报当地政府和档案行政管理部门予以依法查处。

    第二十一条〔实施细则〕各省(自治区、直辖市)民政厅(局)、新疆生产建设兵团民政局商同级档案行政管理部门可以结合当地实际情况,制定本办法的实施细则。

 

附件

城市社区文件材料归档范围和

保管期限表

一级类目

二级类目

顺序号

归档范围

保管期限

 

 

 

社区党群管理及社会事务管理类

1

上级针对本社区设立、撤并、调整、更名、社区干部任免的通知、批复等文件材料

永久

2

本社区组织简介、人员编制、印信启用和印信作废等文件材料

永久

3

本社区党组织会议、社区居民委员会会议的会议纪要、记录、讨论通过的决议、规定等

永久

4

本社区组织召开的党员大会、居民会议、团组织会议、妇女代表大会等重要会议的通知、名单、日程、报告、讲话、总结、纪要等

永久

5

本社区组织召开的重要会议的典型材料、交流材料、代表发言材料、简报等

30

6

本社区召开的民主恳谈会、居民听证会、民主协商、矛盾纠纷调解、民情民意反映等一般会议的通知、名单、日程、总结、纪要等

10

7

本社区召开的一般会议的交流材料、代表发言材料等

10

8

本社区开展居务公开、民主评议工作过程中形成的文件材料

永久

9

上级领导视察、检查本社区工作时形成的文件材料

 

1)重要的

永久

2)一般的、本社区工作汇报材料

10

10

本社区居民委员会计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

 

1)年度和年度以上的计划、总结、统计材料、重要专题的调研材料

永久

2)年度以下的计划、总结、统计材料、一般问题的调研材料

10

11

本社区党组织、居民委员会、社区工、青、妇等群团组织、社区社会组织等各类组织的换届选举材料、上级批准或登记备案材料

永久

12

本社区专项活动形成的文件材料

 

1)重要的(如各类创建活动等)

30

2)一般的(如精神文明教育、文化艺术、全民健身、科普教育、环保宣传教育、爱国卫生运动、健康教育等活动)

10

13

上级颁发的关于社区居委会工作的文件材料

 

1)法规政策性文件

30

2)规范性、一般性文件

10

14

本社区的请示和上级针对本社区各项工作的批复、批示

 

1)重要业务问题的

永久

2)一般业务问题的

30

15

本社区编辑、编写的文件材料

 

1)大事记、组织沿革等

永久

2)简报、情况反映、工作信息等

10

16

关于本社区的新闻报道

10

17

本社区制定的各项规章、规范、制度、公约等

30

18

针对本社区人员的表彰、奖励等文件材料

 

1)受县级(含)以上表彰、奖励的

永久

2)受县级以下表彰、奖励的

30

19

本社区处理问题、事件的惩处决定

 

永久

30

1)受到警告(不含)以上处分的

2)受到警告处分的

20

对本社区专职工作人员的选举、聘用、福利、社会保障等文件材料

永久

21

对本社区专职工作人员的培训、考核、社区志愿者登记制度等文件材料

10

22

本社区党团员名册、组织关系介绍信及存根、本社区志愿者队伍人员名单等

永久

23

本社区的房产、土地所有权和使用权的文件材料

永久

24

本社区与有关单位签订的合同、协定、协议等文件材料

 

1)重要的

永久

2)一般的

10

25

本社区物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招投标、购置等文件材料

30

26

本社区居委会国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接凭证等)文件材料

 

1)重要的

永久

2)一般的

10

27

本社区接待工作的计划、方案

 

1)重要的

30

2)一般的

10

28

本社区招商引资、出国考察、友好往来等活动中形成的文件材料

30

29

本社区信息、档案、保密工作中形成的文件材料

10

社区服务类

30

本社区居民的拆迁补偿、养老保险、医疗保险、职工退休、退职等登记表、协议书、存根、审批表及其他社会保障参保、退保等文件材料

永久

31

本社区现役、复员、转业军人、军队离休干部、革命伤残军人、烈属、病故军人家属、残疾人、特困户、最低生活保障人员登记表和社会救济、社会优抚等文件材料

30

32

本社区居民殡葬火化初审证明、存根、登记册

30

33

本社区失业人员情况、求职情况登记册、失业人员失业卡、待业卡、老年卡申办初审、最低生活保障申办初审、享受社会救济救助金申报初审等登记册

10

34

本社区物业管理机构注册登记、年检、变更、注销等文件材料

永久

35

本社区物业管理制度、公约

30

36

本社区服务网点设置和服务内容、家政服务公司名单及运营情况等文件材料

10

37

本社区服务工作计划、总结和报告

30

38

本社区各小区物业维修基金的使用和结余情况报告

永久

39

本社区内各小区物业公司的工作报告和财务报告

30

40

本社区志愿者队伍开展各项活动、各种服务活动组成人员的文件材料

10

41

本社区内各类社会组织的数量、人员构成、活动情况等文件材料

30

42

本社区公益事业的经费筹集办法、资金及使用情况的文件材料

10

43

本社区集体经济收益所得及其使用情况的文件材料

10

44

本社区集体经济项目的立项、承包方案以及社区公益事业的建设承包方案

永久

45

本社区居民家庭及成员基本情况登记表

30

46

本社区制定的有关治安综合治理及安全网络建设方面的规定、制度、宣传教育等文件材料

 

1)重要的

30

2)一般的

10

47

本社区治安防范队伍人员名单

30

48

本社区各种民事调解、纠纷处理的文件材料

 

1)涉及房产、资产的

永久

2)影响重大的

30

3)一般的

10

49

本社区对劳教、监管、释放等重点人群的教育、服务、管理材料

30

50

本社区文化、教育、体育、青少年、老年活动、福利事业、农贸市场等建设设施项目的审批、设计、施工、监理、竣工、维修、扩建等成套的文字、图表、照片等文件材料

 

1)重要的

永久

2)一般的

10

51

本社区环境保护项目的审批、设计、施工、竣工、维修、扩建等成套的文字、图表、照片等文件材料

 

1)重要的

永久

2)一般的

10

52

本社区所属服务机构基础设施项目审批、设计、施工、竣工、维修、扩建等成套的文字、图表、照片等文件材料

永久

53

本社区公共服务设施的购置(引进)合同、协议以及合格证书、使用说明、图纸等

30

54

本社区居民委员会关于计算机、传真机、打印机、复印机、电视机、空调、汽车等办公通用和专用设备的购置合同、装箱单、使用说明书、维修及保修记录等

10

 

55

本社区居民委员会的各类报表及分析报告

 

1)年度的

永久

2)半年的、季度的、月的

3

56

本社区居民委员会的各类总账、明细账、分类账,现金出纳账、固定资产明细账和其他辅助账

15

57

本社区现金和银行日记账等账簿

25

58

本社区居民委员会的各种会计凭证

15

59

本社区居民委员会的会计移交清册

15

60

本社区居民委员会的会计档案保管清册、档案销毁清册

永久

61

本社区居民委员会银行余额调节表、对帐单

5

注:凡内容属于文书档案、科技档案、会计档案归档范围的声像、实物、电子文件均应归档,其保管期限参照各类同内容的档案执行。

 

 

责任编辑: 国家档案局