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完善组织架构 加强沟通协作 健全工作机制 强化业务培训 成都市档案馆全力服务大运会档案工作

本报讯 2021年8月18日,第31届世界大学生夏季运动会(以下简称“大运会”)将在成都开幕。近年来,成都市档案馆在总结重大活动档案工作实践经验基础上,完善组织架构、加强沟通协作、健全工作机制、强化业务培训,全力做好大运会档案工作。

成都市档案馆按照档案工作统一领导、分级管理的原则,完善大运会档案工作组织架构,多次召开会议研究部署相关工作,明确分管负责人,确定具体处室工作任务,确保档案部门有机构、有人员负责处理相关事务。

大运会的筹备和实施过程涉及部门多,各环节形成的档案庞杂。为此,成都市档案馆主动与大运会执委办沟通对接,召开档案工作会议,加强业务指导,不断提升相关机构负责人及工作人员的档案意识,形成相互配合、密切协作的工作局面。

为加强大运会档案工作的顶层设计,成都市档案馆起草了《成都大运会档案管理办法》和《成都大运会档案工作任务清单》,提出了大运会档案工作的总体要求,并以“菜单”形式告知各责任单位“做什么、如何做、做成什么样”,为做好成都大运会档案工作提供了制度依据和操作规范。

成都大运会档案管理工作由成都大运会执委会综合行政部牵头,市档案馆负责对大运会档案工作进行业务指导,对工作人员开展业务培训,并会同综合行政部开展档案工作督促检查;建立了由综合行政部档案工作分管领导、档案工作承担处室负责人、综合档案室档案员和各工作部档案联络员组成的档案工作管理网络,明确规定了各岗位人员的职责分工,协调处理大运会档案工作重大事务和重要事项。

此外,成都市档案馆建立了档案联络员制度,明确了由专人负责本工作部的档案工作。综合档案室档案员负责档案工作有关政策的宣传贯彻落实和承担具体业务工作。各工作部档案联络员负责贯彻执行大运会档案工作的有关政策和要求,协调做好本工作部档案的收集、整理、移交工作。

在档案移交方面,各责任单位形成的档案,原则上每月底前向所在工作组移交,各工作部形成的档案(含责任单位移交和本工作部形成的档案),原则上每两个月向综合档案室移交,且档案移交情况纳入目标督查考核内容。

为规范档案收集移交程序,成都市档案馆根据各工作部移交的实际情况起草了《成都大运会关于进一步加强声像和实物档案收集移交工作的通知》。截至目前,市档案馆已收集到大运会文书档案3112件、照片档案1000余张、录音录像档案916GB。

为提升大运会档案工作的规范化水平,成都市档案馆选派了1名业务骨干驻会工作,担任综合档案室档案员,负责大运会档案工作的具体对接和开展。市档案馆联合成都大运会执委办召开了成都大运会档案工作专题培训会,围绕大运会档案工作的意义作用、总体要求、操作规程等内容进行专题授课,并对大运会档案管理工作有关问题进行详细讲解。

自成都市申办大运会至今,成都市档案馆就大运会档案工作开展情况进行了多次调研指导并提出了意见建议。下一步,市档案馆将定期对大运会各工作部的档案工作进行全覆盖指导,确保大运会档案工作顺利开展。

       

原载于《中国档案报》2021年2月25日   总第3644期   第二版